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【社内メールの宛名の作成方法】部署や役職などの宛名の設定方法について解説

社内メールを作成する際、宛名はとても重要な役割を果たしています。他の社員の方とのコミュニケーションを取る際に重要な役割を果たします。宛名1つでも相手のポジションを適切な形で作成することが重要です。上司や部下のメール1つでも作成することが大切だと言えます。仕事をする上で、丁寧な対応は欠かせません。このような細かい作業も丁寧に行いましょう。今回は社内メールの宛名の作成方法についてご紹介します。

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社内メールを複数役職に送る場合の宛名について

昨今、社内で連絡を取るということも一般的になっています。

コストがかからず、社内でのコミュニケ―ションを促進し、同じ内容の文章を一斉に送信できるなど様々なメリットがあり、とても便利なツールです。
 

複数役職に社内メールを送る方法

そんな社内メールを複数の役職に送ると、同じ内容のものを共有することができます。

一斉送信をすることで、より多くの社員に共有したいことが伝わり、その後の具体的な伝達作業がスムーズになります。

そんな社内メールですが、企画などをそれぞれの役職の社員でより具体的に進めていくことを期待するという場合には、宛名についてはそれぞれの立場に対応させておくとより伝わりやすいといえます。

しかし、一斉に社内メールを送るという場合には、そのメールの内容が適用される役職とそうでない役職があります。

そうでない役職に対して一斉で社内メールを送ると混乱したりしてかえってデメリットにつながるということもあり、社内メールを複数役職を一斉送信する場合には、その点は考慮しておくことは推奨されているといえます。

このように、社内メールを複数役職に送る場合、宛名を入れてみてから適切な形で送ることは大切といえます。

実際にJobQに質問が来ていますので、こちらを確認しましょう!

社内メールでの宛名の順は偉い人順にしておくべきですか?

現在、新卒二年目の新米です。

これから、社内メールを送るのですが、宛名は偉い方順にするべきでしょうか。

過去に、自分の同僚が上司を一番左にしていて、その後に課長という順に並べていたのですが、違和感があり相談です。

自分の感覚ですと、偉い人が一番左に来ているべきなのではないかと思うのですが、いかがでしょうか。

ご回答お願いします。

基本各位でも大丈夫ですが、

部長
課長
直下の上司

宛名は役職が上の方がいいと思います。各位とする場合は返信を期待しない全体周知の意味合いがあると思います。また個人的には少し上から目線の様な気もします。

社内メールの宛名を部署などにする場合について

社内メールは社内における伝達事項や意見募集などを促進するという点でもとても利便性の高いツールです。

そのような社内メールは複数の役職ごとに送信したりすることができるほかにも、各部署ごとに送信することができます。
 

社内メールを部署へ送る方法とは

社内メールを各部署ごとに送信するという場合、宛名についても具体的にして送ることは大切といえます。

○○部署社員各位という形で送ると、贈られた側にとってもよくわからないというメールになってしまう場合もあるといえます。

企画などの進行に関するメールなどの場合にも、だれがどのような点について具体的に進行していくのかという点が組織構造などからもわかりにくくなってしまい、企画の進行が進まない等になってしまう場合もあります。

そのため、具体的なビジョンなどを送るという場合などには部署を宛名にすることで部署に所属している人に伝わりやすくなるといえます。

具体的な企画などの進行を目的とする場合には部署の概念と合わせ、組織構造なども取り入れて送る方がより現実的になりやすいといった場合もあるといわれています。

社内メールには宛名を書かないものもある

社内メールを送るという場合、すでにその件について何度かやりとりをしているなどの場合、宛名を書かない場合などもあるかもしれません。

そのような場合には、社内メールで宛名を書かないこともあるといえます。
 

社内メールで宛名を書かない場合とは

特定の件についてこれまでにやりとりを行ってきた場合など、やりとりが完了する当たりのメールで丁寧な意味合いで、送られたメールに対し一言添えるという形などもあるといえます。

送られてきたメールに対してそのままにするよりも簡単に一言伝えるという意味でより丁寧な雰囲気を伝えることができるといえます。

やり取りの対象になっている企画などが既に終わったものに対し、相手が丁寧な人で一言送られたという場合などに、丁寧な対応に対するお礼を伝え、やりとりが完了となるということでも社内メールに宛名を書かないでメールを送るということもあるといえます。

このように、社内メールには、最初に宛名を書いて送った後、返信があり、その返信に対する返事は宛名が書かれないといったものなども存在しており、社内メールの宛名についてはいろいろと存在しています。

社長の送信する社内メールと社長宛てメール

社内メールについては、宛名が書かれないで送られるものもあります。

例えば、社長がその会社のビジョンなどを示すために社内に送るメールなどは送る相手の宛名などが書かれずに、各社員宛てで贈られるという場合もあるといえます。
 

社長への社内メールの送り方

社長からの社内メールは、具体的な一つ一つの件についてというよりも、社員に組織の全体的なビジョンやミッション、概念などを示すという意味で社員宛てに送られたりすることもあり、そのような場合には具体的な一人一人の社員の宛名で贈られるというよりも、各位などの形でメールが送られるという場合はあるといえます。

しかし、社内メールで社長宛てにメールを出すという場合には、社長に対する宛名を入れて送るということは一般的といえます。

そして、社長宛てに社内メールを送るという場合には送った人の役職や所属部署や名前をきちんと入れた上でメールを送ることが原則といえます。

このように、社内メールが社長から一斉送信されるという場合には、各位という形などの宛名が使われ、社長に社内メールを送るという場合には社長の宛名が入ったものを送るということになるといえます。

社内メールを上司に出す際の宛名について

社内メールを出すという場合、上司に送る場合には素族部署と役職を入れて送るということになる場合は多いと考えられています。

上司宛に出す社内メールは報告や相談などを具体的にわかりやすく行うという点でもとても便利なツールです。
 

上司への社内メールの送り方

宛名についてはテンプレートなどを作成しておき、それを活用すると、毎回社内メールを出す時にその都度、宛名を入れたものを作成する必要がなく便利です。

部署の上司は他の部署の上司よりも近い場所に位置することが多く、社内メールを送ることも少ないかもしれませんが、膨大な資料などを送らなければならないという場合などにはプリントアウトをする時間やコスト面などから社内メールを活用すると便利といえます。

また、必要があり、他の部署や他の役職の社員に対して社内メールを出さなければならないという場合には、所属の上司に事前にどのような内容のメールをいつ送信するのかなどについて事前に伝え、OKをもらってからメールを送信するということになるといえます。

社内メールを上司に出すという場合、あらかじめテンプレートを作成しておくことで、その都度宛名を入れず社内メールを出すことができます。

こちらについてもJobQに質問が来ていますので、確認しましょう。

上司へ社内メールを送る時の宛名についてのマナーを教えてください

社内メールのビジネスマナーについて質問です。

これから、上司と一緒に仕事していく事になり、頻繁にメールのやり取りをしながら仕事を進めていかなくてはいけません。

そこで質問なのですが、課長や部長へメールを送る時は、宛名はどのように設定するべきでしょうか?

名前で送るのか、役職名で送るのか、よく分かりません。ご回答お願いします。

〇〇さん
という感じでいいと思います。

人にによっては役職名にプライドを持った変な人もいるので人次第かなと思うので、注意してください。仮に、ちゃんと送る場合は

●●部長

または部長 ●●様 で。

あとは、相手がどういった人かによるかと思います。

たまに部長様とか書いている人がいるけど、それはおかしいので注意してください。

部下宛ての社内のメールの宛名について

社内メールを部下に出すという場合の宛名については様や殿をつけて送るということは多いといわれています。

また、何度もやりとりをするという場合にはさんをつけて送る場合もあり、部下に送る社内メールをどのような宛名にするのかというのは会社によっていろいろと異なっているといえます。
 

部下宛てへの社内メールの送り方

すぐその場で確認できることは口頭などで 確認をしておくということは多いといわれていますが、伝える量や資料が多いなどの場合にはメールを活用して具体的な内容を伝えるため、部下に送るためのメールなどが活用されているようです。

その際の部下の宛名については、一般的には様をつけて送ることは多いといわれています。最近では殿をつけて出す人は少なくなっているといわれ、宛名については各個人の判断に任されているといえます。

しかし、そのことでメールを書くのに時間がかかる、社員に余計な負担がかかるなどのこともあるといわれ、そのような問題を解決するため、あらかじめテンプレート化されたものを簡単に選択することで社内メールをよりスムーズに利用できるような環境が整っている会社などもあるといわれます。

社内メールで様をつけて送るのはおかしい?

では、先程にも出てきましたが、社内メールで様をつけて送る場合もあり、それについてのJobQのQAがありましたので、こちらを確認してみましょう。

社内メールで様を使うことに違和感を感じるのですが、いかがですか?

先日より、新規転職先で働き始めているものです。

今の会社に入社して驚いたことなのですが、社内の人にメールを送る際の宛名に

〇〇様というような挨拶をしてからメールをすることになっています。

社内メールで「様」を使うことに非常に違和感を感じるのですが、皆さんの会社はいかがでしょうか。

元の会社では「さん」で送っていました。

今の会社は、同じ部署の同僚でも様を使っています。皆様の会社ではいかがですか。

私の会社でも同僚に「様」を付けます。

付ける理由は会社毎に異なるかと思いますが、
私の会社では以下の理由で付けてます。

・言葉遣い・メール様式を普段から意識付けし、社外に対してメールを送る際に失礼のないように。

・上司、同僚、部下問わず、敬意を払って接する。

・同僚とはいえ、ビジネスの場でのやりとりであるという、最低限の礼儀意識を持つため。

色々理由はあると思いますが、堅苦しいということを除けば、様を付けて敬意を払うことに損は無いというのが、うちの会社で「様」付けが根付いた理由かと思います。

私の実感としては、様をつけることで、普段砕けた文面でやりとりする同僚に対しても、丁寧な文章にしようと心掛けます。

確かに、初めは同期に送る際に様を付けるのに違和感を感じましたが、一人だけでなく社内全体で付ける風潮があるのであれば、相手に他人行儀な印象を与える心配も無いかと思います。


というように、会社によっては社内メールでも様をつける風習があるようです。

会社ごとでルールが違うようですので、社内メールを送る際は必ず注意してくださいね。

最後に

いかがでしたでしょうか?

今回は社内メールの宛名の作成方法についてご紹介しました。 

是非、今後の仕事に活用してみてはいかがでしょうか?

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