【プレゼンテーションの資料の作成方法】参考にしたい構成やデザインについて

プレゼンテーションには大きく分けて3つのスタイルがありますので、資料作成の前にどの方向で進めていくのか、参考にした上で資料を作成するようにしてください。

1. 伝えたいことを聞き手に理解して貰うプレゼンテーション
2. 聞き手から決済や承認を貰うためのプレゼンテーション
3. 聞き手に後の具体的な行動を促すためのプレゼンテーション

1はどちらかというとプレゼンテーションというよりは、発表に近いものがありますので、聞き手に理解して貰うことに主眼を置いて資料作成しましょう。

2は社内の役員などに対するプレゼンテーションに用いられることが多いスタイルです。

プレゼンテーションを行う背景や問題提起よりは、あとの結論や提案に重きを置くようにしましょう。3は社外の消費者に向けて行うような真のプレゼンテーションともいえるスタイルです。

あくまで、聞き手＝消費者の行動を促す部分に力を入れて資料作成するようにしましょう。

プレゼンテーション資料は、パソコンに向かっていきなり作成するのではなく、まず、基本的な構成を考えた上で、その考えに基づいて作成していきます。作成の流れとポイントをご紹介していきます。
 

資料の構成方法について

資料を作成する上で、最も重要なのが構成ですが、おおむね基本的なスタイルがあります。それは、日本で昔から親しまれている起承転結に基づいた構成です。では、プレゼンでの起承転結とは一体どういった流れで構成していけばよいのでしょうか。

端的に説明すれば、起で聞き手を惹きつけ、承でプレゼンテーションの本題を提示し、転で他との比較やデメリットの紹介、結はその名の通り結論やまとめです。この起承転結を意識することで、伝わりやすく一番大切な聞き手の後の具体的な行動に繋がります。

構成の際は、しっかりと起承転結に基づいてストーリーを作成するようにしましょう。

資料のデザイン方法について

1枚のスライドにいくつも伝えたいことが含まれていると、聞き手は何を伝えたいのかが分からなくなってしまいます。思いを伝えたいのであれば、1枚のスライドには1つの強調点しか入れないことを徹底しましょう。

その他、資料作成の際のデザイン的なポイントもご紹介します。

【フォント】

• 聞き手にとって見やすいフォントは「メイリオ」
• フォントサイズは18pt～24ptで、ページ毎にサイズがバラバラにならないよう統一する

【カラー】

• 1枚のスライドに対して3色、全体で5色程度が見やすい

【配置】

• 見やすくするためには、右揃え、中央揃えなど配置を揃える

【余白】

• スライドの中に文字や画像などをつめこみすぎない

プレゼンテーションの際、聞き手はスクリーンに映し出される資料を見ることになります。

デザインに統一感がなく、文字が多すぎるような資料は、聞き手が疲れてしまい、最後の結論まで興味が持続しませんので、聞き手の意識が話し手に向くような資料作成を心掛けましょう。

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▶︎【プレゼンテーションの構成作り】フォーマットのルールなどご紹介

プレゼンテーションにはパワーポイントを用いるのが一般的ですが、ワードでもパワーポイントのような資料が作成でき、プロジェクターに映し出して、聞き手に見てもらうことができます。

ワードで作成した文書でプレゼンテーションするには、「表示」→「閲覧モード」に切り替えることで、文書をわざわざパワーポイントに移すことなく、簡単に画面に映し出すことができます。

また、編集も「下書きモード」に切り替えることで素早く作業できます。

動的な表現などは、さすがにパワーポイントより劣りますが、社内で急なプレゼンテーションの機会があったときには、十分使えるレベルです。

一つのツールとして把握しておくようにしましょう。

先程、プレゼンテーションにおいても、起承転結が大切だと話しましたが、「SDS法」や「PREP法」と呼ばれる構成もありますので、参考にご紹介させて頂きます。
 

SDS法について

「SDS法」ですが、「Summary（概要・結論）」「Detail（詳細）」「Summary（概要・結論）」という流れでの構成のことを意味します。

結論がメインの構成ですので、主に限られた時間のプレゼンテーションで効果を発揮します。
 

PREP法について

「PREP法」ですが、「Point（結論）」「Reason（理由）」「Example（例）」「Point（結論）」という流れでの構成のことを意味します。

聞き手が、理解できるように例を交えて伝えるスタイルで、時間に余裕があるプレゼンテーションでよく用いられています。いずれも起承転結を並び替えたり、一部を抜粋したりしているだけですので、起承転結とともに把握しておくようにしましょう。

いかがでしたでしょうか？

プレゼンテーションでは、いかに聞き手が見やすく分かりやすい資料を作成できるかがポイントとなります。

ただ、資料はプレゼンテーションの主役ではなく、あくまで主役である話し手の話す内容を脇役として盛り立てるための補助的な役割です。

話す内容と資料がうまく絡まりあうことでプレゼンテーションの質も高まります。資料を作成して終わりにするのではなく、実際にプレゼンテーションのロールプレイングをしてみて、話す内容にも資料にも改良を重ねることが大切です。

家族など第三者にチェックしてもらうことで、自分では気づかない点にも気づくことができます。

資料作成ばかりに時間をとられて、練習時間がなくなることないよう、今回紹介したポイントを参考にして、段取りよく資料を作成するようにしましょう。