【例文付き】内定通知をメールで返信する際の3つのマナー

内定通知をメール返信する際には、以下のように気をつけておくべきマナーがあります。

• 件名は変更しない
• 感謝の気持ちを伝える
• 最低でも24時間以内に返信する

ここからは、上記の3つのマナーについて詳しく解説していきます。
 

件名は変更しない

これは間違えやすいポイントですが、メールで返信する際の「件名」は変更しないようにしましょう。

その理由は、「採用担当がメールを誰に送ったか分かりやすくするため」です。

採用担当は多くの学生に同様のメールを送っているため、内定者側が件名を変えてしまうことで誰に送ったメールか分かりづらくなってしまいます。

件名はそのまま「Re:」のまま送ることで、採用担当者の負担を減らすことができるので、留意しておきましょう。

感謝の気持ちを伝える

メール返信をするにあたって、必ず感謝の気持ちを伝えることが重要です。

電話の場合は、話している雰囲気などから相手の心情が伝わってきやすいです。

しかし、メールの場合はどうしても淡白なやりとりになってしまう可能性があります。

その際に、文字で感謝の気持ちを伝えていなければ相手に不快な印象を与えてしまうかもしれません。

メールの本文の一文目には、必ず感謝の言葉を書く必要があります。

最低でも24時間以内に返信する

採用担当は、内定者がその会社で働くかどうかをなるべく早く知りたいと考えています。

そのため、採用担当を待たせないためにもなるべく早い返信を心がける必要があります。

また、実際に社会人になると、仕事でメールの返信が早いと「誠実な対応をしてくれる」と評価されることもあります。

新卒の方はまだ学生ですが、今のうちからメールをなるべく早く返信する癖をつけておくといいでしょう。

内定通知に対するメール返信はどのように書けばいいのか、その例文を確認していきましょう。

承諾・保留・辞退の3つに場合分けして、解説していきます。

内定を承諾する場合の例文

「お世話になっております。○○大学〇〇学部の就活太郎と申します。貴社に内定をいただきましたことを、大変嬉しく思っております。本日は、貴社からの内定をありがたくお受けさせていただきたく、ご連絡いたしました。貴社の一員として精進していきたいと思っておりますので、よろしくお願いいたします。」

内定を承諾する場合は、最初に「お世話になっております」と書くのを忘れないようにしましょう。

メールで要件だけを伝えようとすると、相手に「マナーがなっていない人」と判断されてしまう可能性があります。

また、これは保留・辞退の場合にも言えることですが、内定をいただけたことに対する感謝は必ず伝える必要があります。

これは最低限のマナーであるため、忘れないようにしましょう。

内定を保留する場合の例文

「お世話になっております。○○大学〇〇学部の就活太郎と申します。貴社から頂いた内定を保留させていただきたい旨でご連絡させていただきました。理由といたしましては、〇〇〇〇のためでございます。本来であれば、貴社へ伺ってお伝えすべきですが、メールでのご連絡となってしまい大変申し訳ございません。」

内定を保留する場合のメール返信で重要なことは、以下の2つです。

• 理由は明確にする
• メールで伝えたことに対する謝罪をする

「理由を明確にすること」とは、理由を長文にして書けばいいと言うことではありません。

保留する理由を相手が納得できるように、簡潔にかつ正当性のある理由を書くことで文章に説得力を持たせることにつながります。

また、たとえ内定通知がメールできたとしても、メールで保留の旨を伝えたことに対する謝罪は必ずしましょう。

謝罪は本文の最後に書く場合が多いです。

内定を辞退する場合の例文

「お世話になっております。○○大学〇〇学部の就活太郎と申します。先日は内定のご連絡を頂戴し、誠に有難うございました。メールでのご連絡にはなってしまいますが、この度、誠に勝手ながら内定を辞退させて頂きたくご連絡いたしました。最後まで悩みましたが、自身の適性などを勘案した結果、他の会社への入社を決意いたしました。採用担当様には、説明会から面接まで本当にお世話になりながら。このような結果となりましたこと、深くお詫び申し上げます。」

辞退の場合は、下記の4つのSTEPを踏まえて書くとよいでしょう。

1. 内定に対する感謝
2. 要件
3. 辞退するに至った理由を簡潔に
4. 謝罪

辞退のメールの場合は、長文を書くことは絶対にNGです。

採用担当は、内定者がこの会社で働くのかを早く知りたいと思っているため、辞退するのであれば簡潔で分かりやすい文を心がけましょう。

内定通知がメールできた場合、絶対に返信する必要があります。

しかし、その後会社側からくる返信に対しては、必ずしも返信する必要はありません。

返信しなければならないのは、主に以下の場合です。

• 何かを聞いてくるような疑問を伴った返信の場合
• 内定式に関する確認事項などが伝えられた場合

何かを聞いてくるような疑問を伴った返信の場合には、その疑問に対しては答えるようにしましょう。

また、確認事項が伝えられた際には、「承知いたしました。」など簡単な返信をするようにしましょう。

しかし、上記の2つに該当しない場合には返信をしなくても特に問題はありません。

ここまでは、内定通知をメール返信する際の例文をご紹介してきました。

しかし、急に社会人になって目上の人とどのように返信すればいいのかわからない人もいるでしょう。

内定に直接的には関係ありませんが、「目上の人に対する話し方」「正しい敬語の使い方」などは知っておく必要があります。

JobQに寄せられた下記のQ&Aでは、内定企業に対する返信の仕方を、実際の社会人が添削を行なっている内容です。

ここからは、下記のQ&Aを確認していきましょう。
 

内定を頂いた企業に返信のメールをどう送ればいいか悩んでいます…

現在大学四年生です。内定を頂いた会社の内定者研修を病気により欠席しました。

その後、体調はいかがですか？というメールが来たのですが、、、どのように返信したらいいのでしょうか。

実際はその時よりも体調が悪化し入院しているのですが…(大きな病気ではなく感染症です) 目上の方に対してどのように返信すればいいのか分からないので書き方も教えてください。 よろしくお願いします。

そもそも、メールの応対について調べては見たものの、実践となると難しいなと考えています。 一応、作った文としては。

【本文】

「◯○さん この間はご連絡くださりありがとうございます。この間は、折角の研修に行くことができず申し訳ございません。

とても楽しみにしていたのですが、体調が優れず、病欠とさせていただきました。

現在は、更に体調を崩してしまい、未だ入院中となっております。 入社時期までには、体調を万全の状態にするよう努めます。 大変ご迷惑をかけました。」

◯○ というような内容で考えているのですが…。 相手に体調を崩しやすい人材だと思われたくないです。

また、研修に参加できなかったことについて、もう少し言えることはないのか？ とか思っています。

ほとんど問題ないと思いますが、細かい点だけコメントしますね。

・宛先についてですが、○○さん、ではなく○○様の方がよろしいかと思います。 後、名前の前に会社名も追加するとよりフォーマルになると思います。

・今回質問者さんが欠席された内定者研修と言うのは、どの様な意味合いの物でしょうか？ もし懇親会の様な物であれば「とても楽しみにしていたのですが～」の文言で・・・続きを読む

上記の質問者のように、少しの言い方の違いで相手が抱く印象は大きく変わります。

メール返信をする際には、「フォーマル」かつ「詳細に」を意識する必要があります。

「メール返信の書き方は分かったけれど細かい言い回しなどに不安がある」という方は、上記のQ&Aを見ながら自身の文章の添削をしてみることをおすすめします。

内定通知をメールで返信することは可能です。

しかしメールで返信する際には、メールならではのマナーや書き方があることを理解しておく必要があります。

今回の記事では、内定通知の返信の仕方やマナー、例文などについて詳しく解説してきました。

内定をもらった人や、今後もらえる可能性がある人などはぜひ参考にしてみてください。