【例文付き】感謝が伝わる退職手紙｜上司や同僚などカジュアルな文もご紹介

退職する中で、お世話になった方に挨拶する方法は以下の4つあります。

• メール
• 電話
• 手紙
• 直接会って挨拶

最近はメールで社員全員に向けて「本日が最終出勤日です。お世話になりました」というメールを一斉送信するという方も多いのではないでしょうか。

しかし、その会社で仕事をした期間が長ければ長いほど、特別お世話になった方や困難な状況の時にサポートし見守ってくれた人たちが多くなるでしょう。

そのような方にはメールではなく手紙で挨拶すると、自分の気持ちをより深く伝えられるはずです。

いくら親しい上司や同僚であっても、手紙の書き方や文章の構成などは気になるでしょう。退職の手紙にも、基本構成や文章のマナーがあります。

本記事で紹介する手紙の構成を参考に、書いてみましょう。

退職の手紙を書く構成

一般的な手紙の形式は、前文・主文・末文・後付けの4つの構成となっています。

• 便箋や封筒は派手ではなくシンプルなものにする
• 基本は縦書きに手紙を書く
• 相手の名前を中央より上に書く
• 自分の名前は中央より下に書く
• 最後の1枚の内容を後付けだけにしない

手紙の内容はもちろん大切ですが、上記のような形式的なマナーを守れているかも社会人としては重要なポイントです。

前文は時候の挨拶で始まる

前文は「拝啓　○○の候、ますますご健勝のこととお喜び申し上げます」などの時候の挨拶を入れます。

時候の挨拶は月によって変わり、各月の時候の挨拶は以下のようになります。

各月の時候一覧

各月に多くの時候の挨拶があり、どれを選んでいいかわからないという人は、自分が今どのように感じているかが伝わりそうなものを選びましょう。

例えば、10月の時候の挨拶に「初霜の候」がありますが、年によっては10月はまだ暑いということもあります。

そのような場合は「初霜」はあまりに不似合いなため、秋晴の候や秋麗の候などを選びます。

主文では伝えたいことを書く

主文は、手紙で自分が伝えたいことについて書きます。

例えば、自分が相手との関係で思い出に残っていることなど、相手と自分が共有しているエピソードについて書くことが一般的です。

その出来事があった時に、自分が相手に対してどう思ったのかなどを書き添えます。

例文を挙げると、「取引先とのトラブルがあって、その際相手が助けてくれたことを今でも覚えていて感謝している」というようになります。

基本的には感謝の気持ちを伝えられるようなエピソードを盛り込むとよいでしょう。

主文の最後は「この経験を生かしてこれからも精進する」といった旨を記載しておくと、末文への流れもスムーズとなり、手紙の構成として綺麗な形になります。

末文と後付けは手紙を綺麗に終わらせる

末文は手短に「○○様の今後のご活躍をお祈りしております」などと書き添えるのが一般的です。

そして最後に「敬具」と一言入れましょう。「敬具」を書く場所は、末文から一行あけ、横書きなら右下、縦書きなら下です。

また、後付けとは「誰が誰宛にいつ書いた手紙かを書き記したもの」となります。つまり、自分の名前、手紙を送る相手の名前、日付を書けば問題ありません。

後付けは、他の文章の始まりと同じ位置に「令和○年○月○日」と書き、自分の名前を「敬具」のように下のほうに書きます。

相手の名前に関しては、自分の名前から一行空け、「令和○年○月○日」と記した同じ位置に「役職名 ○○ ○○様」と役職名と一緒に書くようにしましょう。

どの様な相手に送るにせよ、上記のマナーを守っていれば特に問題ありません。

役職がついている方への文章中の呼称は「○○部長」か「○○様」とし、「○○部長様」のように2重敬語にならないよう気を付けましょう。

以下では、社長や上司への退職の手紙の書き方について詳細に解説していきます。

社長へ向けた手紙の書き方

社長へ手紙を書くのであれば、「雇っていただいたお礼」をメインに文章を作っていくのが一般的です。

末文では「○○社長の今後のご活躍と○○社の発展をお祈りしております」というように、社長個人の活躍だけでなく、社長が経営している会社に対しても一言添えるのが望ましいでしょう。

具体的な例文は以下のとおりです。

拝啓　盛夏の候、ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。

この度は、一身上の都合により〇〇月末に退職することとなりました。

社会人として未熟であった私がこの会社で働くことができたのは本当に財産であり、迎え入れていただいた感謝は決して忘れません。

大変お世話になりました、ありがとうございました。

末筆ながら、〇〇様および株式会社⚪️⚪️の今後のご活躍、ご発展をお祈りしております。

敬具

令和⚪️年⚪️月⚪️日　吉日
〒〇〇〇-〇〇〇〇
東京都〇〇区〇〇町〇-〇-〇〇
山田　太郎

上司・先輩へ向けた手紙の書き方

自分の直属の上司であれば、具体的なエピソードを交えた内容で手紙を書くのが良いでしょう。

「トラブルに対する上司の迅速な対応が素晴らしかった」や「上司の考えに共感しとても尊敬している」など、といった形で感謝を気持ちを伝えます。

また気持ちよく送り出してもらえるような手紙の内容にするのがおすすめです。

より具体的な例文はこちらです。

拝啓　盛夏の候、ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。

この度は、一身上の都合により〇〇月末に退職することとなりました。

在職中は、仕事に関する知識から社会人としての心得など多くのことを教えていただき、本当にありがとうございます。

取引先とのトラブルがあった際など、様々なサポートをしていただき感謝しております。

退職後の次の場でも、〇〇様から教わったことを忘れずにこれから頑張っていきたいと思っております。

末筆ながら、〇〇様の今後の活躍をお祈りしております。

敬具

令和⚪️年⚪️月⚪️日　吉日
〒〇〇〇-〇〇〇〇
東京都〇〇区〇〇町〇-〇-〇〇
山田　太郎

同僚や親しい人へ向けたカジュアルな手紙の書き方

同僚へ退職の挨拶に手紙を書く場合は、「一緒に仕事をすることができてよかった」など感謝の気持ちを伝えるとよいでしょう。

仕事を進める中で、フォローしてもらったり落ち込んだ時は慰めてもらったりなど感謝の気持ちを伝える経験が多くあるはずです。

堅苦しすぎない文章で、素直な気持ちを伝えてください。

手紙だけではなく、メッセージカードとしても使えるカジュアルな例文はこちらです。ぜひ参考にしてみてください。

〇〇さん

長い間大変お世話になりました。ありがとうございました。

新しい人生をこれまで以上に楽しみ、心豊かな充実した毎日をお過ごしください。

健康に留意され、益々ご活躍されることをお祈りいたします。

〇〇〇〇

〇〇くん

一緒に働けてとても楽しかったです！

納期ギリギリの時に助けてもらったことはずっと忘れないよ！

そのうち落ち着いたらご飯にお誘いさせてください！

〇〇〇〇

退職する人へ送るメッセージについては、こちらの記事で詳しく解説しております。

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▶️退職のお礼メッセージ｜上司・同僚・先輩・取引先などへの例文22選

ここでは、退職の手紙で注意するべき点を確認していきましょう。

決まったルールがあるわけではありませんが、相手の気持ちを考えて手紙を送る必要があります。

取引先やお客様へは手紙を1週間前に送る

取引先やお客様へ直接お伺いして退職のご挨拶をするのがベストですが、それができないこともあります。

そのような場合は、上司に許可を取って手紙を送ることを検討しましょう。

取引先に手紙を出す目的としては、今後のやり取りを円滑に進めることも含まれています。そのため、退職してから手紙が届くのは遅すぎです。

遅くとも最終出勤日の1週間前には相手先に手紙が届くようにしておきましょう。

基本的な内容に加えて、退職日と後任者の名前と所属、連絡先を本文中に盛り込みます。

退職手紙は感謝の気持ちが一番大事

退職手紙は、あくまでも感謝の気持ちが一番です。

手紙を渡す人を選ぶ時に、「この人にはとりあえず渡しておこう」程度の気持ちであれば、退職手紙を渡す必要はありません。

「この人にはお世話になったな」や「この人とは社内で仲良くしたな」などといった気持ちから手紙を渡したいと思うな相手に手紙を出すのが基本です。

また手紙を書く便箋や封筒、はがきのデザインは、上司や取引先に出すのであればなるべくシンプルなものがおすすめです。仲の良い間柄であれば自分好みのもの・相手好みのものを選んでも問題ありません。

手紙ははがきに書くのが最適

取引先やお客様には退職したことを伝えるのが目的のため、小さいはがきで問題ありません。

文章も長々書く必要はなく、軽い挨拶をする程度でOKです。

はがきで手紙を出すのに抵抗がある方は、はがきサイズの紙に手紙を書き、便箋に入れるのもよいでしょう。 

退職の手紙ではネガティブ・マイナスな内容を書かない

退職する際、トラブルを起こさないためにもネガティブな内容は書かないようにしましょう。

長い間働いてきて、会社自体に不満を持ったこともあるのは当然とも言えます。

しかし退職という最後の最後で印象を悪くして会社を去るのは、お互いモヤモヤが残るだけです。

内容次第では、転職先にも迷惑がかかる可能性もあります。そのため出来るだけマイナスな内容は書かず、今までの感謝の気持ちを手紙に残してください。

最後に、退職の手紙でよくある質問を確認していきましょう。

今回は、以下5つの質問に回答していきます。

• 退職の手紙を送るタイミングはいつ？
• パートの場合の退職手紙の例文はどうする？
• 退職の手紙は横書きでもいいの？
• 個人のお客様への退職の手紙の書き方は？
• 退職の手紙は手書きのほうがいいの？

それぞれどのような回答になるのかみていきましょう。

退職の手紙を送るタイミングはいつ？

社内の人に向けて手紙を送るなら、退職日の当日で問題ありません。

退職の手紙は、最後の挨拶とも言えます。そのため勤務最終日である退職日当日に手紙を残しましょう。

社外の人へ退職の手紙を送る場合は、辞める3週間ほど前に送るのがベストです。

遅くとも1週間前には着くように送りましょう。

社外の人は、今後の取引にも影響してくるため社内の人よりも早めに送る必要があります。

なお退職の手紙には、実際にいつ退職するのか、今後の取引などのやりとりは誰が行うのかなどを記載してください。

パートの場合の退職手紙の例文はどうする？

ここまで社員の方向けに、例文などを紹介してきました。

しかしアルバイトやパートの方も、退職の手紙を書く機会はあるでしょう。

アルバイトやパートでお世話になった会社に退職の手紙を書くときは、以下の例文を参考にしてみてください。

皆様へ

お疲れ様です。〇〇（名前）です。
この度、一身上の都合により退職することとなりました。

約○年間でしたが、大変お世話になりました。
本当にありがとうございました。

最後になりましたが、これからも皆様のご活躍をお祈りしております。

令和〇年〇月〇日

退職の手紙は横書きでもいいの？

退職時の手紙は、横書きよりも縦書きのほうがおすすめです。

退職届などフォーマルな文書は縦書きで書くことが多いため、退職の手紙も同様に縦書きがよいでしょう。

しかし横書きが絶対にNGというわけではないので、状況や相手との関係性に合わせて対応してみてください。

個人のお客様への退職の手紙の書き方は？

アパレル店員などの方で、個人のお客様と仲の良い関係を築いている方も多いのではないでしょうか。

お客様に何度も接客をしていくうちに、顧客になっていたり、仕事とは関係のない話で盛り上がったり、関係は人それぞれです。

現在の職場を退職する際、お客様に退職の手紙を送りたいと思ったときにどのように書けば良いか迷ってしまう場合もあるでしょう。

基本的には、丁寧な文章で書くのがおすすめです。いくら仲が良いといっても店員とお客様の関係であることを忘れないでください。

アパレル店などであれば、お店のロゴが入った手紙・DMがあるかもしれません。退職の手紙を書く際は、そのようなものを利用して書くのもよいでしょう。

なるべくポジティブな内容で退職を伝えて、後任者がいるなら誰なのかも記載すると親切です。

退職の手紙は手書きのほうがいいの？

退職の手紙を書く際は、手書きがおすすめです。

手書きの場合、時間を割いて書くため相手や会社の人への感謝がより伝わります。

新型コロナウイルス感染拡大の影響により、リモートワークや、出社が少なくなったことで、メールや電話で退職の挨拶を済ませるパターンも多くあります。

しかし、退職の手紙を出すきっかけがあるならぜひ手書きで今までの感謝を伝えるのも良いのではないでしょうか。

どんな便箋を選べばよい？

便箋や用紙に関して特に決まりはないため、自分が好きなものを選んで問題ありません。

しかしお互いを知り尽くした親しい間柄でなければ、キャラクターもののようなファンシーなものではなく、シンプルなデザインが好まれます。

また茶色の封筒は、事務的な雰囲気が出てしまい気持ちが伝わりにくいため避けましょう。一般的には白い無地の便箋を用いることが多いです。

退職というのは一つの大切な節目です。

長く働いでいた会社であればあるほど、退職して毎日顔を合わさなくなったとしても、付き合いを続けたい人たちはいるものです。

人間関係が希薄になってきた昨今ですが、人間関係の豊かさが今後の人生を豊かにしてくれることは間違いありません。