【お礼状の封筒の書き方】サイズや入れ方・書き方を詳しく解説

さっそく内定のお礼状を送るときの封筒のマナーについて解説していきます。

はじめにお礼状を入れる封筒の選び方についてです。
 

封筒のサイズは中身に合わせる

普段から郵便物でのやり取りに慣れていない方にとって、封筒のサイズの選び方は悩んでしまうポイントかもしれません。

封筒のサイズにはたくさんの種類がありますが、「送られてきた内容物のサイズに合わせる」ことが基本になります。

例えば、企業からA4サイズの書類が送られてきた場合、それらを折ることなくA4サイズのまま返送します。
 

企業から送られてきた書類に合ったサイズの封筒を選ぶようにしましょう。

お礼状のみを送る場合には三つ折りにするのが一般的であるため、長形4号を選ぶのがおすすめです。

また、お礼状(便箋)はB5サイズの無地を選びましょう。
 

封筒の色は白

封筒の色は白が基本です。

というのも、白い封筒は礼儀を重んじる場合（取引先に送るなど）に用いられているからです。

ちなみに、普段よく見かける茶色の封筒は事務的書類をまとめる際に使われているようです。

丁寧な対応を示すためにも、白色の封筒を選ぶようにしましょう。

それでは次に、内定のお礼状の封筒に関するマナーを解説していきます。

企業の方が受け取ったときに良い印象を与えられるよう、ポイントを押さえておきましょう。
 

封筒の表＆裏の記載内容

お礼状を入れる封筒の裏表それぞれの面に記載する内容が次のとおりです。
 

記入漏れのないようによく確認しましょう。

それでは、封筒に記載する内容を一つずつ確認していきます。
 

送り先の住所

送り先の住所を書く際のポイントは以下の2つです。

・都道府県名～建物名も省略せずに書く。
・「丁目、番、号」を用いて記載する。

まず、都道府県名から書き始めて、企業のオフィスが入っている建物名や階数まで省略せずに書くようにしましょう。

また、住所の書き方についてですが、「1-2-3」のようにハイフンを使った書き方はマナーとして正しくないとされています。

この場合には、漢数字縦書きで「一丁目二番三号」と書くのが正しいため、注意してください。
 

宛名

宛名を書くときの注意点は以下のようなものが挙げられます。

・（株）ではなく株式会社と書く。
・「御中」と「様」を使い分ける。

まず、会社名を書くときには（株）を使わずに、「株式会社」と書くようにしましょう。

そして、「御中」と「様」には正しい使い分けがあるため、これも確認しておくことが大切です。
 

これらを使い分けを確認して、社会人としてのマナーをアピールできると良いでしょう。

また、「〇〇株式会社 御中 □□□□様」のように重ねて使うのはマナーとして正しくないため、注意が必要です。
 

「内定承諾書 在中」の字

封筒オモテ面の左下には「内定承諾書 在中」という文字を赤いペンで書き、それを定規で四角い枠で囲みましょう。

これは、中身がひと目で分かるようにするほか、中身を誤って破くことを防ぐ役割もあります。
 

切手

封筒を送るときには必ず切手が必要となります。

封筒のサイズや重さによって料金が異なるため、送るときには郵便局で手続きをしてもらうのがおすすめです。

万が一郵送料が足りなかった場合、返送されて期限に間に合わないなどの事態に繋がりかねません。

そのほか、切手を貼り忘れるなどをミスがないように注意しましょう。
 

差出人の住所と氏名

封筒のウラ面の中心より左側に、差出人の住所と氏名を書きます。

送り先の住所と宛名を書くときと同様に、必要な情報は省略せずに書き込んでください。
 

のりづけ

封筒の両面に必要な情報を書き込み、必要書類をよく確認して入れたら、封筒をのりづけします。

ルールやマナーがあるわけではありませんが、水のりは封筒がふやける可能性があるため、両面テープやスティックのりがおすすめです。

また、封筒を受け取る人が手を汚さないよう、ノリのつけすぎやはみ出しに注意してください。

封字

封筒に中身を入れ、のりづけが完了したら、封字を書きます。

これは「中身を入れて確かに封をした。／途中でだれにも開封されていない。」ということを示すためです。

封字には、「〆」「締」「封」が一般的です。

「×」ではないので注意が必要です。

内定承諾書やお礼状を送るときの注意点を確認していきます。

これらをしっかりと頭にいれておき、焦らず丁寧に対応できるようにしましょう。
 

お礼状はすぐ返送する

企業から書類を受け取ったら、できるだけ早く返送するようにしましょう。

まず、企業にとっては、必要書類を期限に余裕を持って処理することができます。

そして、内定をもらった方にとって、入社意欲が高く、社会人スキルをわきまえているアピールにもなります。
 

宛名など間違えないよう確認

封筒に書く宛先や住所は、間違いがないように再度確認することが大切です。

というのも、企業名や担当者の名前を間違えてしまうのは、入社後に細かいミスをしかねない人物という印象を与えてしまうかもしれないからです。

そのほかの注意点として、返信用封筒があった場合には「御中」「様」を二重線で消すのを忘れないようにしましょう。
 

クリアファイルに入れるとベター

A4判の書類を送る際には、それらをまとめてクリアファイルに入れるのがおすすめです。

これは、書類が曲がったり折れたりするのを防ぐほか、雨で濡れないようにする目的があります。

中身がすぐに確認できるように、デザインが入ったものではなくクリアファイルが適しているでしょう。
 

中身を入れる順番

封筒の中身は、表面が上の状態で取り出したときに、お礼状→内定承諾書の順になるように入れましょう。

お礼状には、時候のあいさつに加えて、封筒の中身を箇条書きに書いておきます。

まず封筒の内容がわかるようにこの順番に入れるようにしましょう。
 

連絡方法に合わせて返信する

内定連絡に返事をするとき、企業から書類が送られてくる場合のほか、メールでの連絡も増えているようです。

この場合には、そのままメールで返事するのが望ましいでしょう。

メールでは速やかに返信ができ、担当者も処理がしやすいためです。

そのほか、電話で連絡が来る場合にも、電話で連絡をするのがマナーです。

今回は内定のお礼状の封筒について、サイズや書き方を解説してきました。

・サイズは中身に合わせて選ぶ
・封筒の表・裏面に適切な情報を書き込み
・記入漏れがないように必ず確認する

これらのポイントをしっかりを押さえておき、丁寧に対応できると良いでしょう。

そうすることで、マナーを守った行動をアピールするチャンスにも繋げられます。

こちらの記事をぜひ参考にしてみてください。