退職証明書とは?入手方法や利用する場面を解説

退職証明書とは?入手方法や利用する場面を解説

退職書類の一つに退職証明書があることをご存知でしょうか。退職証明書は、会社が退職したことを証明するための書類です。そして退職証明書は、退職後に必要となるケースがあります。この記事では、退職証明書を利用する場面や退職証明書の発行方法を紹介。退職証明書の理解を深め、スムーズに発行できるように解説していきます。

退職証明書とは?

ここでは、退職証明書がどのような書類なのかを確認していきましょう。

中には、退職証明書の存在を知らなかった人も多いのではないでしょうか。

退職証明書の理解をまずは深めていきましょう。
 

自分が退職したことを会社が証明する書類

退職証明書は、自分が退職したことを会社が証明する書類です。

また退職証明書は、会社が発行し、雇用形態関係なくもらうことができます。

しかし退職証明書には注意点があり、退職者自らで発行依頼をしなければ受け取ることができません。

そのため自分で希望しない限り、自動でもらえる書類ではないのです。

なお退職証明書は公的な文書ではなく、法的効力はありません。
 

退職証明書に記載される内容

退職証明書には、以下の内容が書かれています。

  • 使用期間:在籍期間
  • 業務の種類:業務内容
  • その事業における地位:役職
  • 離職以前の賃金:月給または年収
  • 退職の事由:退職理由(自己都合・契約期間満了・解雇など)

この内容は、労働基準法第22条1項で決まっています。

なお記載される内容は法律で決まっているものの、会社が発行する書類のため、フォーマットや書式の指定はありません。

なぜなら公的な文書ではないからです。

さらに退職証明書の項目は、退職者本人が指定することも可能です。こちらも法律で定められています。

第二十二条
③ 前二項の証明書には、労働者の請求しない事項を記入してはならない。

引用:労働基準法第22条3項

例えば、退職理由などを伏せたいときは、記載なしで発行もできます。

退職証明書と離職票の違い

退職証明書と似た書類に、離職票があります。

ここでは退職証明書と離職票の違いを見ていきましょう。
 

発行元の違い

退職証明書は、前述したように勤めていた会社が発行します。

フォーマットの決まりはなく、自分で項目や書式の指定を行うのが特徴です。

離職票は、ハローワークが発行する書類です。

具体的には、退職者が会社へ「離職票発行の依頼」を行い、会社がハローワークに「離職証明書」を送付、その後ハローワークから発行された離職票が会社へ郵送され、退職者の手元に届きます。
 

使うタイミングの違い

退職証明書を使うタイミングは、2つあります。

1つ目は、転職先で提出を求められた場合です。転職先が退職証明書を必要とするパターンがあります。

2つ目は、失業給付などの手続きを行う際に、離職票が手元にない場合に代わりとして使います。

反対に離職票を使うタイミングは、退職者が失業給付金を申請するときです。

国民健康保険・国民年金に加入するときにも離職票を使います。また、離職票は公的な書類です。
 

発行される所要時間の違い

退職証明書は、会社が発行する書類です。

そのため企業によっては、即日もらえるパターンもあります。

では離職票はどれくらいの時間がかかるのでしょうか。

先ほども説明したように離職票は、ハローワークから発行される書類です。

会社がハローワークに「離職証明書」を送付し、その後ハローワークが離職票を発行します。そのため会社に行ってすぐにもらえる書類ではありません。

離職票を発行するまでには、一般的に10日前後かかると考えて良いでしょう。

退職証明書を利用する場面とは?

退職証明書を利用する場面は、どのようなものがあるのでしょうか。

ここでは代表的な3つの場面を紹介します。
 

国民健康保険や国民年金へ切り替えるとき

退職後に、国民健康保険・国民年金に入る方も多いのではないでしょうか。

国民健康保険や国民年金へ切り替える場合、自分で加入手続きを行う必要があります。

加入手続きを行う場合、退職したことを証明できる書類が必須です。

そのため、退職証明書を使うことになります。

なお自治体によっては、社会保険資格喪失証明書を使って証明する場合もあります。

自治体によって対応が異なるため、自分の地域がどのようになっているか事前に確認するのがおすすめです。

失業保険の手続きをするとき

失業保険は、ハローワークで手続きを行うことでもらえます。

しかし失業保険をもらうには「離職票」が必要です。

前述したように離職票は、発行までに時間がかかります。

すぐに失業保険の手続きをしたいと考えている場合、離職票の代わりに退職証明書を利用して手続きを進めるときもあります。
 

転職先から求められたとき

転職先の企業が、事実確認のために退職証明書の提出を求める場合もあります。

履歴書や職務経歴書は、退職者が作成した書類のため、嘘をつくこともできるでしょう。

そのため本当に合っているのかどうかを確認するためにも、退職証明書を提出するよう依頼がきます。

なお全ての会社が退職証明書の提出を求めるわけではありません。

あくまでそれぞれの会社によることを忘れないでください。

退職証明書の発行方法

退職証明書は、働いていた会社に直接自分で依頼する必要があります。

またフォーマットが決まっていないことや、項目の指定もできるため、自分でしっかり依頼をしてください。

退職証明書を依頼する場合、人事や総務などの部署に作成依頼をします。

なお注意点として、退職証明書の発行は退職後2年間がリミットです。

2年をすぎた場合は発行してもらえません。

具体的な退職証明書の発行方法は、以下のとおりです。

STEP.1 どの項目を記載するか決める
STEP.2 人事や総務などの部署に作成依頼をする
STEP.3 受け取る

特に作成依頼で難しい点はないので、2年以内に発行をお願いしましょう。

退職証明書発行の注意点

退職証明書発行の注意点は以下の2つです。

  • 発行期限は退職から2年以内
  • 自分で作成は出来ない

それぞれ確認していきましょう。
 

発行期限は退職から2年以内

退職証明書の発行期限は、2年です。

退職から2年すぎた場合は、会社に退職証明書の発行義務が発生しません。

しかし企業によっては、2年過ぎても発行してもらえる場合もあります。

退職後2年以上のブランクがある場合は、退職証明書を提出できない理由として、転職先の企業に相談してください。
 

自分で作成は出来ない

退職証明書は、企業・会社が発行する書類です。

項目の指定は可能ですが、自分で作成することはできません。

また退職証明書には、会社の社判などが押されるため、自分での作成は不可能です。

公的な書類ではありませんが、自分で作成できない点を覚えておきましょう。

退職証明書を発行できない場合の対処法

会社に退職証明書を依頼しても、もらえない場合はどのようにすべきでしょうか。

ここでは、退職証明書が発行してもらえない場合の対処法を見ていきましょう。
 

発行期限が過ぎている場合の対処法

もし退職から2年を過ぎている場合、会社側が退職証明書を用意してくれないこともあります。

法律で発行は2年以内と決まっているため、拒否されるパターンもあるでしょう。

発行してもらえない場合は、別の書類で代用できないかどうかを提出先に相談してみてください。

 

前の会社が対応してくれない場合の対処法

もし、会社が退職証明書を発行してくれない場合は発行義務があることを伝えてみましょう。

退職証明書の発行は、法律で決まっています。

そのため会社は退職証明書を必ず発行しなければなりません。

どうしても対応してくれないときは、管轄の労働基準監督署に相談することも視野に入れてください。

退職証明書のまとめ

今回は退職証明書について紹介しました。

退職証明書は、自分で依頼する必要があります。

また公的書類ではありませんが、自分での作成は不可能です。

退職後2年以内に、会社に退職証明書の依頼を行いましょう。

この記事は役に立ちましたか?

この記事に関連する転職相談
今後のキャリアや転職をお考えの方に対して、職種や業界に詳しい方、キャリア相談の得意な方がアドバイスをくれます。
相談を投稿する場合は会員登録(無料)が必要となります。会員登録する無料

関連キーワード

この記事が気に入ったらいいね!しよう

業界から企業の転職相談を探す