退職証明書はいつ発行してもらえる？離職票との違いや求められるシーンを解説

退職証明書とは「勤めていた企業を退職したことを証明する書類」のことです。

退職証明書は、ハローワークなどの公的機関ではなく、以前に勤めていた企業が発行するものです。

そのため、公的文書として扱われない書類ですが、転職活動時や社会保険の手続きの際に提出を求められるケースもあります。

また、退職証明書は、退職の際に必ず発行されるものではありません。

退職する人からの要望があった場合のみ発行されるため、退職証明書が必要な場合は、企業に発行を依頼する必要があります。

離職票との違い

退職証明書と混合されやすい書類に「離職票」があります。

離職票とは、失業保険の受給申請をする際にハローワークに提出する書類のことです。

「雇用保険被保険者離職票」が離職票の正式名称です。

離職票は、勤めていた企業が管轄のハローワークに社員の離職を証明する書類を提出し、ハローワークが発行します。

離職票と退職証明書は「公的文書であるか」と「発行元」が異なります。

離職票は退職時には必ず発行される書類であり、ハローワークが発行するため公的文書として扱われます。

一方の退職証明書は、退職する人の希望によって各企業が発行するため、公的文書ではありません。

どちらの書類も、退職後、さまざまなシーンで求められることがあるため、発行されたあとは大切に保管しておきましょう。

退職証明書は、退職する人もしくは退職した人の希望によって発行されます。

そのため、退職証明書が必要な場合は、企業に発行を依頼する必要があります。

発行依頼から受け取りまでの流れは、以下の通りです。

1. 企業の人事や総務担当者などに退職証明書の発行を依頼
2. 企業ないで退職証明書を発行
3. 郵送などで書類を受け取る

企業によっては、即日発行してもらえる場合もあります。

また、発行回数に制限がないため、必要であれば複数回発行してもらえます。

退職証明書の発行を依頼する場合は、記載項目の指定が可能です。

どのような項目があるのかは「退職証明書の記載事項」で解説しています。

項目の内容を理解し、必要の有無を判断した上で、企業に発行の依頼を行いましょう。

退職証明書には発行期限がある

企業に退職証明書の発行が義務付けられているのは、原則で「退職から2年以内」となっています。

退職から2年以内であれば、何度でも発行可能です。

退職証明書が必要となるケースは限られていますが、発行期限があるため、すぐに使わない場合でも念の為発行しておくことをおすすめします。

退職証明書に記載できる項目には以下の6つがあります。

1. 退職年月日
2. 使用期間
3. 業務の種類
4. その事業における地位
5. 離職以前の賃金
6. 退職事由

退職証明書に記載する項目は、自分自身で選択することが可能です。

そのため、転職活動などで不利になりそうな項目を外すこともできます。

退職証明書発行の際は、この章で解説する、退職証明書に記載できる項目とその内容を理解した上で、必要な項目を選ぶようにしましょう。

1. 退職年月日

退職証明書を発行する人の、退職日が記載されます。

【記載例】
2022年9月30日

2. 使用期間

使用期間とは、企業に勤めていた期間のことです。

ただし、企業によっては入社後の試用期間を使用期間に入れない場合もあるため、記載される使用期間については、発行依頼時に企業に確認することをおすすめします。

【記載例】
2015年4月1日〜2022年9日30日
7年6ヶ月

上記のように、期間を細かく記載するのか大まかな期間のみを記載するのかは、企業によって異なります。

記載方法に指定がある場合は、依頼時に合わせて伝えるようにしましょう。

3. 業務の種類

業務の種類は、勤めていた企業でどのような業務を担当していたのかが記載されます。

「営業を中心に〜として〜」のような文章ではなく「営業職」と簡潔に記載されるのが一般的です。

【記載例】
営業職
技術職
事務職

1つの業務だけではなく、複数の業務を担当していた場合は、複数の種類を記載する場合もあります。

ただし、どの程度記載してもらえるかは企業の判断によります。

退職証明書を転職先に提出する場合で、もし、業務の種類に記載されている内容に不足があった場合は、履歴書や職務経歴書に補足するなど工夫するとよいでしょう。

4. その事業における地位

その事業における地位とは、退職時の最終的な役職が記載されます。

退職するまでの役職や、最終的な役職にいつ就任したのかなどの具体的な情報は記載されないため、履歴書や職務経歴書で補足することをおすすめします。

【記載例】
第二営業部 主任
技術開発部 課長

役職がない場合、企業によって異なりますが「一般社員」や「担当」と記載されるケースが多いです。

5. 離職以前の賃金

離職以前の、直近の賃金が記載されます。

記載される賃金は手取り金額ではなく、税金や社会保険料などが引かれる前の金額に、残業代や交通費などの手当を含めた金額となります。

【記載例】
総額 5,000,000円
基本給 300,000円
手当 50,000円
年収 5,300,000円

年収ベースで記載するのか、月の給与や手当を分けて記載するのかは企業によって異なります。

失業保険の受給申請の際、基本的に離職票が使われますが、離職票の発行が遅れている場合は退職証明書で申請を行う場合もあります。

その場合、退職証明書の金額で失業保険の支給額が決まるため、退職前の直近の給与に相違がないか確認することが重要です。

もし、離職以前の賃金に間違いがあった場合は、速やかに企業の担当者に問い合わせをしましょう。

6. 退職事由

退職事由には、なぜ退職したのかの理由が記載されます。

退職事由の記載方法は、企業によって大きく異なりますが、一般的には以下記載例のように記入するケースが多いです。

【記載例】
自己都合による退職
当社推奨による退職
契約期間満了による退職
定年による退職　

転職活動で退職証明書を求める企業が一番見る項目として、退職事由が挙げられます。

もし、勤めていた企業の退職事由に不足がある場合には、履歴書や職務経歴書に詳細を記載するようにしましょう。

退職証明書が必要となるシーンは、主に以下の3つがあります。

• 国民保険や国民年金切り替え時
• 失業保険の申請時
• 転職先に提出を求められる可能性がある

退職証明書を早めに発行しておくことで、退職後の手続きをスムーズに進められます。

どのような場合に必要なのか把握し、必要な時にすぐに準備できるようにしておきましょう。

国民保険や国民年金切り替え時

会社を退職し、すぐに転職しない場合は、住んでいる自治体で国民保険や国民年金への加入手続きが必要です。

国民保険や国民年金の加入手続きには、企業を退職した証明の提示が求められられます。

提出書類として望ましいのは、公的文書である「離職票」ですが、離職票はハローワークが発行するため、手元に届くまでに時間がかかる可能性があります。

その場合、離職票の代用として退職証明書の使用が可能です。

ただし、退職証明書で確実に手続きができるのかは自治体によって異なる場合があるため、事前に「退職証明書で問題ないか」確認しておくことをおすすめします。

失業保険の申請時

国民保険や国民年金の加入手続き時同様、失業保険の受給申請は「離職票」の提出が必要ですが、離職票の発行に時間がかかり手元にない場合は、退職証明書の提出でも申請可能です。

失業保険の受給は申請後7日間の待機期間を経て、会社都合退職の場合はすぐに、自己都合退職の場合は待機期間後2ヶ月の給付制限期間後に支給が開始されます。

離職票が手元に届くのが遅くなれば、その分、失業保険の支給も遅くなってしまうため、退職証明書での申請が認められています。

退職事由が会社都合の場合6ヶ月以上、自己都合の場合1年以上勤務していなければ、失業保険は受給できません。

失業保険の受給申請時には、在籍期間が分かるように「使用期間」が記載してあるものを発行する必要があります。

 転職先に提出を求められる可能性がある

転職活動を行う中で、転職希望先の企業から退職証明書の提出を求められる可能性があります。

企業は退職証明書から、以下の情報を読み取っています。

• 実際に勤務していた実績があるのか
• 確実に退職しているのか
• 入社後の賃金の参考
• 実務経験の有無の確認

退職証明書から、さまざまなことを読み取ることができるため、採用のトラブルを防ぐ目的で提出を求めている企業が多いです。

退職証明書に記載する項目は自分自身で決められるとはいえ、項目が少なすぎると転職先の企業担当者によっては不自然に感じることも考えられます。

転職活動に退職証明書を使用する場合は、明らかに転職に不利となりそうな項目以外は、記載することをおすすめします。

退職証明書は、退職を証明する書類のことで、社会保険の切り替え手続きや失業保険の受給申請、転職活動時など、さまざまな場面で使用することがあります。

退職証明書の発行は、企業が行うものの希望者のみの発行となるため、必要な場合は企業の人事や総務の担当者へ依頼しましょう。

また、書類に記載する項目は選ぶことが可能です。

退職証明書にはどのような項目があるのかを把握し、使うシーンによって項目を決めるとよいでしょう。

退職証明書の発行期限は、退職から2年と決まっているため、すぐに使わない場合でも念の為発行しておくことをおすすめします。