読めばたった1回で分かる！アポイントの意味や実際に使える方法をご紹介

アポイントとは、「面会や会合などの約束（を取る）」を意味しています。主にビジネス相手との面談の約束を取ることを主にアポイントと呼んでいます。

また、電話やメールでのやり取りが当たり前になった現代では、「電話でのアポイントの取得」や「メールでのアポイントの取得」といった場面ごとに気をつけるべきポイントを熟知しておくことも重要です。

今回はビジネスマンの基本知識となるアポイントという言葉の意味や使い方から、アポイントを取得する意味、さらには電話やメールでアポイントを取得する際のコツまで徹底解説します。
 

アポイントとは？

まず、ビジネスマンが第一に把握しておくべきことが、「そもそもアポイントとはなにか？」という点です。

ビジネスシーンに限らず、会う時間を作ることをアポイントと呼びます。

ビジネスマンにとっては、親しい間柄のクライアントであっても「礼儀」「ビジネスを円滑に進める」といった意味合いで、アポイントを取ることが常識とされています。

アポイントはそもそも略語？

「アポ」と呼ばれることもあるアポイントですが、そもそもは「アポイントメント」という言葉の略語です。

さらに電話を使用したアポイントメントを「テレアポ」と呼ぶこともあり、ベテランの営業マンでのほとんどは「アポ」という略称を用います。

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「アポイント」という言葉の使い方を把握した上で、使い方や例文についても確認していきましょう。「面会の約束」として使われるケースがほとんどですが、電話業務や営業事務などの置かれている環境で、多少意味合いが異なる点に注意が必要です。

アポイントの使い方

アポイントという言葉が基本的に「面会の約束」という意味で使われることは前述の通りですが、電話業務や営業事務として勤務している方々は「何の約束なのか？」を確認しておくことをおすすめします。

電話業務の場合には「資料請求の約束」や「見積もりの対応」など、「会うことが目的ではない」ケースも考えられるため、業務に合わせたアポイントの理解を進めていきましょう。

アポイントを使った例文

実際に「アポイント」という言葉の使い方として、いくつかの例文も知っておきましょう。

• 「アポイントメントをとって訪問する」
• 「◯月◯日にアポイントメントを取る」
• 「見積もり提示のアポイントが取れました」

上記のような目的を付け加えた言い回しをすることで、社内のコミュニケーションもスムーズに進められるでしょう。

ビジネスにおけるアポイントの意味を正しく理解するために、「アポイントの重要性」と「テレアポ営業が嫌われる理由」について解説していきます。

営業からの一方的な意思表示ではなく、顧客がその目的を理解するという点にアポイントの真意が隠されています。
 

ビジネスにアポイントが重要な理由

前述の通り、ビジネスにおける「アポイント」は礼儀やスマートな仕事の進め方という観点から重視されます。

具体的にアポイントが取れている商談では、「会ってなにをするのか？」がお互いに明確になっている状態にあるため顧客にスムーズな意思決定を促すことができます。

反対にアポイントが取れていない商談では、礼儀をわきまえていないと感じられるだけでなく、「なぜ会う必要があるのか？」が不明確であるため、商談が進みにくくなる傾向にあります。
 

テレアポ営業が嫌われる理由

見込み客が絶えないという点にメリットのあるテレアポ営業ですが、残念ながら顧客の信頼を得られることは稀であり、契約に至る割合も高いものではありません。

対応してくれる顧客であっても、忙しい時間を割いていることに違いはないため、基本的に嫌われてしまうと考えておくべきでしょう。

コンタクトをとったことのないテレアポ営業と違い、すでに面識のある相手とのアポイントを取得するという目的では、電話が非常に効果的です。

電話でアポイントを取る際の注意点やコツを理解し、ビジネスマンとしてのスキルアップを目指しましょう。
 

電話でアポイントを取る際の注意点

電話でアポイントを取る際の難点は、相手の表情が読めないことです。

そのため、電話をかけた側はある程度の覚悟を持って、「なぜ電話をしたのか」「どうしてアポイントを取りたいと思っているのか」をハッキリと伝えなければなりません。

反対にyesともnoとも答えられない電話は、時間だけを浪費する行為となってしまい、お互いに何のメリットもありません。
 

電話でアポイントを取るコツ

電話でアポイントを取るコツは、「相手に自信を感じさせる」ことです。

担当者と話すことができたら、ゆっくりとした挨拶やこれまでの商談に対するお礼をし、相手に話させるゆとりを設けることが重要です。「コンパクトに伝える意識」は決して悪いものではありませんが、逃げているような印象を与えてしまうことも考えられます。
 

電話するベストな時間帯は午前中？

その社員の方によって忙しさやスケジュールもまちまちのため、一概にこれが正しい時間とは言い切れませんが、一般的に接触しやすい時間帯は想像できるのではないでしょうか。

まず、アポ先の方は午前中は事務作業やアポ先への資料整理などで会社にいる事が多いハズです。そこから、午後から夕方まで外出するというスケジュールが想像できるのではないでしょうか。そのため、午前中に電話を掛けると接触できる確率も高くなると言えます。

見込み客やクライアントとの距離感が近い場合には、メールをアポイント取得のために活用することも可能です。電話よりも相手主体になりやすいツールといった注意点をしっかりと把握しておきましょう。
 

メールでアポイントを取る際の注意点

メールでアポイントを取得する際の注意点の1つ目は、まず相手に開きたいと思わせられるかどうかです。

「目を引くような情報を件名に盛り込みたい」という本音があるものの、長すぎる件名は開く意欲をなくさせてしまいます。このような注意点を踏まえながら、開いた相手のメリットを分かりやすく伝えることを心がけましょう。
 

メールでアポイントを取るコツ

メールでのアポイントの取得においても、「自信を感じさせること」が大切です。電話でのアポイントの取得ではゆったりとした挨拶や間がポイントでしたが、メールの場合には分かりやすさがポイントとなります。

どんな点にメリットがあるアポイントなのか、いつを希望しているのかといった疑問のない文章の作成を目指しましょう。
 

【例文】アポイント依頼のメール

【例文】
件名：お打ち合わせ日程のご相談

〇〇株式会社
△△ 様

お世話になっております。
□□株式会社の〜でございます。

もしよろしければ〇〇の件で、一度お打ち合わせの機会を頂きたく思っております。
下記いずれかの日程で貴社にお伺いしたいのですが、ご都合の良い日程はございますでしょうか。

・●/●(曜日) 11:00~
・●/●(曜日) 15:00~
・●/●(曜日) 13:00~

日程について、不都合がある場合は調整致しますので、遠慮なくご連絡ください。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒ご確認よろしくお願い致します。

「アポイント」の意味合いや電話やメールでの取得のコツを把握しておくことで、営業担当の業務は格段にコンパクトになるでしょう。

また、自分が担っている業務からアポイントの意味合いを理解することも大切です。

営業担当だけでなく営業事務や電話業務を主に行っている方々は、アポイントという言葉の意味を正しく理解しているか、また正しく使えているかによって仕事の出来が左右されると言えます。