入社承諾書（内定承諾書）とは？書き方や例文、辞退したい場合のマナーを解説

「入社承諾書」とは、就職先から内定をもらった後、入社を承諾する意思表示のために提出する書類です。

企業への内定を承諾する書類

そもそも「内定」の定義とは、雇用契約の成立です。企業の最終選考に通過すると企業に入社する権利が与えられ、企業の労働条件などに同意したのちに契約を締結し、「内定」となります。

しかし、口頭で内定を確認しただけでは、内定者に入社の意思があるか分かりません。そこで、入社承諾書を提出することで、内定者の入社意思を確認するわけです。

また、企業が入社承諾書の提出を求めるもう1つの目的は、内定辞退の防止です。入社承諾書を返送させることは、企業の入社に同意することの証明となります。

入社承諾書に書かれている内容は、企業によって異なります。企業ごとにしっかりと契約内容を確認しましょう。

内定承諾書・入社誓約書と呼ばれることも

企業によっては、入社承諾書を「内定承諾書」「入社誓約書」など、別の言い方をしていることがあります。

名称が異なっても、目的や内容は入社承諾書と変わりはありません。

関連記事
▶︎入社承諾書を出した後でも内定辞退できる？穏便に済ますには

2019年より、入社承諾書などの入社に必要な書類の交付はメール･SNSなどでも可能となりました。書類の場合は紙で、メールやSNSの場合はファイルで必要書類が送付されることになります。

入社承諾書と同じタイミングで送付される書類について見ていきましょう。

参照：
｢労働基準法施⾏規則｣ 改正のお知らせ｜厚生労働省
労働基準法の基礎知識｜厚生労働省

また、入社承諾書の郵送に関するQ&Aも投稿されていましたので、気になる方はぜひご覧ください。

こういう疑問があれば、後になって後悔しないように•••続きを見る

入社承諾書が届いたら、何をどのように書けばよいのでしょうか。

• 労働条件の確認
• フォーマットに従って必要項目を記入
• 添え状を同封する
• 封筒の宛名などを書く
• 期限までに返送しよう

労働条件の確認

まず、入社承諾書が手元に届いたら、書類に記載されている労働条件を確認しましょう。

応募した時の求人の条件や採用面接ですり合わせた条件が、契約内容として正確に反映されているかどうかが重要です。雇用条件の確認を怠ると、トラブルの元になります。

フォーマットに従って必要項目を記入

入社承諾書は、内定者自身がフォーマットを作成して提出するものではありません。企業側が用意した書類に、内定者が必要項目を記入する項目があります。

フォーマットに合わせて、以下の項目などを記載しましょう。

• 記入日
• 住所
• 氏名
• 捺印

住所には、現在住民票に登録されている住所を書きましょう。

入社承諾書は正式な書類です。鉛筆やシャープペンシルではなく、ボールペンや油性ペンなどで書くのがマナーです。
 

保証人欄は3親等以内にする

企業のフォーマットによっては「保証人欄」があります。保証人欄は、本人に直筆で記入してもらう必要があります。

保証人は、成人している3親等以内の人物を選びましょう。3親等以内の人物には、父母・兄弟・祖父母・叔父や叔母などが該当します。

加えて、保証人は独立生計者であることが求められます。独立生計者とは、父母等から別居して独立した収入を得ている人、または既婚者を指します。特に、正社員として働いている人を保証人にする方が、信用性が高まるでしょう。

添え状を同封する

「添え状」とは、ビジネスにおいて書類を送付する際に同封する紙のことです。挨拶や送付物の内容を伝える役割があります。「送り状」や「カバーレター」といった呼び方をすることもあります。

入社承諾書を送付する際、添え状を添付するのはマストではありません。しかし、添え状がないとビジネスマナーがない人だと思われることもあります。同封するほうがベターです。

添え状の詳しい書き方については、記事の下部で説明しています。

封筒の宛名などを書く

入社承諾書は、同封されている返信用封筒に入れて送り返すのが一般的です。

封筒には、「入社承諾書在中」などと記載し、入社承諾書が入っていることが一目でわかるようにしておく必要があります。

「入社承諾書在中」の文字は目立つように赤色で書き、縦書きの場合封筒の左下、横書きなら右下に書くようにしましょう。

封筒が入社承諾書に同封されていない場合、自分で封筒を用意する必要があります。 入社承諾書が3つ折りで折られた状態で届いた場合は、封筒も3つ折りのサイズに合わせ「長形3号」を、折られずに届いた場合は、A4サイズが折らずに入る「角形2号」の大きさの封筒を用意しましょう。

封筒の色は白で、中身が透けない物を選ぶと良いでしょう。

期限までに返送しよう

入社承諾書の提出期限は企業によって異なります。

基本的には1週間〜1ヶ月以内と指定されていることが多いです。提出期限が定められていない場合でも、1週間以内に提出します。

郵送の場合、配送トラブルなどが発生するリスクを踏まえ、期限に余裕を持って投函するようにしましょう。

また、万が一期限に間に合わない場合は、入社承諾書の提出期限を延ばしてもらえる可能性があります。分かった時点で早めに企業に連絡するのがマナーです。

入社承諾書を返送する際は、添え状を同封するのがマナーです。印象の良い書き方についてみていきましょう。

パソコンで作成する際の添え状の書き方

パソコンで添え状を作成する際には、上から下に向かって横書きで書きましょう。宛名は一番左上に書きます。

日付の部分に記入するのは、入社承諾書の発送日です。差出人に関する情報は、日付の下に書きましょう。

以下の画像の形式を参考にしてみてください。

手書きで作成する場合の添え状の書き方

手書きで添え状を作成する場合は、縦書きが一般的です。

数字は漢数字を使い、適度に余白や改行をしましょう。レイアウトにこだわることで、受け手が読みやすくなります。

手書きの場合、宛名は最後に書くようにします。会社名や担当者名を他の文字より少し大きく書くようにしましょう。

以下の形式を参考にしてみてください。
 

添え状のさらに詳しい書き方を知りたい方は以下の記事を参考にしてみてください。

関連記事
▶︎【例文6選】入社承諾書の添え状の書き方のポイントをテンプレートと共に徹底解説

入社承諾書を返送した後、提出先企業の内定を辞退することは可能なのでしょうか。

内定承諾書や入社承諾書に法的効力はない

実は、内定承諾書や入社承諾書には法的効力はありません。そのため、入社承諾書の提出後でも、内定辞退は可能です。

民法267条では、退職の申し入れ期間について、以下のように定めています。

雇用の期間に定めがないときは、解約（＝退職）の申入れから２週間が経過すると雇用契約が終了する。

労働者は企業に対して解約の申入れをした場合、2週間で契約が解消されます。これらのことを踏まえ、入社承諾書の返送後でも、2週間以内であれば何も問題なく内定の自体が可能です。

入社予定日が2週間以内に迫っている場合も、内定辞退はできます。しかし、内定承諾書の返送後の辞退は、企業に大きな迷惑や損害がかかることは頭に入れておきましょう。

参照：労働相談Q&A｜２２．退職の自由

損害賠償金を請求されたケースも

法的効力がないとはいえ、入社承諾書の返送後の内定辞退により、トラブルが起こるケースもあります。

入社の準備には、備品の発注やIT周りのセットアップなど、時間やお金がかかります。新たに人材を採用する活動も行わなければなりません。

入社日が迫ったタイミングで内定辞退をしてしまうと、準備にかかった費用を請求をされる可能性があります。内定者受け入れの準備を進めているタイミングでの内定辞退は、損害賠償が発生する可能性があることを覚えておきましょう。

内定辞退をする場合は電話で

入社承諾書の返送後の内定辞退は、企業に多大な迷惑がかかります。このことからも、内定辞退の連絡は慎重に行う必要があります。

辞退の旨は、メールや電話で伝え、きちんと謝罪をするようにしましょう。連絡を一切せずに、無断で辞退するのは社会人としてのモラルに反します。

関連記事
▶︎入社承諾書を出した後でも内定辞退できる？穏便に済ますには

入社承諾書は、内定後に入社意思の確認として提出を求められる書類です。必要書類を期限までに提出することは、社会人としてのマナーといえます。

また、入社承諾書の提出後の内定辞退は可能です。とはいえ、企業に迷惑がかかるため、マナー違反ではあります。

入社承諾書は、自分が本当に入社したい会社だけに提出するのが、望ましいことに変わりはありません。