二次面接の辞退の仕方｜マナーを守ってメールや電話での断り方

二次面接は、一般的に面接者一人にかける時間が一次面接より長いです。

そのため、採用する側にとって二次面接は重要な面接と言えます。

しかし、二次面接の日が本命の会社の面接日と同じになったなどの場合は、面接を辞退する必要があります。

このように二次面接を辞退するときに守るべきマナーや鉄則について解説していきます。
 

辞退を決めたらできる限り早く辞退の連絡をする

二次面接の辞退を決めたらすぐに連絡する必要があります。

二次面接では、現場の管理職が面接官となる場合が多いです。

その面接官は、面接のために時間を作っているため、会社側のことを考えるとすぐに連絡することは当然のことです。
 

ドタキャンは絶対NG！必ず辞退の連絡をする

当日、連絡なしに面接をキャンセルすることは絶対にしてはいけません。

連絡なしで面接に来ない場合、面接官に対する印象が悪くなるというよりは、面接者に何かあったのではないかと無駄な心配をかけることになります。

万が一、体調不良などで当日キャンセルすることになっても同じ理由で必ず連絡する必要があります。
 

メールで気になる場合は電話で辞退の連絡をする

二次面接の辞退についてメールで連絡することに問題はありません。

しかし、採用担当者が二次面接辞退についてのメールを見ているか分からないと気になる人がいると思います。

どうしても気になる場合は電話で連絡することをおすすめします。

二次面接を辞退して、本命の会社の面接試験を受けることにしましたが、結果は不合格となりました。

この時、本命ではなかったけど、二次面接を受ければよかったと後悔することがあると思います。

このような時、なんとかして二次面接を受けなおすことができないのでしょうか？

二次面接の受けなおしについて解説をしていきます。
 

基本的に再度面接を受けることはできなくなる

二次面接を辞退したあと、再度受けなおすことはできません。

当然ですが、面接を辞退した段階で、採用試験は不合格となります。

あなたが、二次面接を辞退した段階で、二次面接の合格者数を調整している可能性があるため、会社の採用計画に問題が出るとは考えにくいです。

また、採用担当者は業務の時間を割いて面接を行っています。

二次面接を再度行う場合は、面接者一人のために時間や面接会場の調整が必要となり、手間がかかります。

その観点から見ても会社側が二次面接を受けなおしをするメリットはないと思われます。

なお、体調不良などやむを得ない事情で当日面接を受けられなかった場合は、基本的に再度面接を受けることができます。

もし、採用担当者から連絡がない場合は面接の受け直しができるか確認の連絡をしてみるべきです。

先述した通り、二次面接辞退の連絡は電話、メールどちらでも問題はありません。

どちらの方法でも二次面接辞退に対する謝罪が必要となります。

その時に、採用担当者に失礼や迷惑をかけずに連絡しなければいけません。

二次面接の辞退を連絡するときに、マナーとしてどのように連絡するべきかについて詳しく解説致します。
 

前日まではメール、当日の連絡は電話ですべき

二次面接辞退の連絡は、基本的にメールの場合は前日までに、当日連絡する場合は電話で伝える必要があります。

社会人になれば1日1回は必ずメールをチェックするので、二次面接の前日までなら伝えることができると考えられます。

しかし、二次面接の当日採用担当者は、面接を終日行っている可能性があるため、メールチェックができないと思われます。

そのため、面接当日の連絡の場合は、確実に伝えるために電話をする必要があります。

ちなみに、連絡の方法として面接の前日までならメール、当日の連絡は電話と決める必要はありません。

要するに二次面接辞退の連絡を確実にかつ迅速に伝える必要があります。

その点から見ると、面接の前日でもメールではなく、電話で連絡しても良いと考えられます。

二次面接を辞退すること自体、相手に申し訳ない行為となります。

そのため、内定辞退の連絡をメールでする場合、ビジネスマナーを守って、相手に失礼のないように連絡する必要があります。

二次面接辞退の連絡をメールでするときに注意するべきポイントについて紹介します。
 

件名はわかりやすく「面接辞退」

件名は相手にわかりやすいものにする必要があります。

採用担当者は面接の準備など忙しいため、面接者一人一人のメールを全文読んでいる時間はありません。

そのため、メール一覧のメールの件名だけで要件が伝わり、かつそのメールの内容が面接を辞退するという重要な要件であることを伝える必要があります。
 

担当者・自分の名前・辞退の理由・謝罪を述べる

メールの書き方についてもビジネスマナーはあります。

メールで最低限書くべき内容は、担当者・自分の名前・辞退の理由・謝罪文です。メールで記載する順序もこの順番で記載するようにします。
 

最後に自分の連絡先を入れることを忘れずに

メールの最後には自分の連絡先を必ず入れます。

自分の住所、固定電話の電話番号、メールアドレス、携帯の番号を記載します。

面接辞退の連絡について、辞退の理由がきちんと伝えられていない場合や、面接辞退の確認など、採用担当者から本人に連絡をする必要があります。

そのような場合、採用担当者から連絡ができるように連絡先を書く必要があります。

なお、連絡先は個人情報となるため、すべての連絡先を書くことに抵抗があると思います。

連絡先を書く理由は、採用担当者から連絡ができるように伝えておくものです。

そのため最低限、メールアドレスと携帯の番号を伝えるようにします。

電話で二次面接辞退の連絡をする場合も、メールと同様に最低限のビジネスマナーを守る必要があります。

二次面接辞退の連絡を電話でするときに注意するべきポイントについて紹介します。
 

時間帯は始業のすぐ後やお昼休みを避ける

採用担当者は社会人であるため、常識ある時間帯に連絡をする必要があります。

当然ですが、業務時間外やお昼などの休憩時間に電話をかけることはマナー違反となります。

また、早朝の時間帯も極力避ける必要があります。

学生の方にはあまりなじみがないと思いますが、始業のすぐあとは朝礼が行われています。

朝礼は、部署内で必要な情報共有が行われており、1日の業務の中で最も重要な時間となります。そのため、この時間帯の連絡は避ける必要があります。
 

担当者不在の場合は伝言を残すように頼んでおく

二次面接辞退の連絡をした際、担当者が不在であることも考えられます。

その場合は、電話に対応された方に伝言を預かってもらうように頼みます。

採用担当者でない人に直接、面接辞退を伝えにくい場合は、折り返し電話をしてほしいと伝言を残すだけでも大丈夫です。

折り返し電話がかかってきたときに、二次面接辞退の旨を伝えます。
 

電話の場所は雑音や騒音がない静かな場所で

駅や交通量の多いところで連絡をするのは避けるようにします。

相手に時間を取らさないようにするために、伝わりやい静かな場所で連絡しましょう。

また、電波の悪いところで連絡をするのも同様の理由でよくありません。

自宅のように静かでかつ電波の良い場所から二次面接辞退の連絡をする必要があります。

二次面接を辞退するときの注意するべきポイントについて解説してきましたが、いかかでしたでしょうか？この記事をまとめると以下のようになります。

• 二次面接辞退の連絡をするときのマナーについて
• 二次面接辞退の連絡を電話・メールで連絡するときの注意点について

面接官の業務時間を割いて、面接を行っています。

そのため、面接を辞退するときは必ず連絡をする必要があります。

さらに相手に失礼なことをしないように気を付けて連絡をするようにしましょう。

最後まで記事を読んでいただきありがとうございました。