内々定の辞退のメールの正しい送り方を徹底解説致します

内々定の辞退メールの書き方とポイント

内々定の辞退メールを書く時には最低限２つのことを伝えられるように注意します。

1つ目は、内々定をいただけたことに対する感謝です。採用試験を受けたすべての人に内々定を出しているわけではありません。

あなたのことを優秀だと思って内々定を出したわけですから、そのことに対して必ず感謝の分を書きます。

2つ目は、内々定をいただいたにもかかわらず辞退してしまうことに対しての謝罪です。採用活動において、内々定辞退は会社にとって大きな損失になります。

そのため、謝罪の言葉は必ず入れるようにします。

内々定の辞退メールの件名

辞退メールの件名は、読んだだけでメールの内容が伝わるように書きます。

採用担当者は、採用業務以外の仕事をしている可能性があるため、すべてのメールを全文読む時間はありません。

そのため、内々定辞退という重要性がメールの件名でわかるようにします。

内々定の辞退メールの例文

以下に記載してあるのが、内々定辞退するときのメールの例文です。必要な時にはぜひ参考にしてみてください。

〇〇株式会社　人事部　〇〇様

〇〇大学の〇〇と申します。
先日は、内々定のご連絡をいただきありがとうございました。
とてもうれしい連絡ではあったのですが、自身のことを真剣に考えた結果、今回の件に関しては辞退させていただきたくご連絡させていただきました。
自分自身の勝手な判断ではあり、心から申し訳なく思っております。

末筆ではありますが、貴社の益々のご発展をお祈りしています。

内々定辞退の連絡方法には、メールと電話の2つの方法があります。

どちらの方法が良いのかについて解説していきます。

どちらでも良いが出来るなら電話の方が望ましい

連絡方法についてどちらでもよいのであれば電話で連絡をするようにします。

その理由は、内々定辞退の旨をすぐに採用担当者に伝えるためです。

メールの場合、採用担当者やその時の忙しさによってメールを見ていない可能性が考えられます。

そのため、できるだけ電話で連絡することをおすすめします。

メールでも電話でも早めに辞退の連絡をしよう

とにかく内々定辞退の連絡は早めにするようにしましょう。

会社側は、内々定辞退者が出ると欠員が出るため採用活動を再開する必要があります。

しかし、再開が遅れてしまうと人員を確保できない可能性が高くなります。

内々定辞退の連絡が遅れてしまうと相手の会社に迷惑をかける可能性があるので、できるだけ早く連絡をするようにしましょう。

感謝と謝罪は必ずしよう

内々定辞退のメールを書く時と同様に、電話の時にも感謝と謝罪は必ずしましょう。

電話で連絡をするときには、緊張して言うべき内容を言い忘れてしまう可能性があります。

そのため、電話をする前にはいうべきことを整理しておき、練習をしてから電話をする様にしましょう。

ここからは、内々定辞退の連絡をメールだけで済ませたいという人に向けて紹介していきます。

内々定承諾前の辞退に関しては、メールでの辞退でも大丈夫

内々定承諾前の事態に関しては、メールだけの連絡でも大丈夫です。

採用担当者も就活生も内々定と内定を同じ意味で考えている人がいると思います。

そのため、内々定を辞退する場合、すぐにその旨を伝える必要があることから電話で連絡することをすすめました。

しかし、内々定承諾前だと就活生はまだ断ることができます。

そのため、辞退する旨をメールだけで済ませても問題はありません。

電話が気まずいならメールで

内々定辞退の連絡を電話でする場合、相手から圧をかけられる可能性があります。

近年は、企業側もハラスメントに対して敏感になっているためそのような電話対応をする採用担当者は減っています。

しかし、ハラスメントのような対応をする人が全くいないわけではありません。

そのような人と電話をすることが気まずいと感じたらその連絡をメールで済ませましょう。

しかし、会社によっては、メールでの返信ではなく折り返しで電話をしてくる可能性があります。

そのよう場合に対応できるように事前に準備をしておく必要があります。

内々定辞退のメールを送ったにもかかわらず、そのメールに対して返信がない場合があります。

その時の対処方法について紹介します。

再送メールを送る

この場合、再送メールを送りましょう。

返信のメールがない理由として、採用担当者が内々定辞退のメールに気づいていない可能性があります。

それを確認するために再送メールを送ります。

再送メールの例文

ポイントは2つあります。

1つ目は、メールの件名には重要性が分かるように【再送】という言葉を付けましょう。

2つ目は、最初に送った文章と大きく変える必要はありません。

再送メールをツリー状にして、本文は短くし、その下に1度目のメール文を記載するという方法でも大丈夫です。

件名：【再送】内々定辞退について

〇〇株式会社　〇〇様

〇〇大学の〇〇と申します。

先日、内々定辞退について以下のようなメールを遅らせていただいたのですが、ご確認いただけたのでしょうか？

確認の意味を込めまして、再度メールを送らせていただきました。
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〈1度目に送ったメールの内容〉

メール返信がこなくても気にしない

内々定辞退の連絡は非常に重要です。

そのため、その旨がきちんと採用担当者に伝わっているか不安になります。

しかし、メールの返信がなくても気にする必要はありません。

送信したメールを残しておけば、万が一トラブルが起こった時の証拠となります。

内々定辞退について送信したメールは必ず残すようにしましょう。

内々定の辞退をメールで連絡するときのことについて紹介してきましたがいかがでしたでしょうか？

この記事をまとめると以下のようになります。

• 内々定辞退をメールで伝える方法について
• 内々定辞退の連絡をメールで済ますときの例について
• 内々定辞退のメールに返信がない時の対策について

内々定辞退の連絡方法は、メールが一番スタンダードです。

メールにしっかりと内々定辞退の旨が伝わるように丁寧に書くようにしましょう。

最後までご覧いただきありがとうございました。