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【テンプレート付き】社内送付状のポイントをご紹介!

社内送付状について、書き方やルールがわからないという方は多いのではないでしょうか。この記事では社内送付状が必要な状況や、社内で送る送付状の基本的な書き方を詳しく解説します。また、送付状のテンプレートや、社内送付状を送る際に覚えておくべきことをご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

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送付状の役割とは

ビジネスの場で書類を送る時は、送る書類だけでなく、送付状も付ける必要があります。

マナー違反をしないように、送付状はどのような時に、何のために必要なのかを知っておきましょう。


相手に中身を知らせる

送付状の目的は、送る相手に何を送ったのか中身を知らせるためにあります。

どんな書類を何枚送ったのか分かりやすくすることで、受け取る側も迷いなく受領することができます。


送付状を送るのはビジネスマナー

送付状を付けなかった場合、受け取る側としては必要なものを全て受け取れているのか、すぐに確認することができません。

書類なら、どんな書類が何枚なのかを送付状で分かりやすく明記することで、必要なものを全て受け取ったと分かりやすくなります。

送付状が付いていなかったり、送付状に記載する情報が不足していると、相手を困らせることになってしまいます。


送付状があると受け手も助かる

送付状で何を送ったのかを箇条書きで記しておくことで、受け手としても分かりやすくなります。

書類を確認して連絡が必要になった時のために、差出人の連絡先が記載されていると、何かあったときでも安心です。

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社内で書類を送る時に送付状は必要なのか



社内で書類を送る時の送付状について解説します。


社内宛でも送付状は必要

ビジネスで文書を送るときは、たとえ社内の親しい相手宛でも送付状は必要です。

ビジネスでは日々多くの書類を受け取りますので、いつ、誰が何を送ったのか分かるようにしておく必要があるからです。


社外に送るときよりもシンプルでOK

社内宛の場合は、社外宛よりシンプルな送付状で構いません。

送付先の会社名も自分の会社名も不要なので、部署名や所属だけで大丈夫です。

日付と何を送ったのかが明記されていれば、問題ありません。

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社内へ送る送付状の基本的な書き方とは


送付状の基本的な書き方について解説します。


宛名・発信者について

宛名や発信者は、日付の下は左詰めで宛先を、それに続いて右詰めで差出人を記載します。

宛先の会社名や名前を間違えるのは大変失礼になりますので、名刺などを見て間違いの無いように書きましょう。


挨拶文について(拝啓・お疲れ様です等)

挨拶文は、社外宛の場合は拝啓からはじめて、敬具で締めます。

挨拶文は、「ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」など決まり文句を使いましょう。

社内宛の場合は、「お疲れ様です」などフランクな文面でもよいでしょう。


送る書類・物の書き方

送る書類は箇条書きで記載します。

書類名を書き始める前に「記」と書き、書き終わったら「以上」を入れます。

以下のように記載しましょう。



1. 「送る書類名」 ●部
2. 「送る書類名」 ●部

以上

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【状況別】すぐ使える送付状のテンプレート



実際にすぐに使える送付状のテンプレートを紹介します。


書類を送る場合

以下は書類を送る場合の送付状のテンプレートです。

送付状

●●年●●月●●日

●●株式会社
所属部署 氏名

●●株式会社
所属部署名 氏名
電話番号
FAX番号

拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
早速ではございますが、下記のとおりご送付いたしましたので、ご査収いただきますよう、宜しくお願い申し上げます。

敬具



1. 「送る書類名」 ●部
2. 「送る書類名」 ●部

以上


書類以外の物を送る場合

書類以外の物を送るときも、送付状はつけておくのがマナーです。

たとえば、感謝の気持ちを込めて品物を送る場合は、何を送ったかの説明に加えて挨拶文をつけておくようにしましょう。

文面としては以下のようになります。

心ばかりの品ではございますが、私どものヒット商品である●●を送らせていただきます。

ささやかではございますが、ぜひご活用いただければ幸いです。

それでは、貴社の更なるご発展をお祈り申し上げます。

今後とも何卒宜しくお願い申し上げます。


faxで送る場合

faxでビジネスの文書を送る場合も送付状をつけます。

faxの場合は送信状と呼ぶことが多いですが、内容は同じものです。

faxの場合は送信状を1枚目に送り、送信状に何枚送ったかを書いておきます。

そうすることで受信する側も何枚受け取ればよいのかが分かりやすくなります。

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送付状について覚えておきたいこと

送付状を送るときに覚えておくと便利なことをいくつか紹介します。


送付状のテンプレートはネットでも入手できる

ビジネスで使う送付状は一般的な型が決まっていますので、ネットでテンプレートを入手できます。

文章量も多くありませんので、テンプレートをちょっと書き換えるだけですぐに完成させることができます。


親しい仲なら少しアレンジしても良いでしょう

社内でよく知った相手に送るときなど、親しい仲の場合なら、堅苦しくならないように少しアレンジするのもよいでしょう。

送付状の基本はおさえた上で、堅苦しい挨拶文はなしにしてフランクにしても問題ありません。


状況によっては手書きもアリ

社内の親しい相手に送ったり、社外でも親しい間柄の相手に送るなら手書きで作成するのもよいでしょう。

パソコンで作って印刷したものは堅苦しい印象になることもありますので、手書きにすることでフランクな印象になります。

ビジネスの書面ということを忘れずに丁寧な文面にしつつ、手書きで出すのもひとつの方法です。

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まとめ

今回は社内用送付状の基本マナーについて紹介しました。

送付状とはビジネスで何かを送るときに付ける文書で、誰が何を送ったかを簡潔に記載した物のことです。

社外の取引先はもちろん、社内宛の文書でも付けるのがマナーです。

送付状の書き方のマナーを守ることで仕事で関係する人たちからの評価も上がり、信頼関係を築くことができるようになるでしょう。

ぜひ今回の内容を参考にして、好印象につながる送付状を作成してください。

本記事の初回公開日は2019年01月15日です。

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