【社内のメール返信】覚えておきたいマナーや返信方法について

ここでは、社内メールの返信が必要な場合についてご紹介します。

返信が求められたら必ず返信する

まず、当然ですが返信が求められているメールには必ず返信しましょう。

質問の形式の文面であれば、それに対する回答をすることはもちろん、例えば、「打ち合わせの日程についてご希望があればお伝えください」というような文面の場合は、たとえ希望がなくてもその旨を返信する必要があります。

そのほか、相手が回答を欲しているような文面であれば、どんなに簡単な文面でも返信するようにしましょう。
 

相手へのお礼の気持ちを伝えるとき

同僚から「～をやっておきました」という報告を受けたときなど、人から何かをやってもらった場合には、お礼のメールを送るようにしましょう。

当然と言えば当然ですが、忙しいとついつい忘れがちになります。

口頭でお礼を言うという方法もありますが、報告を確認したということをメールとして残すという意味もあります。後でトラブルになるのを防ぐためにも、できるだけお礼メールを送るようにしましょう。
 

日時について確認した旨を伝えるとき

社内メールの中でも、多いのが「承知しました」の一言で済んでしまうような、ミーティングなどのイベントの日時を確認する内容のメールです。

明快な回答を求められているわけでもなく、回覧板のようなメールにもどうするか悩むものです。

基本的には、内容を把握した旨のメールを一言でも返信するようにしましょう。これは、後で言った・言わないの争いになるのを防止できるという利点があるためです。

なお、上司に対しては、目下の人に使う「了解」ではなく「承知」した旨を伝えるようにしましょう。

では、逆に、社内メールへの返信が不要な場合はどんなときでしょうか。
 

お礼に対するお礼は無くても大丈夫

社内でお礼メールを受け取ったとき、さらにそれに対する返信をするか迷いますよね。確かにお礼メールを受け取った段階で用件は済んでいるため、基本的いはお礼メールへのお礼の返信は不要です。

丁寧にお礼メールまで送ってくれた相手に対しては、簡潔な文面でも返信をしておくと、自分の気持ち的にも、また今後の社内の人間関係のためにも、良いと考えられます。

時と場合にもよりますが迷惑にならない程度に、お礼メールにも返信をするようにしましょう。
 

「返信不要」と書かれていたら

「返信不要」と書かれていれば、それを文面通り解釈すれば、返信はいらないということになります。

しかし、「返信不要」は決して「返信するな」ではなく、「返信しなくても良い」という意味です。

実は、「返信してほしいけれども、忙しそうだからいらないと言っておこう」という意味の可能性もあります。したがって、返信すべきかどうかは、メールの内容やその時の自分と相手の状況などから読み取る必要があるのです。

基本的には後でトラブルになるのを防ぐため、簡単な文面でも返信しておくべき場合が多いでしょう。

少なくとも「返信不要」のメールに返信したからと言って、失礼に当たることはありません。迷ったら一言でも返信しておくとよいでしょう。

CCで送られてきたメールは、情報共有の意味合いが強いものが多いです。

したがって、この場合でも、場合によっては確認したという意味の返信をするべきでしょう。ただし、返信する際には、注意が必要です。次のセクションで詳しく解説していきます。
 

TO・CC・BCCで返信を判断する方法

TO・CC・BCCというメールの送信方法の違いで、メールに返信すべきかどうかを判断することもできます。
 

「TO」は返信を求めている

まず「TO」の場合は、特にあなたを宛先に指定して送信しているという意思表示です。

したがって、基本的にはあなたの返信を求めていると考えて良いでしょう。TO（宛先）に複数名表示されている場合もありますが、そのまま返信をしても、他の宛先人に送信されることはありません。
 

「CC・BCC」は確認するだけでOK

次に、「CC」「BCC」の場合はどうでしょうか。この場合には、「TO」の人以外の人にも念のため確認してほしい時に使われます。

したがって、「TO」の人以外は、基本的には確認するだけで大丈夫です。
 

状況によって判断したい

ただし、「CC」のメールであっても、送り主が確認メールを求めている場合がありますので、どの形式で送られてきただけで返信の有無を判断するのは危険です。しっかりと内容を確認して、状況によっては返信をするようにしましょう。

また、「CC」のメールに返信をするときには、通常のメールと同様の操作をしてしまうと、「CC」の人全員に返信してしまう可能性があります。

そのため、返信メールを送る前に、必ず差出人だけに返信するようになっているか注意しましょう。

ここで、社内メールに返信する際の覚えておきたいマナーについてまとめておきましょう。
 

件名の「Re:」は基本的に削除しない

メールの返信ボタンを押すと、ほとんどのメールアプリでは件名の頭に「Re:」と付きますよ。Re:は基本的に削除しないでそのまま返信すればOKです。

そのまま送信してしまうと失礼に当たるということはないですし、メールを受け取った側も一目で何のメールに対する返信か分かるからです。

もっとも、やり取りが長くなると「Re:」の数がとんでもなく増えてしまい、本来の件名が隠れてしまうことがあります。

そういったときはRe:を一つだけ残して横にその数を記して送信すると、すっきりして見やすくなります。
 

引用を活用してわかりやすく伝える

返信先が忙しい人の場合、メールの内容だけを読んでも、何についての返信かすぐに分からない場合があります。

そのようなときには引用をうまく使うと、相手の手間を省いてスムーズなコミュニケーションを取ることができます。

「＞」や「＞＞」というマークを文頭に置いて相手のメールの文面の一部を引用し、その後に自分の回答を記せば、何のことに対する返信か一目でわかるので、活用してみてください。

【返信メールの例文】

件名：Re3:打ち合わせの日程について

本文：
○○　課長

お疲れ様です。
以下、ご質問に回答いたします。

>先日お話ししました打ち合わせの日程について問題なければご返信ください。
→問題ありません。

当日は何卒よろしくお願いいたします。

====================
××部
山田　太郎
====================

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▶︎【社内メールの宛名の作成方法】部署や役職などの宛名の設定方法について解説

メールの送り方に悩む方は大変多いです。そこで、JobQに寄せられたメールに関連する質問を紹介していきます。
 

メールを返信する上でのマナーとは？

JobQに以下のような質問がありましたので、紹介させていただきます。

メールを返信する上での社会人としてのマナーは何ですか？

メールを返信する上での社会人としてマナーは何ですか。

時間帯を配慮しつつ、即レスで返信するのはあまりにも難しいのでは？？と感じてます。

メールは送りたいときに送って、読みたいときに読むというツールですので時間は気にしなくて良いと思いますよ。

緊急度に合わせて…続きを見る

文面が丁寧なら特に何も考えずに送ればいいです。

以前にお世話になったとかなら、先日はありがとうございました、とか気持ちを伝える言葉を加えたりした方が良いですが、基本は…続きを見る

やはり丁寧に、そして出来るだけ早く返信することが、一番大切なことなのではないでしょうか。

社内メールでの疑問について

他にも、JobQに以下のような質問がありましたので、紹介させていただきます。

社内メールで様を使うことに違和感を感じるのですが、いかがですか？

先日より、新規転職先で働き始めているものです。

今の会社に入社して驚いたことなのですが、社内の人にメールを送る際の宛名に〇〇様というような挨拶をしてからメールをすることになっています。

社内メールで「様」を使うことに非常に違和感を感じるのですが、皆さんの会社はいかがでしょうか。元の会社では「さん」で送っていました。

今の会社は、同じ部署の同僚でも様を使っています。皆様の会社ではいかがですか。

こんにちは。

私の会社でも同僚に「様」を付けます。

付ける理由は会社毎に異なるかと思いますが、
私の会社では以下の理由で付けてます。

・言葉遣い・メール様式を…続きを見る

会社の雰囲気や規模によって、メールの扱いは大きく変わってくるようです。

今回は、社内メールに返信が必要かどうかについて解説してきました。

メールも結局はコミュニケーションの方法の一つですので、相手方のことを考えて、返信が必要かどうかを考えることが大切です。

この記事を読んだ上で、状況によって返信の要否を判断できるようになりましょう。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。