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【電話で選考辞退】正しい伝え方やマナーを詳しくご紹介致します

就職活動や転職活動で採用をいただいた企業を辞退しようと思った場合の電話での伝え方をご存知でしょうか。この記事ではメールと電話はどちらが選考辞退に望ましいのかや、電話で選考辞退を伝えるときのマナーをご紹介致します。選考辞退の電話が繋がらない時の対処方法も解説致しますので、ぜひ参考してください。

【メール?電話?】選考辞退はどちらが良い?

複数の企業から内定をもらっていて、選考辞退の連絡を企業にしなければならない場合、メールか電話、どちらで連絡をした方が良いのでしょうか。


メールで伝えた方が良いケース

基本的には、選考辞退の連絡はメールで構いません。

ただし、メールの場合、人事担当者がチェックするタイミングによっては行き違いが生じてしまう可能性があります。

そのため、気になる方は電話で伝えるべきでしょう。

また、後述もしますが、電話で伝えたいのに電話がどうしてもつながらない場合には、後で改めて電話をするとしても、メールでも併せて伝えておくと確実です


電話で伝えた方が良いケース

逆に、電話で伝えた方が良いケースもあります。

メールで伝えることが社会人としてのマナーに反する場合には電話で伝えた方が良いと言えます。

これについては、具体的に詳しく次のセクションで解説していきます。

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電話で選考辞退を伝えるときとは?


では、メールではなく電話で選考辞退を伝えるべき場合について、解説していきます。


面接日が近いとき

まず、面接日の前日や当日に選考辞退を伝える場合、電話で連絡しましょう。

メールで選考辞退を伝えても、面接の準備等で忙しく、読まれない可能性があるからです。

常識的に考えても、急に面接に欠席をするのですから、電話で伝えるのが当然ですよね。


最終面接まで進んだとき

例えば、最終面接まで進んだけれども、別の企業の内定が決まって、そちらへの就職を希望する場合も電話で伝えましょう。

この場合、企業側も最終面接に至るまでコストや時間をかけてくれているわけですから、礼儀として、メールではなく口頭で伝えるのがマナーといえます。

心情的には非常に言い出しづらい状況ではありますが、伝えない方がむしろ礼儀に反するので、しっかり電話で辞退を伝えましょう。

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電話で選考辞退を伝えるときのマナー


次に、電話で選考辞退を伝えるときのマナーについて解説していきます。


電話をするタイミングについて

まず、気を付けるべきなのは、電話をするタイミングです。

避けるべき時間帯は、始業時刻の直後や、昼休みの前後です。

これらの時間帯は、人がいなかったり、人の入れ替えが激しかったりするので極力避けましょう。


電話の内容について

電話を掛けたら、担当者につないでもらい、面接の日時の取り決めがあればそれと名前を伝えます。

そして、伝えるべき内容は大きく2つで、1つは選考辞退をするという旨、もう1つは面接等をしてくれたことへのお礼と辞退についてのお詫びです。

自分の言葉で、丁寧に伝えましょう。

選考辞退の理由に関しては、後で詳しく解説します。


お礼とお詫びについて

お礼とお詫びについては、辞退するのは当然の権利なのだから、別にいらないのではないか、と思われる方もいるかもしれません。

しかし、やはり選考というのは時間とコスト、そして手間がかかるものです。

自分の選考にたくさんの人が関わってくれているのですから、それを断る際にはやはり誠意をもって伝えるというのが社会人としてのマナーなのではないでしょうか。

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電話で選考辞退の理由の伝え方


選考辞退の理由については、個人的な理由ですし、伝えなければならないのか気になりますよね。

また、伝えるとしてもストレートに伝えて良いものか迷うこともあると思います。

そこで、ここでは理由を聞かれた場合と聞かれなかった場合のそれぞれについて、伝えるか否かを含め、解説していきます。


選考辞退の理由を聞かれた場合

選考辞退の理由を聞かれた場合、答えないというのはやはり失礼ですので、何らかの理由を答える必要があります。

基本的には、「一身上の都合により」や「諸般の事情から」というように、ぼかして答えれば角が立ちません。

それが嫌だという方や、どうしても理由が知りたいという風に繰り返し尋ねられた場合には、正直に「他社からの内定がもらえたので」というように答えてしまっても、企業側も覚悟はしていますし、誰が聞いても正当な理由ですから、問題ありません。

ただし、例えば、面接官の態度が良くなかった、とか会社の雰囲気があまりよく感じなかったなど、企業側の担当者の気分を害するような理由の場合は、たとえそれが本当であっても、トラブルのもととなります。

そういった場合には、前述のようにぼかすか、他の表向き理由を用意しておくと良いです。


選考辞退の理由を聞かれなかった場合

これに対して、選考辞退の理由を特に聞かれなかった場合はどうでしょう。

選考辞退の理由を聞かれなかった場合は、こちらからあえて答える必要はありません。

こちらとしても理由は言いづらいことですし、企業側もだいたい想像はついているところだと思いますので、淡々と辞退する旨を伝えて失礼しましょう。

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選考辞退の電話がつながらないときの対処法


電話で選考辞退を伝えたくても、どうしてもつながらないときもあります。

そんなときにはどうすれば良いのでしょうか。


担当者が不在のとき

会社には電話がつながっても、担当者が不在の場合や、忙しくて対応できないと伝えられることもあります。

そのような場合、まず相手が都合のつく時間帯を尋ね、その時間帯に改めて連絡する旨を伝えましょう。

都合の良い時間帯が分からないと言われた場合や、時間が切迫している場合には、伝言を頼むと良いでしょう。

この場合も、担当者の方に伝える場合と同様に、丁寧に選考辞退を伝えることを忘れないでください。


メールと併せて伝える

企業の人事担当者は、採用の時期はどうしても忙しくなります。

電話を何度かけても話し中で出てすらもらえないということもあります。

そういった場合には、時間をずらして改めて電話をかけるとともに、選考辞退のメールも併せて送っておくと良いでしょう。

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まとめ

今回は、選考辞退の伝え方について解説してきました。

選考の最終段階まで行ったにもかかわらず辞退の連絡をしなければならないのは、必要なこととはいえ心苦しいことでもあります。

選考辞退を電話で伝える場合は、ぜひ参考にしてください。

本記事の初回公開日は2019年01月31日です。

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