【社内メール】書き出しはどんなメッセージが良い？ポイントをご紹介

新入社員が上司や先輩にメールを送るシーンはは頻繁にあります。

社内メールの書き方は社会人であるならば最低限のことを知っておくことが大切です。まずは社内メールに必要な「件名」「宛名」「冒頭文」の3項目について紹介します。

「件名」はコンパクトに

「件名」とは、メールの本文とは別に書くもので、メールを受信したときのメールボックスに表示される部分のことです。

つまり、メールボックスを見ただけでメールの内容がわかるような「件名」を書く必要があります。しかし、長すぎると伝わらないためできるだけコンパクトに書くようにしましょう。 

送り先を書く「宛名」

メールの本文で一番最初に書くのが「宛名」です。

詳細については後ほど述べますが、送信する人数や相手の肩書によって「宛名」の書き方を変える必要があります。

「冒頭文」で挨拶をする

「宛名」の次に各内容が「冒頭文」です。

基本的には、車内の場合「お疲れ様です。」と書きます。

なお、社外の取引先の人にメールをする場合は「お世話になっております。」と冒頭文を書きます。

社内メールの書き出しに必要な3つの要素のうち「宛名」について詳しく見ていきましょう。

メールを出す相手や人数によって、大きく2つの書き方に分けられます。1つは「肩書」を用いた宛名で、もう1つは「各位」という言葉を使った宛名になります。

「肩書」を書く場合

基本的には、個人名＋役職名を記載します。

例えば、〇〇課長や〇〇部長のように書きます。役職がない人には、所属部署＋個人名＋様と書くのが無難です。

例えば、〇〇課　〇〇様のように書きます。このときに注意するべきことは、役職名＋様（殿）という書き方はマナー違反になります。

理由は、この表現が二重敬語となり、間違った使い方になるからです。
 

「各位」と書く場合

各位と書く時は、メールの宛先が複数人の時に使います。

特に送り先がある部署だけの場合は、〇〇部　各位という表現も使うことができます。丁寧さを重視するあまり二重敬語にならないように注意が必要です。
 

「冒頭文」で挨拶をする

先に紹介したような「宛名」を書いた後は、「冒頭文」を書きます。

「冒頭文」の書き方については後ほど詳しく紹介しますが、基本的には相手にかかわらず、社内の人間であれば「お疲れ様です。」という文章で問題はありません。

「宛名」の書き方については先ほど紹介しましたが、ここではさらに具体的に紹介していきます。

この記事では目上の人への社内メールを書くときの書き方について上司に送る場合、役員に送る場合、そのほか肩書のない人に送る場合の3つの場合に分けて紹介します。
 

上司に送る場合のポイント

「宛名」は、〇〇課長や〇〇部長のように書きましょう。

なお、二重敬語にならないように気を付けましょう。「冒頭文」は、「お疲れ様です。」という書き出しが無難です。
 

役員に送る場合のポイント

役員に社内メールを送る場合も基本的に上司に送るときと同じで問題はありません。

「宛名」については、〇〇専務や〇〇取締役というように書きましょう。特に役員に送る社内メールの場合、丁寧に書かないとと思いすぎて二重敬語を使ってしまう人が多いようです。

メールを送る前には二重敬語を使っていないか確認を必ずしましょう。

「冒頭文」も「お疲れ様です。」という書き方で問題はありません。しかし、役員は多忙であることが予想されるため、最後までメールを読まない可能性があります。そのため、冒頭文に差出人の名前を入れておきましょう。
 

「～様、～さん」と書く場合

肩書のない人に社内メールを送る場合は、〇〇様もしくは〇〇さんと書きます。

特に面識のない目上の人に対しては〇〇様と書き、後輩や部下などの目下には〇〇さん、〇〇さまと書くようにしましょう。

実際に、上司へメールを送る際の宛名について、JobQ上に質問が投稿されています。

上司へ社内メールを送る時の宛名についてのマナーを教えてください
 

社内メールのビジネスマナーについて質問です。これから、上司と一緒に仕事していく事になり、頻繁にメールのやり取りをしながら仕事を進めていかなくてはいけません。

そこで質問なのですが、課長や部長へメールを送る時は、宛名はどのように設定するべきでしょうか？

名前で送るのか、役職名で送るのか、よく分かりません。ご回答お願いします。

●●部長または部長 ●●様 で。あとは、…続きを見る

次は、社内メールの「冒頭文」の書き方について紹介します。

「お疲れ様です」が一般的

先ほどまで紹介してきた通り、「お疲れ様です。」という言葉が一般的です。

目上の人だけでなく目下の人にも使える冒頭文です。
 

会社によってルールが異なる場合も

会社によってルールが異なる場合もあります。

例えば、朝の時間帯にメールを送信する場合は、冒頭文に「おはようございます。」と書く場合があります。

また、時間の遅い場合には「夜分にメール失礼します。」と書く場合もあります。

このようなことがルール化されている会社もあるので自分に送られてくる社内メールや周りの人に確認するようにしましょう。
 

いきなり本題を書く会社もある

会社のルールによっては、いきなり本題を書く会社もあります。

このルールは、社長や役員の人たちの考えで決まるルールです。

社長や役員になるとこなす必要のある業務はたくさんあり、メールもたくさん送られてきます。しかし、送られてくるたくさんのメールに「お疲れ様です。」という文言が続くと時間がないのにとイライラする社長や役員がいるようです。

このような会社だと社内メールでいきなり本題を書かないといけないルールができていると思います。たくさんの社内メールを見て、適応できるようにしましょう。

最後に良い社内メールを書くコツについて紹介します。

この記事では、情報は最低限にする、読み手の負担にならないようにする、ほかの人の良い部分をマネするの3つを紹介します。
 

情報は必要最低限にする

社内メールで書く情報は必要最低限にしましょう。

社内メールでは、情報共有という意味でできるだけ多くの情報を1回のメールで伝える必要があります。

しかし、メールの送信先の相手が目上であるほど忙しいため、メールを全文読んでいる暇がないと考えられます。

そのため、概要を箇条書きするなど情報を必要最低限にする工夫が必要となります。

読み手の負担にならないようにする

良い社内メールと思われるには読み手の負担にならないような工夫も必要となります。

この理由も先ほどと同じでメールを読む相手が全文を読んでくれるほど暇がない可能性があります。

この方法についても文章量を減らすなどの工夫が必要となります。 

他者の社内メールの良いところを真似してみる

最後は、ほかの人の社内メールの良いところを真似してみるです。

目上の人あてのメールでccであなたに送られてきたメールは必ず確認をしましょう。目上の人に気を使って様々な工夫をしていると思われます。

どこか真似ができる部分がないかという目線でメールを確認してみましょう。

社内の人に送るメールの書き出しは「お疲れ様です」でOKです。目上の人にも同僚や後輩にも使えます。

上司や役員にメールを送る際は二重敬語にならないよう注意しましょう。

読み手のことを考えたわかりやすい件名や、簡潔な本文も重要です。