【採用通知を電話でする】上手な伝え方を例文付きでご紹介

採用通知の電話に対する返事の仕方とは

企業から、採用通知の電話を受けた後は、どのような返事をすればよいのか皆さん知っていますか。

まず、採用通知の電話を受けた場合の返事には、下記のようなケースがあります。

• 内定を受け入れる場合
• 内定を辞退する場合
• 内定への返事を待ってもらう場合

内定を受け入れる場合の、返事のポイントは、採用通知をしてくれた、企業担当者に対して連絡してくれたことに対してのお礼を言うこと。

また、内定を喜んでいることを、声のトーンなどで相手に伝えることなどになります。

内定を辞退する場合の返事は、採用通知をしてくれたのに、辞退することへのお詫びをする。

また、相手が理解できるように、辞退する理由を明確に伝えることが好ましいでしょう。

さらに、もし、別の企業への内定が決まっている場合は、決して内定している企業名は言わないことなどがポイントになります。

内定への返事を待ってもらう場合のポイントは、内定を受け入れる場合・内定を辞退する場合と同じように、まずは、採用通知をしてくれた、企業担当者に対して、連絡してくれたことに対してのお礼を言うこと。

また、返事を待ってもらうわけだから、いつまでといったように、返事を持ってもらう期間を明確に伝えること。

また、なぜ、即答できないで、返事を待つ必要があるのかと、いった問には、他社の採用可否の結果を待ちと、伝えても問題はありませんが、くれぐれも、採用通知してくれた企業から、変な印象がもたれない対応をすること。

採用通知の電話の例文とは

ここで、採用通知の電話の例文と、内定を受け入れる場合・内定を辞退する場合・内定への返事を待ってもらう場合の例文について紹介します。

採用通知の電話の例文

「株式会社××の○○と申します」と「このたび当社の採用選考にご応募いただきまして、誠に有難うございました」と、いったような部分は共通なので、その部分は省いた例文を紹介します。

厳選なる審査の結果、○○様を当社の社員として採用することに決定いたしました。
社内で書類選考の結果、ぜひ次のステップに進んでいただきたくご連絡をしました。

内定を受け入れる場合の例文

内定を頂きました××と申します。内定とのご連絡を頂きありがとうございます。ぜひとも御社に入社させていただきたいと考えておりますので、どうかよろしくお願いします。

内定を辞退する場合の例文は

この度、内定を頂きました××と申します。内定のご連絡を頂いたのですが、大変恐縮ではございますが、内定を辞退させていただきたいと思います。採用の判断となる面接などに時間を頂いておりましたのに、大変申し訳ございません。

内定への返事を待ってもらう場合の例文

内定のご連絡をいただきました○○と申します。この度は内定の連絡ありがとうございました。すぐにでも、内定を受けるといった返事をすべきところですが、大変恐縮ながら、×月×日まで返事をお待ち頂くことは可能でしょうか。

採用通知の電話の受け方は、内定を受け入れる場合・内定を辞退する場合・内定への返事を待ってもらう場合などケースによって違ってきます。

内定を承諾する場合は、採用してくれる企業の入社後に、いい印象を与えるために、元気な声で、はきはきとした電話の受け答えすることが大事です。

内定を辞退する場合は、採用してくれる企業に対して、大変申し訳ないという気持ちが伝わるような電話の受け答えすることが大事です。

内定への返事を待ってもらう場合は、内定の返事を待ってもらうのは、採用通知をもらった企業のせいではなく、あくまでも、こちらの事情であることを、理解してもらえる電話の受け答えすることが大事になってきます。

採用連絡の電話例について

採用するといったことを、応募した人に、伝える採用連絡の言葉は、企業によって少し違いはあります。

しかし、応募した人に、連絡する電話の仕方のポイントは同じで、以下のようになります。

• 応募者に、はっきり分かるように企業名を告げること
  例としては「株式会社○○の人事担当の△△です。」などになります。
   
• 電話した時に、応募者が電話を続けても問題ないかと尋ねること
  例えば、ただ今お時間よろしいでしょうか。このまま電話を続けてよろしいでしょうか
   
• 応募してくれたことに対して感謝の気持ちを伝えること
  例文としては「この度は、当社の採用選考にお越しくださいましてありがとうございました。」「この度は、当社を希望していただき、ありがとうございました」などになります。
   
• 採用するといったこと伝えること
  例文には、「厳選なる審査の結果、◎◎さまを正社員として採用することになりました」など。

内定通知の電話の答え方とは

内定通知は、応募の際に、企業に提出した、書類選考で合格して、採用を決める最終的な面接でも、合格した場合に、採用の内定を応募者に伝えるための通知です。

電話による内定通知の応対のポイントは、以下のようになります。

• 相手に対して内定通知を喜んでいることを伝えるために、明るさと元気のある声で答えること
   
• 内定通知で、即採用が決まったわけではなく、その後いくつかの手続きが必要となるためメモを用意すること
   
• 内定後の手続きや行動などのスケジュールをしっかり確認すること

などの対応が必要です。

内定電話を保留にするには

内定電話を保留する件は、採用通知の電話に対する返事の仕方の項目でも、少し触れました。

ここでは、その件について、少し詳しく説明します。内定通知をもらっても、入社するか、しないかと、いった意思決定をするまで待ってもらうことができます。

そのことを「内定保留」と言います。

内定保留する時に注意するポイントとして、内定保留は、企業にしてみれば、うちの会社に入社する志望度が低いと思われ、最悪の場合は、内定取り消しになる可能性もあるので、以下の点をしっかり伝えることが大事になります。

• 内定保留する理由を明確に伝えること
• 意思決定をいつまですると、いった期間を明確に伝えること

また、内定電話を保留することは、採用してもらうか、採用してもらわないかと、曖昧な意思を伝えることになり、企業が、他の応募者が採用と、いったリスクがあることみ理解しておく必要があります。

ここでは、採用通知の電話が、かかってくる日数と時間帯について説明します。

就活に関する電話がかかってくる時間とは

就活のための面接を受けた後に、大変待ち遠しいのが、合格したのか、不合格なのかといった面接の結果が、企業から知らせる電話です。

一般的な企業の始業時間が、午前8:30分から9時くらいになっています。

そのため、人事担当者が、面接結果の電話をかけられるのが、自分の日常の事務的な仕事を終えて、面接結果をしっかり確認した後の早くても、午前9:30以降、確認などに時間を取られれば、午前10:00くらいが考えられます。

ですので、面接結果の電話は、午前9:30から午前10:00の間にかかってくることが多くなります。

内定の連絡が来るのは夜なのか

採用通知の電話の時間帯は、面接を受けた日から、2～3日後の午前中が、一般的です。

しかし、企業の事情により、時間帯が異なることもあります。

例えば、企業が人員不足で、早く、採用を決めたい場合は、面接が終わった日の夕方、または、夜に採用通知の電話がかかってくることもあります。

ここで、採用通知の電話のかかってくる日数と時間帯を整理すると、一般的な場合は、面接を受けた日から2～3日後の午前中の9:30から10:00の間で、早い場合は、面接を受けた日の夜、遅い場合は、面接を受けた日から1週間以内となり、大企業など、採用する人数が多くいる場合は、面接を受けた日から1週間以上かかることもあることも覚えておきましょう。

面接の連絡が来ないのは不採用なの

前項でも少し、触れましたが、もし、面接を受けた日から1週間が過ぎ、それでも、面接の合格・不合格の連絡が、なければ、応募した企業の人事担当者に確認するようにしましょう。

面接の結果、不合格と判断しましたと、いったような不採用の電話がかかってきた場合は、不合格になったことでショックでしょうが、感情を抑えて、対応をすることが必要です。

「わかりました」の後に、「どうもありがとうございました」といったような感謝をあらわす言葉で締めるようにしましょう。

不採用だと電話が来ないのか

面接を受けた日から1週間が過ぎ、10日ほどになっても、面接を受けた、企業の人事担当者から、電話が来ない時は、他項でもお話しましたが、企業の人事担当者に確認をしましょう。

大企業で、多くの人員を募集している場合は、企業の人事担当者が、電話を忘れていることも考えられるので、まずは、恐縮がらずに、電話で確認することが大事です。

また、企業によっては、採用する時には、電話通知するといったことを、事前に決め、そのことを応募した人に、告げている場合もあるので、よく確認したのちに、連絡をするに注意が必要です。

不採用通知の電話はいつかかってくるのか

採用であれ、不採用であれ、企業の人事担当者からかかっている通知の電話は、基本的には同じで、面接を受けた日から2～3日後の午前中の9:30から10:00の間・面接を受けた日の夜・面接を受けた日から1週間以内でしょう。

不採用連絡の電話で理由を聞いてもいいのか

企業にもよっても違いますが、不採用連絡の電話で理由を聞いても特に問題はありません。しかし、企業は、形式的な言葉しか使わず、本当の理由は、わからないと思われます。

ただ、注意すべき点は、感情的にならないことです。

転職エージェントから選考結果の連絡が電話であると不採用ですか？

いま現時点の選考結果のご連絡ですが、転職エージェントを通して応募し、面接を受け結果を待っていたと仮定します。その時に電話でのご連絡があった場合、どのような結果が待ち受けてる可能性があるのでしょうか。

基本はメールでの連絡になりますが私の経験では…続きを見る

このような回答をいただきました。

不採用だと電話で連絡が来るわけではないようです。転職エージェント経由で連絡学する場合にはぜひ参考にしてください。

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▶︎【採用を取り消しにする場合】取り消せる条件や事例をご紹介

アルバイトであれ、一般的な就職であれ、不採用の通知電話に対応する方法は同じです。

また、アルバイトと一般的な就職では、採用する基準が少し違います。

アルバイトの場合は、シフトといって、週に何回勤務できるかをかなり、優先する傾向にあるので、決して能力などが劣ると思う必要はありません。

気持ちが落ち込んでいる人もいると思いますが、気持ちを切り替えて下記のような対応が必要です。

不採用の連絡を了解しました、あるいは承知いたしましたと、いった不採用を受け止めたことを伝える。

そして、最後に連絡をしてくれたことに対しての感謝の気持ちを伝えることです。

不採用の連絡を伝える文例とは

不採用の連絡を伝える文例としては以下のようなフレーズを使います。

××様の応募書類をもとに社内で慎重に検討しました結果、誠に残念ですが、今回はご期待に添えない結果となりました。

このような結果をお伝えすることになってしまい大変残念ですが、ご理解いただけるようにお願い致します。
 

不採用通知がメールで来た場合について

不採用通知がメールで来た場合の対応は、基本的には電話の通知と同じです。

違う点としては、電話では、伝わりにくいことも、メールなら、しっかり伝えることができることです。

以上のように、採用通知の電話についての悩みや疑問を解消するための情報をお届けしてきましたが、いかがだったでしょうか。

採用通知は嬉しいものですが、不採用通知は、あまりもらいたくない通知ですね。

今回の情報を参考に、採用通知をもらった場合は、嬉しさをあらわすように、また不採用通知の場合は、感情を抑えて節度ある対応をするようにしましょう。