【採用の断り方】正社員で気まずいあなたへ！電話やメール別の注意点や例文

採用を断る際に、頭に入れておくべきポイントは何でしょうか。

内定を断るのは本当に気が引けることです。電話をかけるのも勇気がいるでしょう。

断りの連絡を入れないのはマナー違反

電話しづらいからといって、断りの連絡を入れないのはマナー違反です。連絡を入れない間にも、企業内での採用準備は進んでいます。

受入部署でのパソコン、机などの備品購入や教育担当者のスケジュール調整などお金が絡むものもあります。

内定をくださった企業に対し、誠意をもって対応しましょう。

丁寧に断れば好印象

丁寧に断ると好印象につながる場合もあります。

内定を辞退した企業と就職先の企業が取引関係にあった場合、好印象を持ってもらうことは今後にも役立ちます。

逆に印象が悪化すると、今後の社会人生活に影響が出る恐れがあります。

謝意を示し、丁寧に断りを入れてください。

採用を断る時期は？

前述の通り内定が出た直後から、準備は進んでいます。

そのため、内定辞退をする際は、辞退を決意してからなるべく早い段階で連絡を入れるのが良いでしょう。

しかしながら、辞退の取消しはできませんので、辞退の際は十分に検討してください。

正社員でもアルバイトでも、「謝意を示しつつ丁寧に断る」ことは常識です。

正社員にはより「丁寧さ」が求められます。

正社員の場合の注意点

正社員の場合は、電話で辞退の連絡をしたあとに手紙を出すことがあります。

多くの企業は面接や会社説明会を何度も行うなど、採用に時間とお金をかけています。

辞退することでそのコストが無駄になるわけですので、謝罪の気持ちを電話で伝えきれない思った場合は、手紙を出すことも可能です。

アルバイトの場合の注意点

アルバイトの場合は、採用担当者のメールアドレスを知らない場合が多いでしょう。よって、電話がつながらない場合、内定辞退を伝える方法がありません。

「電話したのに全くつながらない」ということを避けるため、あらかじめ面接時に電話がつながりやすい時間帯を聞くとスムーズです。

飲食店であれば、ランチタイム・ディナータイムの連絡を避けるのが常識です。

就職や転職活動をしていると、複数の企業から合格内定通知を頂き、どうしても辞退しなければならない場面もあるでしょう。

「どうせ断る企業だから」と、辞退の連絡を雑に行っていませんか？

しかし、内定辞退の際に怒らせてしまった企業が、未来の取引先となることもあり得ます。

採用を断る際の電話で気をつけることやマナー

怒らせたくないからといって「採用辞退の連絡をしない」のは好ましくありません。

内定を辞退する際には基本的に「電話」です。

その際には

• できるだけ早く連絡をする
• 営業時間の開始直後と終了直前及び昼休みを避けて連絡する
• 内定を頂いた感謝を伝える
• 内定を辞退することの申し訳なさを手短に伝える

ということがポイントです。

以下が電話で内定を断る場合の例文です。ご参考ください。

採用を断る際の電話での伝え方・例文

お世話になっています。
先日内定の通知をいただきました田中○○です。
採用担当の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変申し上げにくいのですが、色々と考えました結果、内定を辞退させていただきたいと思いお電話いたしました。

本来ならば直接お詫びに伺うべきですが、取り急ぎお電話で連絡いたしました。
大変ご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。
どうぞよろしくお願いいたします。

関連記事：【転職の内定辞退】良い断り方の例と気をつけるべきことを解説

では、電話をして担当者が不在の場合はどうすべきでしょうか。

この場合はまずメールで辞退を伝え、その後改めて電話で謝罪をしましょう。

では、メールを送る際に気を付けることやマナーなどはあるのでしょうか。

採用を断る際のメールで気をつけることやマナー

メールで採用を断る場合にはマナーとして「誤字脱字をしない」「簡潔でわかりやすい文章」という点を心がけましょう。

また「本来電話で連絡すべきところメールでのご連絡となる申し訳ない」「内定を辞退することになり、申し訳なく感じている」ということを付け加えましょう。

メールは電話と違って何度も読み返せますから、一度書いてみたら時間をおいてもう一度見直してから送付すると良いでしょう。

採用を断る際のメールの例文

○○コーポレーション
人事部 採用担当　〇〇様

○○大学の田中●子です。
先日は、内定のご連絡をいただきましてありがとうございました。
誠に恐縮ではありますが、今回は内定を辞退させていただきたくご連絡を差しあげました。

内定をいただいた後に、貴社でのお仕事内容や、私が貴社に対する貢献ができるかなど自分の可能性について考えた末、この度の辞退させていただくことにいたしました。

本来ならば、直接お伺いしてお詫び申し上げなければならないところを、メールでのご連絡となりますことをご了承頂きたく、お願い申しあげます。これまでのお心配りに大変感謝しております。

最後になりますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
今後、何かの縁でお会いすることがありましたら、何卒よろしくお願いいたします。

●●大学XX学部文学科4年
田中 ○子
〒XXX-XXXX
東京都××区××1-2-3
tel：080-0000-0000
mail：XXXXXXXXXXX@Mmail.com

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内定が出た後に内定承諾書を提出したものの、後から志望度の高い企業から内定が出てしまい慌ててしまうこともあるでしょう。

内定を承諾した後でも断ることはできるのでしょうか。

内定を断ることは可能

結果から言うと、可能です。内定承諾書には法的な拘束力がないからです。「これまでかかった費用を払え！」といわれるかもしれませんが、そのような義務はありません。

しかしながら、内定を承諾した後に断る場合には辞退の理由を詳細に聞かれたりするかもしれません。正直に答えても問題はないでしょうが、もし答えたくない場合は「そちらに関してはお答え致しかねます。申し訳ありません。」と伝えても、大丈夫です。

謝罪の手紙を送るとベター

内定承諾後に内定を断られてしまうのは、企業にとって大きなダメージです。

電話だけでなく、謝罪の手紙を送ると、より丁寧さが伝わってよいでしょう。

一度は縁のあった企業です。できれば手書きで、読みやすく丁寧な文字で手紙を書くと好印象ですが、「字に自信がない」という人はパソコンで作ったものでも構いません。

謝罪の気持ちと、これまで時間を割いて採用してくださったお礼をしたためましょう。

JobQに、内定承諾後に辞退することは可能かどうかといった質問が投稿されています。併せて見てみましょう。

内定承諾後に内定を辞退することってできますか？

転職活動中のものです。

すでに、一社からないていを頂いており、序盤に一社内定を頂いものの次の会社から内定をいただくことができず、最初に内定を頂いた会社に対して内定を承諾をしました。

しかし、その後に内定を一社更にいただくことができ、更にその会社のほうが魅力的な待遇でした。

自分としては二番目に内定を頂いた会社へ転職をしたいと考えているのですが、内定承諾をしてしまった後に内定辞退はすることができるのでしょうか。

教えてください。

内定承諾書に法的な効力はありません。

法的な効力を持たせてしまうと職業選択の自由に反してしまうのです。

しかしながら、…続きを見る

関連記事：二次面接の辞退の仕方｜マナーを守ってメールや電話での断り方

内定辞退は非常に気まずいことです。

しかしながら、やり辛いことこそ早急に対応するのが社会人としての第一歩です。

ぜひ、社会人へのスキル磨きと思って、謝罪のスキルを勉強してください。

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