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【会社を休む時のメール】正しい伝え方を例文付きでご紹介

皆さんはどのような理由で会社を休みますか?どうしても会社に行くことができない場合は、やはり休むという手段を取るのが正解です。とは言え、会社を休むと行っても、理由や伝達手段などに様々な問題があります。そこで今回は、メールで会社を休むことを伝える場合の例文を用いながら、会社を休む方法を解説していきます。

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会社を休むときの理由について

体調不良で会社を休むときは

もし、体調不良で会社を休むときは、電話なり、メールなりで、どんな連絡の仕方をしていますか。電話の場合は、体調不良で会社を休むと、連絡すると、どこが悪いのかと、身体のどこが不良なのか、必ず聞かれます。

体調不良で、会社を休むとメールで連絡した場合は、電話のように、詳しく聞くことができないので、あまり詳しく聞かれたくない人は、会社を休むときには、メールで連絡をする人が多くいます。


頭痛や腹痛でも会社を休めるか

では、会社を休む理由とはどのような症状があるのでしょうか。また、会社を休むことが許されない理由にはどのようなものがあるのでしょうか。

会社を休むことが許されない理由には、下記のようなものがあります。

  • 頭痛
  • 腹痛
  • 二日酔い

まず、頭痛に関しては、ほとんどの人が経験しているものです。そのため、特別な病気として認められにくいためです。しかし、頭痛にもさまざまな種類があります。どうしようもない場合は、相談するのが良いでしょう。

次に腹痛ですが、これも病気とは言いにくいため、休むと言ってもあまり良い顔はされないでしょう。もちろん、様々な症状がありますし、病院に行かなければならない病気もあります。最終的な判断は自分で下しましょう。

最後の二日酔いは、社会人である以上、自己責任という他ないでしょう。そのため、会社を休む理由としては使えませんし、そもそも理由として使うこと自体許されません。


他に会社を休んだ方がいい理由はあるか

逆に、会社を休んだ方が良いものはどう言ったものがあるのでしょうか。

会社を休んだ方がいい理由には下記のようなものがあります。

  • 自分が無理して会社に行くことで、他人に迷惑がかかる
  • 肉体的にも、精神的にも疲れて会社に行く気がでない

「他人に迷惑がかかる」ものとしては、やはり「インフルエンザ」などの感染症の疑いがある症状が出ている場合でしょう。全身のだるさや関節痛、吐き気などの症状や高い発熱があれば、迷わず会社に連絡し、病院に向かうことを強くお勧めします。

そのような状態で会社に行くと、仕事が手につかないばかりか、他の人に風邪を移すことになります。

「肉体的・精神的に疲れている」というものは、家族や身内などの看病が必要な場合であったり、親戚に不幸があったときなどという場合です。この場合、会社に行っても仕事に集中することができないでしょうし、職場によっては怪我や大きなミスをすることにもなるでしょう。そのため、会社に事情を説明し、しっかり休むべきです。

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会社を休むときの連絡手段


会社を休むときの連絡手段には電話とメールがあります。また、携帯電話・スマートフォンなどでのメール以外に、「メール」「スケジュール」などの機能が使える、社内のネットワークを利用したグループウェアなどでも連絡することが可能です。
 

伝えるべきことと注意すること

会社を休むという連絡をする上で、一番大切なことは以下のことです。

  • なぜ休むのか
  • 休んだら仕事に支障はないのか
  • 支障があるとしたら、その対応はどうしたら良いのか
  • 明日は出社するのか

また、注意することとしては、以下のものがあります。

  • 始業前に伝えること
  • メールにしろ電話にしろ、必ず伝えられる手段を用いること

会社を休むときは電話連絡すべきか

会社を休むときは、基本は電話で連絡しましょう。

やはり自分の意思が伝えやすく、なおかつ自分の症状が相手にも伝わりやすい電話で連絡するのがベストです。また、メールよりも電話で連絡する方が、確実に相手に連絡できるという点もあります。

さらに、電話で連絡することで、自分が抱えている仕事などの引き継ぎもできる、などのメリットがあります。


会社を休むときの連絡はメールでも許されるか

もちろん会社にもよりますが、基本的な会社を休むときの連絡はメールでも許されます。

会社を休むときのメールでの連絡が、許されるケースは下記のようなものがあります。

  • 体調が悪くて、電話で連絡できないとき
  • 病院への送り迎えや、親戚の不幸や法要など、以前から会社を休むことがわかっているとき
  • 連絡が遅れ、連絡したい上司が会議や打ち合わせなどで、不在が予想されるとき


連絡をメールでするときのメリット・デメリット

会社を休むときメールで連絡するときのメリット・デメリットについても見ていきます。とは言え、繰り返しになりますが、一番良い連絡手段は電話であることに違いはありません。

メリット

  • いつでも、どんな場所でも連絡することができる
  • 自分の症状を上司などに詳しく連絡することができる

デメリット

  • 文章で連絡するため、自分の意思が伝わりにくい
  • 電話連絡よりも緊急性を感じてもらいにくい
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会社を休むときに送るメールの例文など


会社を休むときに送るメールの文章で、気をつけるべきポイントについて説明します。
 

気をつけるべきことは?

会社を休むときに送るメールの文章で必要なポイントは以下の点です。

  • 件名
    【勤怠連絡】や【お休みのお願い】などがあるでしょう。理由も含めて説明できればなお良いです。
     
  • 本文
    気をつけるべきポイントを盛り込みます。
     
  • お詫び
    少なからず迷惑をかけてしまうので、しっかりと謝罪の言葉を入れましょう。

構成としては、以上の形になります。


会社を休むときに送るメールの例文

メールの例文については、前項で少し触れました。

ここでは、具体的に会社を休むときに送るメールの例文を紹介します。

件名:【勤怠連絡】本日お休みさせてください ○○

△△様

おはようございます。

起床時に38度を超える熱があり、体もだるく会社に向かえなません。そのため、本日はお休みを頂きたく存じます。おそらく風邪かインフルエンザかだと思いますので、このあと病院に向かいたいと思います。

本日、私が抱えている急ぎの仕事案件はございません。
万一のことがあれば、電話やメールで連絡いただければと思います。

症状については、改めてご報告させていただきます。

ご迷惑をおかけして、本当に申し訳ございません。
どうぞよろしくお願いいたします。

○○


会社を休むときに電話連絡をする場合の例文

会社を休むときに電話連絡でのポイントは「会社を休む理由として上司などに納得してもらえること」です。

例えば、おはようございます。大変申し訳ありませんが、昨日から体調が悪く、今朝体温を測ったら39度近い熱があることがわかり、本日会社を休ませていただきます。

といったような連絡をすれば、よほど酷い上司でない限り、会社に出でこいとは言われないのでhあないでしょうか。

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会社を休むときの連絡方法などの疑問点を解決


ここでは、会社を休むときの連絡方法の疑問点について触れてみます。

ラインで会社を休むと伝えるのは問題ないか・会社を休むメールに対して返信するときはなどがあり、次項からそれらの疑問点について説明します。


ラインで会社を休むと伝えるのは問題ないか

会社でラインを連絡ツールに使っているのであれば、全く問題はありません。

またラインでの連絡であれば、会話方式のように上司などとやり取りできるメリットがあります。自分が病気などで身体がきつくない状態であれば、ラインという選択肢は十分使えることでしょう。もちろん、写真などを用いで状況を説明することも可能です。

しかし、ラインの場合は言葉が短くなったり、素っ気ない言葉を使ったりしやすくなるので、そのことをよく理解した上で使用するように心がけることが大切です。


会社を休むメールに対して返信するときは

会社を休むというメール連絡をしたあとに、そのメールに返信が届いたときには、メールに書かれている内容にしっかり回答するようにしましょう。

返信メールには「了解しました」といった単なる短い返信や、症状の詳しい内容を知りたかったり、あなたの仕事内容を知りたかったりする、というメールが届くことがあります。

自分が休みを頂き、迷惑をかけているという立場であることを忘れずに、しっかりメールには返信しましょう。

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まとめ

ここまで、会社を休むメールの書き方・会社を休む電話の仕方などについて説明してきましたが、いかがだったでしょうか。

会社を休むときは電話が基本ですが、無理に電話での連絡にこだわらず、自分の体調などを考えて臨機応変に対応することが大事ではないでしょうか。

本記事の初回公開日は2019年03月19日です。

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