【ファシリテーションのコツとは】知れば得するルール？

目標を明確にして提示する

ファシリテーションのコツを掴むために必要なことは、まず第一に「目標を明確に提示する」というものが上げられます。

まず、ファシリテーションの対象となっているイベントが、何をテーマにしているものなのか、どんな結果を求めているのかを理解することが一番大事なコツです。

例えば、経営方針を決定する会議であれば、どのような経営方針を見出すかが明確な目標として提示する必要があります。

そんな中でも、実際に議論に参加している人間は、明確な目標から外れた主張を発してしまいがちです。

そんなとき、あなたがこのファシリテーションのコツを活かして、明確な目標へと導いて行く必要があります。

主題から逸脱した発言をスクリーニング（除外）し、発言者の主張を主題に沿ったものに再整理します。

このように、イベント中に発生してしまう余計な情報を取り除いて、主題に対する答えが必要な部分だけを抽出するというのが、明確な目標へのアクセスにおいて非常に重要になります。

常に自分の中で目標がなんなのかを明確にしておいて、上手にファシリテートしましょう。
 

その場での全員が守るべきルールを決める

ファシリテーションを行うに当たって次のコツをご説明します。

それは、ファシリテーションを行う対象となっているイベントに応じた「全員が守るべきルール」を決める、ということです。

これは、イベントを円滑に進行していく中で非常に重要なコツになります。
 

• 「発言す時は手を上げる」
• 「他者の発言は最後まで聞く」
• 「相手の発言の意図を否定しない」

などの全員が守るべきルールを定めるのがコツです。

もちろんこのルールは、ファシリテーション対象となっているイベントに応じて変わってきます。

例えば「営業会議」であれば営業としてのポテンシャルに優れた人間の意見が優先されやすいような、全員が守るべきルールを敷くこと、これがこのコツを活かしたルール設定です。

違う例を上げれば「アイデア出し」のようなクリエイティブなイベントであれば、立場やキャリアを一旦置いておいて、誰もが自由に発言しやすいルールを敷く、などが考えられます。

全員が守るべきルールを敷くというコツは、イベントが順調に進むかどうかに直結しており、成果や参加者全員の満足度と深く関係しています。

このコツを抑えておけば、イベントごとに応じたルールを臨機応変に用意することができ、優れたファシリテーションの実現に近づくことができます。
 

参加メンバーの意見を傾聴する

ファシリテーションにおいて、参加メンバーの意見を真摯に傾聴することは重要です。

ファシリテーションは、最終的な全体の合意の取れた決定を導くことが目的の一つです。

そのためには、全員が公平、あるいはフェアな条件下において「自分の意見が傾聴される」という安心感を持ちながら議論を進めていく必要があります。

それを達成する上で、傾聴は大変重要なコツになってきます。

たとえばあなたがあるイベントをファシリテーションしていたとして、慣れない新人が的外れな意見を主張してしまうようなこともあるでしょう。

こういった時に傾聴するコツというものが非常に活きてきます。

あなたがその意見を軽視せずに真摯に受け止めることが出来れば、「意見をしても良い」、「意見することが奨励されている」というようなフィールドが形成されて、議論が円滑に進みます。

これが、傾聴というコツが生み出すファシリテーション上のメリットです。

ファシリテーションにおいてこのコツが使えているかどうかで、最終的に合意が取れた決定が取れるかどうかが左右されてきます。

ぜひ、傾聴するコツを大切にして、有意義なイベントをファシリテーション出来る人材を目指しましょう。

組織内でその場でのゴールが何かを決める

まず、その組織において、ファシリテーションの対象となっているイベントのゴールが何なのかを明確にしておくことがコツなってきます。

どんなイベントも、「この問題に大しての結論を出す」などのゴールに到達する必要があるです。

ファシリテーションという分野においては、このコツを活かし、この場所におけるゴールが何かを全員で共有することが大切です。

その上で一丸となってゴールを目指すこと、これがファシリテーションにおけるコツの一つです。

ゴールの無いイベントは、いくら他のファシリテーションのコツを抑えていても、何の生産性もありません。

どこがゴールか決めるというこのコツをしっかりと活かした上で、次の段階のファシリテーションへと進みましょう。
 

ゴールを目指すのに必要な資料作成をする

ファシリテーションにおいて、ゴールへの到達をアシストするために、資料は大変に重要な役割を果たします。

先述した通り、このイベントのゴールが何なのかを、全員が視覚的に理解することができます。

例えば、資料もホワイトボードもないミーティングは、議論が進むに連れてゴールを見失いがちです。

それどころか、そもそもゴールすら設定すらせずに議論が始まったしまい、ただ紛糾するだけで終わってしまうこともあります。

明確なゴールを全員が共有できるような資料を作成しておけば、このようにゴールが見出せずに話し合いがもつれてしまうリスクを避けることができます。

ゴールを目指すための資料についても、工夫が必要です。

繰り返しになりますが、イベントのゴールを参加者全員で共有することは非常に重要です。

そのためにも、資料は「何がゴールなのか」が明確にされるような構成にしておきましょう。
 

会議内における自分の必要な役割を考えておく

ファシリテーションを行う際、自分が会議内でどんな役割を担うのか、考えをまとめておくことは重要です。

例えば、ブレインストーミングに類するような会議であれば、「誰もが発言しやすい雰囲気」を作るファシリテーションを行うことがあなたの役割となります。

何かを決めることを目標とした会議であれば、決定事項をまとめ上げたり、意見を統合することがあなたの役割です。

このように会議の種類によって、会議内におけるファシリテーション担当者の役割は変わってきます。

自分がファシリテーションを行う会議がどのようなものなのかをしっかりと理解し、自分に必要とされる役割をはっきりと見出してから会議に望みましょう。

ファシリテーションは発展途上の技術であり、まだまだ方法論の研究や確立が不完全な文やです。

よって、ファシリテーションのコツを掴むための注意点と呼べるほど具体的なエッセンスもあまり知られていません。

したがって、ファシリテーションの実践を繰り返しながら、自分自身で注意点を見つけながらコツを掴んでいくことが重要になってきます。

ここでは、ファシリテーションのコツを掴むための注意点についてお話していきます。

あくまで中立なので、自分の主観を混ぜない

まず、絶対的な前提として、ファシリテーションを担当する人間は「中立」の立場であり、自分の主観で物事を判断してはいけません。

ファシリテーションのイベントは、ゴールを目指している参加者たちが、主観とまた別の主観をぶつけ合って、ゴールを見出すというものが本質です。

したがって、主観を持たずに中立の立場にいる参加者は一人も存在していません。

だからこそ、ファシリテーションを行い、主観を排して中立の立場から議論をまとめあげる必要があるのです。

ファシリテーションを行う人間は、いわば黒子です。常に中立の立場を貫き主観を混ぜることなく、議論のサポートに徹しましょう。
 

全員が対等に話せているかに気を配る

ファシリテーションの対象となるイベントは、様々な要因によって全員が対等に話せていないという事が頻発します。

特にありがちなのが、職位が対等でないことが、そのまま対等な議論ができないことに直結しているパターンです。

部下が上司に余計な気を配る結果、イベントの進行に支障をきたす、貴重な意見が埋もれる、ということは、本当によくあることです。

もしくは、職位が対等だったとしても、イベントのテーマに精通していない人が遠慮してしまい、対等な立場に立って参加できていない、というケースも考えられます。

職位の高い人間だけが一方的に発言してしまい、その人の意見だけが目立ってしまうということもあるでしょう。

こういった軋轢を解決するためにファシリテーションを担当する人間は、全員が対等に放せるように気を配る必要があります。

発言を遠慮してしまっている若手の社員が居たら、「〇〇君はどう思う？」と話を振るという風に気を配ることが出来ます。

イベントのテーマに精通していない人が発言を遠慮していたら「〇〇さんの立場から見てどう思われますか？」と話を振って気を配ることが出来ます。

この気を配る、というアクションを適宜挟み込むことにより、イベントをより良い方向にファシリテートすることができます。

結論が出ないときに結論を急ぎ過ぎない

ファシリテーションの対象となっているイベントでは、結論が出ない時に急いでしまう傾向があります。

そうではなく、結論が出なくても急ぎ過ぎないことが大切です。

イベントに費やした時間というサンクコストを取り戻したいという心理が働き、出来合いのものでもいいから結論を出してしまうことは、よくあることです。

しかしそれはもちろん、本来到達すべきゴールとは全く違う着地になってしまいます。

イベントの進行中、結論を焦ったように、的はずれな意見を述べる人間も出てくることでしょう。

そんな時にもファシリテーションは結論を急ぎ過ぎないスタンスを維持することが重要です。

ファシリテーションを担当する人間は、性急な結論が出てしまうことを予防する役割を担っています。

焦る参加者をなだめて、結論を急ぎ過ぎないようにコントロールする必要があります。

もちろん、ファシリテーター本人が結論を急ぐようなことは絶対にあってはなりません。

イベントにおいて一つのゴールを見出すに、沢山の時間を要することもあります。

自分自身はもちろんのこと、参加者にも結論を急ぎ過ぎないように、じっくりと議論する姿勢を維持しましょう。

ファシリテーションのさらなるコツとして、「ファシリテーションの対象となっている会議の種類を把握しているか」どうか、というものがあります。様々な種類の会議があります。

どんな会議を行うかによって、求められるファシリテーションの形も変わってきます。

会議の種類が一つではないのだから、ファシリテーションのやり方は一つだけではありません。

対象となっているイベント、この場合は会議の種類によって柔軟に形を変えることがファシリテーションの大切なポイントです。

会議には様々な種類があり、目的、ゴールが違う

ファシリテーションの対象となる会議は、多くの種類があります。

そして、会議ごとに異なる目的があり、会議ごとに異なるゴールがあります。

その目的とゴールに合わせたファシリテーションを行うことが重要です。

会社の命運を左右するような重要な会議、人選にまつわる会議、予算に関する会議など様々な形があり、そして同時にさまざまな形でのファシリテーションが求められます。

例えば人選にまつわる会議であれば、人選対象になっている人に対する主観を徹底的に排除したファシリテーションが求められます。

こういった「人」にまつわる会議においては、熟練のファシリテーターでも主観を交えがちだと言われています。

よって、他の種類の会議よりもより主観の排除を徹底して意識する必要があります。

そして、人選を行うという目的と、ベストな人選というゴールへと導いて行きます。

このように柔軟に対応することが、ファシリテーションを担当する人間の腕の見せ所です。
 

何かを決めることを目標とする意思決定をする会議とは

参加している人間の意見を統合して、何かを決めることを目標とした会議のことを、「意思決定型」の会議と呼びます。

ファシリテーションの観点から言えば、意思決定型の会議は時間配分が重要になります。

例えば、何かを決めることを目標とした議題が三つあったら、それぞれの議題にどれくらいの時間を割くのか決めておくことが重要です。

この時間に対するファシリテーションが上手にできていれば、各議題に対して一つ一つ決定事項を出すことができます。

逆に時間に対するファシリテーションが不十分で、時間配分が誤っていると、必要のないところまで議論を掘り下げたり、議題に対する決定事項が出せないまま会議が終わったりします。

意思決定型の会議をファシリテーションする場合は、時間配分に特に注意しましょう。

ブレインストーミングのようにをアイデアを出す会議とは

ブレインストーミングのような形式の会議は、「アイデア交換型」と呼ばれます。

意思決定型の会議とは違い、結論を求めずに、とにかくたくさんのアイデアを排出することを目的としています。

この「アイデア交換型」の会議をファシリテーションする場合は、「どんなアイデアも歓迎される」、「年齢、立場、役職関係無く、どんどん発言するべき」という雰囲気を演出するファシリテーションが重要です。

ファシリテーションを担当する人間が、このような空気感を作り出すことができれば、より沢山のアイデアが排出されやすくなります。

逆に、格式ばった雰囲気を作り出すようなファシリテーションをしてしまうと、アイデアが出づらくなります。

主に、立場の低い若手の社員などが先輩や上司に気を遣ってしまい、アイデアを発言できないということは起こりがちです。

アイデア交換型の会議をファシリテーションする場合は、誰もが発言しやすい雰囲気を作り出すように心がけましょう。

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ファシリテーションにおいて、ホワイトボードは切っても切れない存在です。

議題や結論など、ファシリテーションと会議の進行に必要な情報をまとめる上で、ホワイトボードの存在は欠かせません。

ファシリテーションはその場を円滑に回すことだけに気を取られがちです。

そうなっていると、本来の目的を見失ったり、ベストな結論を出せなかったりします。

そんな時、ホワイトボードが一枚あれば、効率良くファシリテーションを行うことができます。

普段からホワイトボードを何気なく使っていることも多いかと思いますが、しっかりとホワイトボードを使いこなし、より効率的なファシリテーションを実施しましょう。
 

ホワイトボードに会議の進行内容を書いておく

ホワイトボードに会議の進行内容を書いておくのは、ファシリテーションに置けるもっともポピュラーな手法です。

ホワイトボードに進行内容を書いておくことで、参加者が「今、何について議論しているのか」「次は何を決めるのか」などが明確になり、会議に集中することができます。

ホワイトボードが資料のような役割を果たしてくれます。

つまり、会議が効率化することでファシリテーションが効率化されている、と言えます。

また、ホワイトボードに進行内容を書いておくだけで、一歩上のファシリテーションを行うことも可能です。

次の議題が慎重さを求められるような重要な議題であれば、その議題に突入する少し前の段階で、少し引き締まった雰囲気を演出するようにファシリテーションするなど、先を見越した行動を起こすことができます。

このように、ホワイトボードが一枚あれば、会議の「これまで」「今現在」「このあと」の流れを把握した上で様々な選択肢が生まれ、より効率的なファシリテーションを行うことができます。
 

ホワイトボードに議論の過程を書いて整理する

ファシリテーションにおいて、議論で生まれた情報を整理することは重要です。

その際も、ホワイトボードの存在は欠かせません。議論の過程や、意見、提案をホワイトボードに書いておくことで、イベントは円滑に進行します。

イベントは、ファシリテーションを担当する人間がホワイトボードなどで情報を整理しておかないと、本題からズレた議論が始まったりします。

もしくは、同じところを堂々巡りするような話し合いになったりすることがよくあります。

こういった状況になってしまっては、上手にファシリテーションできているとは言えません。

ファシリテーションの最終的な目的である結論にもたどり着けなくなり、イベントそのものの意味が無くなってしまいます。

ホワイトボードを上手に活用して、参加者が議論しやすい場を提供しましょう。

ホワイトボードに書き込む時は、参加者が読みやすいように、情報は整然とした書き方をしましょう。
 

過程を見ながら最終的な決定を確認する

ファシリテーションの最後の締めくくりとして、過程を見ながら決定事項を確認し、参加者に共有してもらいます。

決定事項や重要なポイントについては、ホワイトボード上で色ペンで丸囲いしたり、アンダーラインを引いたりして、参加者が理解しやすく提示すると良いでしょう。

タスクなどが発生した場合は、それを誰が、いつまでにどのようにやるのか、書き出しておくなどすれば、更に参加者の理解度は深まります。

参加者本人が、今後何をするべきなのか、はっきりと理解できます。

そして、どうしてその決定に至ったのか、全員で共有しておきます。

また、決定事項については、必ず会議に参加している人間全員で確認を行うことが大切です。

ここで述べてきたファシリテーターのコツを抑えることができれば、イベントを上手にリードすることができます。

会議前には周到な準備を敷いておき、会議中は黒子に徹しながら議論を回し、最終結論を全員で共有する、というのが基本的なコツです。

そして、要所要所でここで述べてきた細かいコツを活かすことにより、ワンランク上のファシリテーションを実践することができます。

しかし、ファシリテーションのコツは、読んだだけで身に付くものではありません。

コツをいくら知っていても、実際にイベントで活用できなければ意味がないのです。

そのコツを自分のものにするためには、実際にイベントをファシリテーションする場数を踏むことが大切です。

その過程で、学んだコツを実践して効果を確かめながら、自分のファシリテーションスキルを少しずつブラッシュアップしていきましょう。