【人事考課面談の仕方とは】目的や進め方、成功させるポイントを解説

人事考課を導入する企業がここ数年増加する傾向になってきています。なぜかと言いますと、社員一人一人に対してケアをしっかり行わないと企業の存続にまで影響を及ぼしてしまうからです。

今の時代、いつどこの会社がブラック企業になるかわからない状況になっているので、社員一人一人を公正に評価し、その人に合った働き方をさせないといけないのです。

もともとは報告書などのペーパーで済ませていた所もございますが、今では面談をしてしっかりと意思表示させる場合も多くなってきています。そこで、今回は人事考課面談を中心に人事考課について説明していきます。

人事考課とは

管理職や上司、人事を担当している方が社員の働きぶりや業績、そして能力などを見て、査定する人事制度を人事考課と言います。

この査定により、社員の給与や賞与、昇給・昇格などに大きく影響を及ぼします。故にしっかり公正に評価を出さないといけないのです。

個人の好き嫌いで人事考課をしているとブラック企業と言われてしまう危険性が高くなってしまいますよ。

人事考課面談を行う目的は？

人事考課の中で最近、多くの企業がし始めているのが人事考課面談です。社員から今期の目標を聞くなどして士気を上げていくのと同時に、昨年度の評価を伝えます。

つまり、お互いに意思表示をできる場になっているのです。以前は報告書などのペーパーで済ませていましたが、ペーパーだけでは相手の能力を読み取ることができないのです。

面談をすることによって相手の人となりを感じることができるので、時間を割いてでも面談を行う企業が増えてきています。

それでは最近、流行り始めている人事考課面談についてですが、具体的にどのように進めればいいのかなどを知りたいと思いますよね。

そこで、ここからは人事考課面談の効果的な進め方などをお教えします。社員の方も、上司の方も、ぜひ、参考にしてくださいませ。

個室を用意する

面談を行う場合に重要なのは、相手が話せるような環境を用意することが大切です。

同僚に聞かれたりすると困ってしまう場合もございます。ここは上司と社員の機密という感じのスタイルにすることが大切です。そうすることで、話しやすくなりますよ。

話すテーマを絞る

面談と言ってもなんでも聞くと言うスタイルでは相手が話してくれない場合もあります。そうならないために、しっかりテーマを決めておくべきです。

ただ、質問は「ＡかＢか」などのような限定質問ではなく、「どう考えている」「なぜそう思う」などの拡大質問にしましょう。

要は答えのない質問にすることが大切です。答えのある質問にしてしまうと、答える側は解答を探すので話してくれません。

部下の自己評価を聞いてから評価を伝える

部下を評価する場合、まず部下の自己評価を聞いてから評価をするようにしましょう。先に評価してしまうと、自己評価の意味がなくなってしまいます。

そして、自己評価を聞いてから、まず良い部分を説明しましょう。

悪い部分を指摘すると、結局評価でなくてダメ出しではないかという感じに部下はとらえてしまいます。YES　ＢＵＴ方式が相手の耳を開かせる手法です。

部下の意思表示を確認する作業にもなる人事考課面談ですが、やはり大切にしないといけないポイントがございます。

ポイントをうまく活用できないと部下から正しい情報を吸い上げることができないのです。よく論理的にと言いますが、面談は論理的ではなく、感情的にいかないといけないのです。

論理的に行くとただのロボット会話になってしまいますよ。まずはポイントをしっかり理解しましょう。

まずはアイスブレイクを

面談を始める時にいきなり本題から入ると、部下は答えづらくなってしまうのです。

まずは話しやすい雰囲気を作らないといけないのです。そのために必要なのが、アイスブレイクです。世間話などをしてお互いに緊張を緩ませるようにしましょう。

そうしてから本題に入ると、お互いに話しやすくなりますよ。

ストーリーテリングを入れる

部下が自分の言うことに関して納得してくれないと言うことは良くある話です。

なぜなら、押しつけにしか思えないのです。では、どうすれば部下は納得してくれるのかと言いますと、同じような経験からうまくいった例を話すのです。

いわゆるストーリーテリングです。経験したことを話されるとイメージしやすいので、部下も納得しますよ。

関連記事
▶︎職場でコミュニケーションは重要！改善する方法はあるの？

人事考課面談では、部下のことをしっかり見ないといけません。

そのために、質問は大切になってきます。なぜなら、しっかりとテーマに沿った質問をしないと部下の考えを組み込むことができないからです。

また、選択肢のある質問はＮＧです。とにかく何でも答えられるような幅広い回答を聞ける質問をしましょう。ここからは、適切な質問などをお教えします。

目標面接に適した質問とは

目標面接に関して重要なのは、なぜその目標なのか？目標達成のために必要なものは？課題は？などです。

まずもって目標に対しては前向きに捉えるようにして、そのあとに課題などについて質問しましょう。

また、同様の目標を持ったことがあるのであれば、質問終わりにストーリーテリングを話すのもいいかもしれませんよ。

フィードバック面接に適した質問とは

フィードバック面接は部下の考えを組み込んだうえで聞く質問です。

そのために、成果や目標達成のためのアプローチ、うまくいった仕事、うまくいかなかった仕事などを聞き出さないといけません。そのうえで、目標達成のためのアドバイスを出す必要があります。

キャリア開発面接に適した質問とは

キャリア開発面接は社員の将来を占う質問になります。

故に、どのようなキャリアを築きたいのか？そのキャリアのために何が必要か？ほかに興味のある仕事はないのか？今の仕事に対してどう考えているのか？などを質問しないといけません。

要はどの仕事に適しているのか見極めるのです。

人事考課面談において大切なのは部下がちゃんと納得できたかどうかです。

そのためのゴールようなものが３つございます。その３つさえうまくできれば、人事考課面談は成功したと言えます。ここからは３つのゴールのようなものをお教えします。

評価結果が正しく伝わる

部下に対して評価結果が正しく伝わるかどうかはすごく重要です。評価結果を伝えるだけなら面談の必要はありません。

評価項目を数値などで表して明確にして納得させることができればいいのです。自己評価と会社の評価がずれている場合もあり、そこをしっかりケアすることも必要です。

部下が自分の問題点を認識する

部下が自己評価で高く評価していても会社から見るとそうでもない項目がある場合もあります。

その場合、しっかり伝えないと意味がございません。

自分はできていると思い込んでいるのは非常に危険です。できている部分をまずは伝えて、アドバイス的な感じに指摘すると問題点を認識しますよ。

部下のモチベーションが上がる

評価をした後に部下のモチベーションが下がってしまうと意味がありません。

人事考課面談は部下のモチベーションを上げることが最大のゴールとも言えます。「やってみよう」「君ならできる」などと声をかけて部下のモチベーションを上げるように促しましょう。

人事考課面談はいかがでしたでしょうか？部下を評価するのは大変です。

自分が正しいと思って部下を評価しても部下には響かないケースも多々あるのです。同じ人間ですので、ぜひ、正しい人事考課面談をできるようにしましょう。