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【リクルーターとのメールで気をつけることは?】失礼のないビジネスマナー

一つの企業の内定をもらうまでにも様々なメールでのやり取りが必要です。文字だけのコミュニケーションにおいて失礼がないようにするだけでなく良い印象をもってもらえるようにするためにはどのようなことに注意しなければいけないのでしょうか。そこで今回はリクルーターとのメールで気をつけるべき基本的な点などについてご紹介していきますので、是非参考にしてみて下さい。

リクルーターとのメールで気をつけるべき基本的な点とは?

就職活動や転職活動の中で面接や説明会に参加すると思いますがアポイントメントをとることから入社までリクルーターとのメール連絡は必須となってきています。

文字だけでのやり取りですから、良い印象を持ってもらえるよう心がけることがは大切で、特に誤字脱字がないことは基本です。

今回はアポイントメントを取る段階から内定後まで一連の流れの中で行うメールの注意点やポイントについて述べていきます。


メールの件名と内容は簡潔に

リクルーターの方はあなただけではなくたくさんの応募者のメールを管理しています。

候補者別や部署別等に分ける際には件名のみを見て振り分けている場合もあるため「本文から読み取ってもらえるだろう」などと手間を取らせるような安易な考えはやめましょう。

件名を入力する際は誰が・何の用で連絡してきているのかが一目見て分かるようなものにしましょう。

  • 宛書・・・相手の会社名、部署名、役職名を略すことは失礼に当たるため正式な名称で記入するよう注意しましょう。
     
  • 挨拶・・・「お世話になります」「お世話になっております」を迷う方がいらっしゃいますが、二通目からは既に取引(関係)がある状態なので「お世話になっております」を選ぶほうが好ましいでしょう。
    どちらもビジネスメールにおいては魔法の言葉です。
    続けて自分の名前と所属を名乗りましょう。
     
  • 本文・・・内容も簡潔明瞭に、読み取りやすいように結論から先に書きましょう。
    尊敬語や謙譲語のミス、誤字脱字がないようにします。
    また、質問等を始め情報が複数ある際は箇条書きにするのもおすすめです。
     
  • 締め・・・相手に対するお礼や、「宜しくお願いします」というニュアンスで締めるときれいに締めることができます。
     
  • 署名・・・たとえ連絡先に変更がなくても、毎回メール本文の最後には署名をつけます。
    名前、所属、メールアドレスの他に緊急用の連絡先として携帯電話番号を書いておくとよいでしょう。
    近年、住所の記載は必須ではないようですが差支えがなければ郵送物等がある場合に備えて書いておいてもいいでしょう。

内容以外の注意点もあるので忘れずに確認し、失礼のないビジネスマナーを心がけましょう。

  • 営業時間内に送る
    電話と違い、24時間いつでも送信できるものですが相手がいつ受け取り、いつ読むのかを考え常識的な時間に送信することが望ましいです。営業時間内であれば相手に負担をかけることなく読んでもらえるでしょう。御礼のメールなどであれば同日中に送るようにします。
     
  • レスポンスは早めに行う
    頂いたメールは確認し次第すぐに返信するようにしましょう。自分が質問したことに対する回答のメールなどに対しても社会人として、確認したという意味でも必ず返信するようにします。理想はいつも最終送信者が自分であることです。
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面談のお伺いのメールについて


提示された日程で差支えなければ、了承の旨と調整してくださったことに対する御礼を述べると共に日程を間違いなく確認した意味を含めもう一度記載することもおすすめです。

提示された日程で都合がつかない場合は理由と代替日に合わせ謝罪の言葉も述べましょう。

その際留意すべき点は以下です。

日程の候補は幅広く伝える

提示された日程で都合がつかない場合や、直近で都合のいい日程を尋ねられた際には候補を幅広く伝えます。

先方も通常業務で忙しい傍ら面談をしてくださるということを念頭におきましょう。
 

営業時間に面談を設定する

「都合のつく日程」と尋ねられた場合、あくまでも先方の営業時間内に設定し迷惑や負担をかけないようにします。

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面談後のお礼のメールについて


面談して頂いた後は、わざわざ時間を割いて面談してくださったことへの御礼メールを送信するようにしましょう。

面談の感想等も併せて書くと想いも伝わり念押しにもなります。


面談後の当日中に送る

面談が終わり次第早めに送るようにしましょう。

早くて即日合否を出す会社もあるため、最後の念押しの意味も込めて早めに送ることを推奨します。


テンプレではなく文面を考えて送る

テンプレートを使用した定型的な文ではなく実際の面談内容が思い浮かぶような現実味のある物にしたほうが何十通、何百通も受け取る側としての好感度は高いでしょう。

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内定後のメールについて


めでたく内定を頂くことができた際には御礼のメールも忘れずに送ります。
この際、内定を受けるか受けないかは別として素直な喜びや感謝の気持ちを表現するとよいでしょう。

その他記載すべき内容は以下です。


選考中のお世話になったことへの感謝を述べる

内定を頂くまでの過程で面談だけでなく相談にのってくださったり、日程調整やメールで連絡をくださったことに対する感謝の気持ちも忘れてはいけません。


入社後の抱負や熱意を伝える

最後に、内定を承諾するかしないかは別として、入社後の意気込みを相手に伝え入社後のビジョンを持っていることを伝えましょう。

入社する前から好印象を持ってもらうことは非常に大切です。

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まとめ

いかがだったでしょうか。
一つの企業の内定をもらうまでにも様々なメールでのやり取りが必要です。

文字だけのコミュニケーションにおいて失礼がないようにするだけでなく良い印象をもってもらえるようにするためには以上のことを網羅することはもちろんですが、リクルーターも一人の人間ですから「リクルーターに対する感謝の気持ちを忘れないこと」が最も重要なのではないでしょうか。

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