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【要員計画とは?】概要や計画を効率よく進めるコツをご紹介

皆さんは「要員計画」という言葉をご存知ですか?これは企業が事業計画を進める時に、必要な人材の確保や不要な人材の整理を計画することです。今回の記事では要員計画が必要な理由や、効率よく進めるコツなどを詳しく解説していきます。ぜひ、一度ご覧になってみてはいかがでしょうか?

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そもそも要員計画とは?なぜ必要なの?

「要員計画」は経営の多様化・グローバル化が進展する現況で、差別化要因としての「ヒト」の重要性が一段と比重が上がっています。「ヒト」を調達する手段も多様化していて、採用に限定せずに「外部からの調達」「内部からの登用」と経営層・経営陣や人事採用部門が考え方を変更する傾向にあるようです。
 
経営の重大な要素は、「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」です。それぞれが経営に対して不可欠な要素で、グローバル競争を実践する多くの企業は、「ヒト」資源(人的資源)の持つ意義が重みを増していて、「要員計画」が他社との大きな差別化の要因となっているようです。
 

要員計画とは

「要員計画」とは何か説明します。「要員計画」は企業が事業計画を進めるときに、必要な人材の確保・不要な人材の整理を計画することを示します。人員計画とも称されます。
 
経営環境が安定的で終身雇用制度が主流だった高度成長期は採用を中心とした中長期要員計画を立てることが一般的でしたが、終身雇用制度・年功序列制度は終焉になっているようです。現況は、著しい経営環境の変動で中長期の「要員計画」策定が厳しく状況で、終身雇用制度が終焉したことで人員整理が着目されているようです。
 
「要員計画」は必要な人員数(量的な部分)に限定されずに、どのような人材が必要か(質的な部分)が考慮されて長中短期の経営計画と連動して策定される計画になっているようです。
 

要員計画が必要な理由

前章で説明しましたが、終身雇用制度・年功序列制度の終焉とビジネスのグローバル化・ICTインフラの普及・少子高齢化の人口構造の変化の影響を受けて働く者の労働環境や仕事に対する価値観は大きな変貌を遂げています。
 
また、現在の採用の現場では空前の売り手市場です。さらに売り手市場は継続すると予想されています。この状況下で企業は「経営人事」「戦略人事」のビジネス用語が象徴しているように、企業を支えるのは「ヒト」であるという認識が一般的になっているようです。
 
継続する変化を生き抜くために中長期的なビジョンに立つ「人的資源の量的・質的な適正化」が求められているようです。そこで注目すべきポイントが戦略的マネジメントとしての「人事」の鍵を握る「要員計画」が必要不可欠になっているようです。

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要員計画の上手な立て方を詳しく解説

「要員計画」の上手な立て方を紹介します。「要員計画」を立てるときは事業に必要な業務を棚卸しします。例えば、小売店は接客販売、飲食店は調理・接客、サービス店は接客販売になります。社内内勤の業務は営業・経理・総務の観点も必要になるようです。
 
事業拡大に応じて新規業務が発生する見込みがあれば、予め業務を含めて計画に反映しておくことです。業務の棚卸しと新規業務反映と同時に、必要な職位(組織のポジションと職位)を事前に確認することが大切です。
 

業務に必要な人員を算出

棚卸しした業務と新規業務に人材がどのくらい必要か検討します。中長期の経営計画と擦り合わせながら、増減員を検討します。また正規雇用従業員の人材が必要か、パートタイム従業員やアルバイト雇用で対応可能か検討します。
 
人員を積み重ねると人員数は多くなりがちです。作業時間や作業量の検討を行い、販売計画とも整合した無駄のない人員配置数を決めることがポイントなようです。「要員計画」に組織図を加えておくと、必要な人員数と業務内容が分かり易くなるようです。
 

人件費を見積もる

「要員計画」には人件費を見積もることが大切です。人件費の見積もりは設定した年間平均給与に必要人数を乗算して求めます。非正規雇用従業員は時給平均に年間時間数を乗算して求めます。また、社会保険負担分・福利厚生費・予定残業代・退職金引当金を反映した人件費見積もりを算出しましょう。
 
人件費は経費の割合が高い勘定科目です。人件費は、人件費対売上高比率・従業員一人当たり人件費を確認すると効果的なようです。指標は、日本政策金融公庫のHP小企業の経営指標調査で確認ができます。

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要員計画を効率よく進めるためのコツとは?

「要員計画」を効率よくすすめるためのポイントを紹介します。「要員計画」は手作業で策定・管理することは厳しいようです。従業員が多くなればIT化が不可欠になります。そのITは

①「要員計画」専用パッケージソフトウェアを導入すること、

②表計算ソフトウェアで作成して管理することです。

「要員計画」はIT化が必要になるようです。 

人材管理ツールを導入する

「要員計画」を効率よくすすめるためにクラウドツールを購入して活用することです。クラウドツールには人材データベースで分散化した人事情報を一元管理します。
 
クラウドツール導入のメリットは①従業員の顔をクリックして人材情報を確認できます。顔写真入りの組織図で人員配置が容易になります。②面談記録を管理してマネジメント間共有できます。

③従業員の離職防止とモチベーションアップに繋がります。
 
④簡単な経歴や自己紹介を社員同士で公開でき、現場のコミュニケーションを活性化します。

⑤実際に従業員の配置を動かしてシミュレーションして計画を立てられます。

シミュレーションデータは階層的に保存が可能で会議などで活用できます。
 

エクセルで自作する

「要員計画」をMS Excelで要員管理表を自作して活用します。複数のプロジェクトがあるケースでは開始・終了期間が立込みます。どのプロジェクトに何人の要員を割当る必要があるのか?割当てが厳しくなる・外注をアサインすることを、MS Excelのピボットテーブルを使用して見通しを良くすることが可能です。
 
参考URL:http://www.dab.hi-ho.ne.jp/sasa/zatsuroku/hm/index.html
 

エクセルフォーマットを利用する

「要員計画」をエクセルフォーマットにより作成することができるようです。MS Excelで使用可能なプロジェクト管理テンプレートをダウンロードできて、作業を合理化できるようです。管理テンプレートは何度も使用することとカスタマイズすることができます。
 
担当プロジェクトの進捗状況を関係者に報告するとき・問題を追跡するときに基盤が作成されているテンプレートがあれば、独自のプロジェクト情報を入力・指定するだけで管理が可能になり管理時間の節減に繋がるようです。参考URL:https://jp.smartsheet.com/

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要員計画についてもっと勉強したい方へ

 「要員計画」に関して仕組みを勉強したい方向けに「経営戦略の実現に向けた『要員計画』の考え方セミナーがあります。セミナー対象は

①要員計画立案・見直しに関わる、人事・経営企画部門および事業部人事部門の方で、自社の「要員計画」を把握している担当者または管理職にお勧めです。

②従来の管理方法に、実運用で課題を抱えている方です。

③ビジネスパートナーとして積極的に経営戦略に準じた「要員計画」を提案したい方が対象です。
 

セミナーに参加する

「要員計画」の仕組みを勉強したい方向けのセミナーに参加して見識を広める方法があります。セミナーの目的は「これまでとは異なる観点からホワイトカラーの要員計画・配置のあり方を考える。」です。
 
ホワイトカラーは予め決まった仕事を担当するだけの働き方を期待されているわけではありません。そのため「この仕事は1.5人工でやること」の定義と「要員計画管理」は難しいとされてきました。しかし、成長を図るためにホワイトカラーの生産性向上や要員のあり方に手を付ける必要性が高まっているようです。
 
このセミナーは、「ヒト」が持つ「時間」を経営資源として捉えてホワイトカラーの時間生産性を見直すことで「適正な要員計画・配置」と「高いエンゲージメント組織(従業員と会社側との絆や深い関係性)」を実現するための考え方を学びます。

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まとめ

「要員計画」は企業にとっての生命線です。近い将来ホワイトカラー従業員はAI化によって半減される予想が公表されていますが、業務の棚卸しをして「要員計画」を算定した結果AI化が導入されるのです。

しかしAI化で補えない業務は「ヒト」が頼りです。

AI化が進歩しても「要員計画」による「ヒト」は企業の生命線に代わりはありません。

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