【例文あり】内定後に内定先とメールでやり取りするときのポイントを徹底解説

就職活動を無事に終えて内定をもらったあとも、内定先の企業との連絡は続きます。

企業とのやりとり主に使われるのはメールです。内定先からメールが送られることはもちろん、自分からメールを送ることもあります。

内定先とメールで連絡を取り合う内容については主に次の2つが挙げられます。

• 今後の予定について
• 提出物について

それでは、それぞれ詳しく説明していきます。
 

今後の予定についてのメール

内定が決まると、内定者の今後のスケジュールについての連絡のメールが届くことがあります。

内定者懇談会や人事面談、オフィスツアーなど内定者向けのイベントの案内や、内定者テストや内定者研修の詳細情報などの連絡が主な内容です。
 

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提出物についてのメール

内定を承諾した場合、内定承諾書の記入やその他必要書類の提出が求められることがあります。

その必要書類の詳細についての連絡がメールで来ることは一般的です。

メールの確認漏れがないように、日頃からメールを確認するようにしましょう。

就職活動中から入社に至るまでメールにおけるマナーは今後に影響する重要なポイントです。

ここでは、内定先から来たメールに返信をする際のポイントについて解説していきます。

内定先から来たメールに返信するときに意識するべきポイントは主に次の3つです。
 

• 返信はできるだけ早めにする
• 件名の変更はしない
• 返信するメール本文はそのまま引用

それでは、それぞれのポイントについて説明していきます。
 

ポイント1.返信はなるべく早めにする

採用担当者からのメールを受け取ったら、内容を確認てすぐに返信することが基本です。

メールは自分の好きなタイミングに確認でき、都合の良いときに返信できる便利なツールですが、採用担当とやりとりする際は、返信までの時間をできるだけ短くすることで、やり取りを円滑に進められます。

返信の速さは入社後にも求められるスキルです。返信が遅いと「時間にルーズ」「確認してないのかな？」と悪い印象を与えてしまう可能性もあります。

入社前から円滑に連絡が取れるというイメージを持ってもらえるよう、直ぐに返信するということを徹底しましょう。
 

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ポイント2.件名の変更はしない

内定先からのメールに返信する際は、誰からのどのような内容のメールなのか分かりやすくするために、件名は変更せずそのままにして返信します。

返信する際に「Re」を残すのは失礼という意見もありますが、採用担当者は膨大な数のメールを処理しており、件名を変更することでどの案件なのかを把握するのに余計な時間がかかってしまいます。

メール返信する際は、そのまま件名を変えずに送信しましょう。
 

ポイント3.返信するメール本文はそのまま引用

件名を変更しないことと同じ理由で、どの内容についてのメールかをそのメールだけで把握できるように、本文はそのまま残すようにしましょう。

企業側は多くのメールのやり取りをしており、件名だけでメールの内容を把握できないケースもあります。

ましてや、やり取りが複数回にもわたると最初にどのような内容について話していたかがあやふやになっってしまうケースも珍しくおありません。本文が残っていないと前のメール探してやりとりを見返す手間が生じてしまいます。

そのような手間を発生させないためにも、メールの本文は返信するメールにも引用すると親切です。

続いて、内定先にメールを送るときのポイントについて説明します。

何か確認事項や質問事項があり、内定先へ自分からメールをする場合は、どのような点に注意すればよいのでしょうか。

注意すべき点は次のようなものが挙げられます。
 

• 件名を簡潔にする
• 質問・要件を1度にまとめて送る
• 企業名は正式名称で記載する
• 誤字脱字に気をつける
• 署名を記入する

それでは、内定先にメールを送るときのポイントについてそれぞれ説明していきます。
 

ポイント1.件名を簡潔にする

内定先にメールを送るときには、簡潔な件名をつけるようにしましょう。

メールを受信して最初に目にするのが件名です。件名には「どういうアクションを求めているのか」と「緊急度」を簡潔に伝えることが求められます。

件名を読んだだけで、そのメールの内容が把握できるようにすることを意識しましょう。

その内容が「質問」なのか、「お礼」なのか、「お詫び」なのかを明記することが重要です。

例えば、急を要する質問であれば、「質問：明日（日付）の〇〇の件について」のように、回答を求めていて明日に関することということが件名で把握することができます。

また、「明日」としか書かないと相手が確認するタイミングによっては日付が曖昧です。「明日」「火曜日」などと曖昧な表現は使わず、必ず日付も明記するようにしましょう。
 

ポイント2.質問・要件を1度にまとめて送る

内定先に質問や要件がある際は、できるだけ1つのメールにまとめるようにし1度に送るようにしましょう。

入社前はいろいろと不明点が多く出る時期ではありますが、五月雨式にメールを送るのは相手の手間となってしまいます。

緊急性がないのであれば、質問や要件はまとめて送るようにしましょう。
 

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ポイント3.企業名は正式名称で記載する

内定先に送るメールでは、企業名と部署名、担当者名を宛名として記載しますが、略さず正式名称で正しく記載するようにしましょう。

特に、社名に難しい漢字が使われている会社であったり、紛らわしい漢字が使われていたりする会社の場合は注意が必要です。

また「〇〇株式会社」が正式名称であるのに「株式会社〇〇」と表記してしまうのも、よくあるNGケースです。
 

ポイント4.誤字脱字に気をつける

メールを送る場合は誤字脱字に気をつけるようにしましょう。

特に固有名詞の漢字の変換ミスはよくある間違いです。社名や人名を間違えることは大変失礼にあたるため、正しい変換であるかの確認が必要になります。

助詞や助動詞の脱字もよくあるNGケースで、特に「てにをは」が文章中に抜けないように注意するようにしましょう。

メールを送信する前は、一度読み返してみて誤字脱字がないか確認するとよいでしょう。
 

ポイント5.署名を記入する

メールの最後には自身の署名として連絡先だけではなく、大学名などの情報がまとめてわかるようにしておきます。

次に署名の記入例を記載しておくので、参考にしてみてください。
 

【署名の記入例】

-------------------------------------------------------------
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年
氏名
TEL：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
Mail：〇〇〇〇@〇〇.〇〇.jp
-------------------------------------------------------------

メールの署名では、「大学名」「学部学科」「学年」「氏名」「電話番号」「メールアドレス」が含まれているとよいでしょう。

これまで内定先へ送るメールのポイントについて説明しましたが、ここでは実際に送るメールの文例を紹介します。

「内定先から来たメールの返信例」と「内定先に質問するメールの文例」の2パターンを見ていきましょう。
 

内定先から来たメールの返信例

内定先から来たメールの返信例ですが「内定通知」「内定式の案内」「内定者研修の案内」の3つのケースについてご紹介します。

ケース1.内定通知

株式会社〇〇
採用担当 〇〇様

お世話になっております。

本日、内定通知をいただきました、〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。

この度は内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。
ぜひ前向きに検討したいと考えております。

すでに提示されていた労働条件を確認し、お約束の日時までに正式にご連絡させていただきます。

今後とも引き続きよろしくお願い致します。

-------------------------------------------------------------
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年
氏名
TEL：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
Mail：〇〇〇〇@〇〇.〇〇. jp
-------------------------------------------------------------

内定に対するお礼メールは必須ではありませんが、送るのと送らないのとでは企業が受け取る印象は大きく変わります。

ケース2.内定式の案内

株式会社〇〇
採用担当 〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。

この度は内定式のご案内をいただき、ありがとうございます。

〇月〇日の内定式には、ぜひ参加させていただきますので当日はよろしくお願い致します。

-------------------------------------------------------------
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年
氏名
TEL：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
Mail：〇〇〇〇@〇〇.〇〇. jp
-------------------------------------------------------------

内定式への参加有無の意思表示と挨拶というのが基本的な構文となります。

ケース3.内定者研修の案内

株式会社〇〇
採用担当 〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。

この度は内定者研修のご案内をいただき、ありがとうございます。

〇月〇日の内定者研修には、ぜひ参加させていただきますので当日はよろしくお願い致します。

-------------------------------------------------------------
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年
氏名
TEL：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
Mail：〇〇〇〇@〇〇.〇〇. jp
-------------------------------------------------------------

内定者研修の案内メールの返信の構文も、内定式のケースと同様、参加有無の意思表示と挨拶というのが基本的な構文です。
 

内定先に質問するメールの文例

続いて、内定先に自分から質問する際のメールの文例をご紹介します。
 

件名：内定者研修についての質問｜〇〇大学・氏名

株式会社〇〇
採用担当 〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。

今回は、内定者研修について2点質問があり、メールをお送り致しました。
大変恐縮ですが、差し支えの無い範囲でご教示いただけますと幸いです。

質問1：
質問2：

お手数をおかけしまして申し訳ありませんが、何卒よろしくお願い致します。

-------------------------------------------------------------
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年
氏名
TEL：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
Mail：〇〇〇〇@〇〇.〇〇. jp
-------------------------------------------------------------

内定が確定した後に疑問点が要望がある場合は、上記の例のような文面でメールを送るとよいでしょう。

特に、質問をする際は自分で調べて分かることは聞かないこと、質問に答えてくれる企業側への感謝の気持ちを忘れないようにしましょう。

続いて、内定先のメールについて状況別に解説していきます。

ここでは、「内定先へ留年を伝えるメールをする場合」「内定先へのメールの返信が遅れた場合」「内定先へ送ったメールの返信が来ない場合」の3つのケースを取り上げ、説明していきます。
 

内定先に留年を伝えるメールをする場合

内定後に留年が確定してしまった場合、内定先になるべく早く連絡する必要があります。

留年になると内定を取り消されてしまうのではないかと思い、連絡を躊躇してしまいがちですが、企業側は内定取り消し以外の対応をとる可能性があります。

内定取り消し以外の企業側の対応は主に次の通りです。

• 入社を卒業まで待つ
• アルバイトなど非正規で入社し、勤務しながらの卒業を認める
• 大学を中退しての入社を認める

留年を内定先に伝える場合は、卒業予定日と次年度入社が可能かどうかを確認する内容をメールに盛り込むようにするとよいでしょう。
 

【件名】来年4月からの入社に関して｜〇〇大学・氏名

株式会社○○
採用担当 ○○様

お世話になっております、来春より入社予定の〇〇大学〇〇学部の〇〇です。

大変突然なご報告で申し訳ありませんが、3月に大学を卒業することができなくなり、留年が確定致しました。

次の9月には卒業が可能です。

就職活動中にずっと志望していた貴社から内定通知をいただいたとき、言葉では言い表せないほどの嬉しさを感じ、その後も懇親会や内定式を重ねるにつれ、貴社で働けることをますます希望と誇りを抱いておりました。

誠に失礼極まりないお願いで申し訳ありませんが、来秋または次年度入社は叶いませんでしょうか。

私の不注意と不甲斐なさで、ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。

何卒ご検討いただけますと幸いです。

よろしくお願い致します。

-------------------------------------------------------------
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年
氏名
TEL：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
Mail：〇〇〇〇@〇〇.〇〇. jp
-------------------------------------------------------------

留年が確定したからといって、必ずしも内定取り消しになるわけではないので、留年の報告とともに次回の入社が可能か、確認することをおすすめします。
 

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▶︎内定後の留年は取り消しが基本？取るべき行動も詳しく解説します

内定先へのメールの返信が遅れた場合

ビジネスマナーの基本として、メールの返信は24時間以内に行うことがマナーとなり、24時間以内に返信をしていなければ遅いとされてしまいます。

就活においても同様で、就活生は社会人ではないため多少は大目に見られることもありますが、就活は社会人になるためのステップでもあることから、ビジネスマナーに従うことが基本です。

メールの返信に24時間以上時間がかかってしまった場合はメールの返信が遅れたと言えるでしょう。
 

返信が遅れたときに使える謝罪例文
●「返信が遅くなり大変申し訳ありませんでした」
●「返信が奥なりましたこと、深くお詫び申し上げます」
●「返答が遅くなり、大変失礼致しました」

メールの返信が遅れた場合は、言い訳をせずに詫びる一言を添えるようにしましょう。
 

内定先へ送ったメールの返信が来ない場合

内定先へ送ったメールの返信が来ない場合、次の手順に沿って対応すると良いでしょう。
 

自分が送ったメールに対して内定先から返信が来ない場合、まず本当にメールが送られているか、自分の送信済みフォルダや未送信フォルダを確認するようにしましょう。

メールサーバーの不調で、送ったはずのメールが未送信フォルダに入っていたというケースはよくあることです。

メールが送られていることを確認したら、1週間は待つようにしましょう。

企業側は、採用の仕事の他にもやるべき仕事があり、落ち着いたタイミングに返信するということも考えられます。

1日や2日で返信の催促をしてしまうと、場合によってはせっかちな印象を与えてしまう可能性もありますので、注意するようにしましょう。

そして、1週間程度待ってもメールの返信が来ない場合は、メールではなく電話をするようにします。

「〇日にメールをお送りしたのですが、届いていますでしょうか？」など、あくまで低姿勢、誠実な対応で電話の問い合わせを意識してください。

ここで、企業とのメールのやり取りで返信がないケースを扱った質問・回答の投稿がJobQにありましたのでご紹介します。

企業とのメールのやりとりで質問などを送って返信がないのは普通ですか？

企業に質問やインターンシップの返信を送って、企業からメールで返信をもらった事が一度もないのですが（２０社もやって）、基本的に企業から就活生への一方通行でメールは送られるのが普通なんでしょうか？

送り先として適切なところに送付していますでしょうか？

企業から来たメールの多くは発信専用であるため、返信したところで誰も見ないで終わります。

もし先方から回答が欲しいのであれば…続きを見る

企業から送られてきたメールが、発信専用のものであり、返信する際には別のアドレス宛にメールを送る必要があるケースもあるようです。

内定先へメールを送るときや返信をする際は、そのアドレスが発信専用のものかどうかを確認するようにしましょう。

内定先からのメールの返信や送るときのポイント、メールの文例について解説しました。

内定先へのメールのマナーをいかに徹底するかは、入社後の社会人としてのマナーとしても重要になることです。

就職活動の段階から、メールにおけるビジネスマナーを正しく理解し、実践できるように徹底しましょう。