【通勤手当申請書について】日数やマイカー通勤の場合の書き方などをご紹介

通勤手当申請書に記入する日数は、月単位の日数か出勤日数のどちらになるのでしょうか。ここでは、通勤手当申請書に記入する日数と、学生アルバイトが通勤手当申請書を書く際の注意点について解説します。

申請書への記入日数は月単位か、出勤日数か

通勤手当の支給方法は、企業が自由に決めることができますが、フルタイム勤務の正規社員の場合は月単位で支給されるのが一般的です。その場合は、6ヶ月定期の金額を6で割った金額が通勤手当の支給額になりますので、その金額を通勤手当申請書に記入します。

フルタイム勤務ではないアルバイトやパートなどは、出勤日数分だけ通勤手当が支給されるケースが一般的であり、その場合は、通勤手当申請書に1日あたりの交通費と出勤日数を記入するようにします。

なお、定期券の購入が認められている場合は、正規社員と同じように、6ヶ月定期の金額を6で割った金額を通勤手当申請書に記入するとよいでしょう。

学生アルバイトは通学・通勤どちらで申請

学生がアルバイトをする際にも通勤手当が支給されるケースが多いですが、アルバイト先の通勤経路と学校への通学経路が重なっている場合でも通勤手当は支給されます。

学生が使用する通学定期券は学校に通学することだけを目的とする定期券であり、厳密にいうと通学定期券を使ってアルバイト先に通うことは禁止されています。

学生が通勤手当申請書を作成する場合は、アルバイト先の通勤経路と学校への通学経路が重なっていても、通勤として申請することができ、アルバイト先の企業は学生に対して通勤手当を支給することが必要になります。

マイカー通勤の通勤手当申請書の記載内容などは決まりがあるのでしょうか。ここでは、マイカー通勤の通勤手当申請書の記入項目や記入方法について解説します。

マイカー通勤申請書の記入項目

マイカー通勤の通勤手当申請書の様式は特に決まりはなく、通勤手当申請書の様式は企業が自由に決めることができます。マイカー通勤を希望する従業員は、企業が定めた通勤手当申請書に必要事項を記入したうえで提出することが必要です。

マイカー通勤の通勤手当申請書では、通勤経路や距離、所要時間などが記入項目になっており、自動車検査証や自賠責・任意保険、運転免許証の記載内容なども記入項目になっているケースが多いです。

申請書に添付する地図の記入方法

マイカー通勤をする際の通勤手当申請書には、自宅から会社までの通勤経路を明記した地図を添付することが必要になることがあります。添付する地図の種類などは通勤手当の規則に従い、最も合理的な通勤経路をわかりやすく記入するようにします。略図でよい場合も、通勤経路をわかりやすく記載することが必要です。

通勤手当申請書は事実に基づいて正確に記載することが必要で、不正な内容を記載した通勤手当申請書を提出すると処罰されることがあります。ここでは、通勤手当申請書の内容に不正が発覚した時の企業側の対応などを説明します。

通勤手当申請書が不正が判明した時の対応

通勤手当申請書の記載内容に不正が発覚した場合には、その不正行為が故意か過失のどちらに該当するのかを見極めることが必要です。

意図的に嘘の内容の通勤手当申請書を提出した場合は故意に該当し、故意による不正行為をはたらいた従業員に対しては厳正に処分しなければなりません。かなり悪質だと判断した場合は、懲戒免職処分も視野に入れて対応するようにします。

不注意で不正な通勤手当申請書を提出した場合は過失に該当し、過失の場合は厳重注意処分などの軽い処罰にとどめておくとよいでしょう。

不正な通勤手当申請書で支給した場合の返還

不正な通勤手当申請書を提出して、実際よりも多い通勤手当を受け取っていた場合は、民法上の不当利得に該当するため、差額を会社に返還することが必要になります。

不正受給分の返還方法は、給料から差し引くという方法が一般的であり、労使協定を締結したうえで合意相殺をするか、前もって予告したうえで調整的相殺をするなどの方法で不正受給した通勤手当の返還を行います。

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労災保険に加入していると、通勤途中で交通事故に遭ってケガをしたような場合は、休業補償が受けられます。ここでは、通勤手当申請書の通勤経路と労災との関係について解説します。

通勤手当申請書の通勤経路とは

通勤手当申請書に記載する通勤経路は、最も合理的なルートを通勤経路にすることが必要になってきます。合理的な理由がなく、わざと遠回りになるようなルートを通勤経路にして通勤手当を受け取ると、不正受給とみなされることがあります。

会社に通勤する際には、通勤手当申請書に記載したルートで通勤することが必要であり、通勤手当申請書に記載した通勤経路以外のルートで通勤するのは原則的に禁止です。

申請書の通勤経路と違う場所での労災認定は？

通勤中のケガなどで労災認定を受けるためには、合理的な経路で通勤することが要件になりますが、労災認定では通勤手当申請書に書かれている内容は関係なく、合理的な通勤経路と認められると労災認定されます。

例えば、鉄道の人身事故などの影響で、通勤手当申請書に記載した内容と異なる方法で通勤している時に交通事故に遭ったような場合は労災として認定されます。なお、合理的な理由もなく寄り道をしている時に事故に巻き込まれたような場合は、労災として認定されないことがあります。

通勤手当申請書の様式は特に定めはなく、従業員は会社が用意した通勤手当申請書に必要事項を記載したうえで提出します。

通勤手当申請書の記載内容に不正が発覚した場合は、懲戒免職などの重い処分を受けることがあり、不正受給した通勤手当は返金することが必要です。

なお、通勤手当申請書に記載した内容と違う経路で通勤していた場合でも、労災認定が受けられます。