【就活メール】お礼の書き方から返信の方法までご紹介の画像

【就活メール】お礼の書き方から返信の方法までご紹介

就活の際にメールは重要です。企業へのメールの返信やお礼など、相手の印象を良くするためには役に立つツールです。また件名の記載方法だったり考えてしまうのは時間ロスになってしまいます。企業説明会などに参加する際にもメールが必要です。就職活動を円滑に進めるためにはメールスキルは重要です。今回は就活メールの記載方法などをご紹介します。是非、参考にしてみてはいかがでしょうか?

881

就職活動ではメール対応は大切

就職活動でのメール対応は重要です。

上手なメールを書かなければと気負いすぎる必要はありませんが、最低限守らなければならないルールは知っておくべきです。

しかし、就職活動を行う学生たちの中には、意外とメールの対応を知らない人が多いです。

就職活動に直接関係するエントリーシートの書き方や志望動機の内容などは良く研究していても、メールの書き方や句送り方を知らない人は多いのです。

関連相談

就職活動のメール対応で気をつけるべきこと

就職活動のメール対応で気をつけることは、たくさんあります。

それぞれ見ていきましょう。
 

メールの冒頭

メールの冒頭では、誰に対するメールかをしっかりと書きましょう。

メールを送る相手にもよりますが、就職活動などでメールを送る場合は、個人のメールアドレスではなく、会社や部署全体のメールアドレスかもしれません。

その場合は、相手の会社名、所属部署、名前に様をつけて冒頭に記してください。

明らかに個人宛てのメールアドレスのときは、会社名など入りませんが、冒頭に人事部 ●●様と書いていても問題は有りません。

 

自己紹介

メールの件名でも、自分の所属と名前は書いていますが、メール本文でも、必ず自分がどこの誰かを最初に書くべきです。

「●●大学の●●です。先日は●●でお世話になりました。…」などと続けてください。

また、メールの最後には、必ず署名をつけましょう。メールの機能で署名機能がありますので、それを設定しておけば、自動で全てのメールに署名がつきます。

署名には所属や名前、電話番号、メールアドレスを書いておくといいでしょう。

関連相談

メールで質問する時の文面

就活をする上で、企業側に質問をしておきたい…という方も多いのではないでしょうか。

そういったときは、まずはメールで質問をしてみるようにしましょう。しかし、メールでの質問の際にはいくつかコツがあります。

まず、企業のメールには、毎日膨大な量が届いていることがほとんどです。このため、必ず件名を書くようにしましょう。

 

メールの件名は完結にしよう

件名はとても完結にすることが必要ですし、シンプルに内容が分かりやすくすることが大切となります。また、誰宛のメールなのかということも明確にして、きちんと名前なども名乗るようにしましょう。質問の内容なども完結にするということもとても大切となります。

さらに「大変お忙しいと思いますが、ご連絡いただけると幸いです」「ご多忙の中恐れ入ります」など、相手を思いやる言葉などを挿入することがとても大切となります。

さらに、自分の連絡先なども明記することが大切です。メールアドレスと電話番号を記載しましょう。

関連相談

企業側に返信する際のメール

就活面接連絡のメール返信の際にも気をつけなければならないことがいくつかあります。

就活の面接をしていると、メールで面接日程が届くこともありますし、それに返信して日程を調整するといったことが必要となります。

大切なのがこちらの面接での対応となっています。対応の仕方が良くなければ、印象が悪くなってしまいますので、メール一通でも気をつけるポイントを抑えておく必要があります。

 

お礼の言葉をメールに

この際には、まずはメールをしてもらったことに対するお礼の言葉などを述べましょう。

また参加できる日時があれば、その候補を何日か指定することが必要となります。最後に、相手の手間を気遣い、お願いの言葉などを入れておくことがとても大切となります。

参加をすることが出来ない場合には、できるだけ候補の日を多く挙げて、調整をお願いするようにしましょう。また、面接の日程に参加できない場合や日程を変更する場合には、その理由などを述べるようにしましょう。

関連相談

メールの件名はどのように設定する?

就活をしていると、メールでやりとりをする企業が多いといえるでしょう。

以前と比較すると、メールでやりとりをする割合が増えていますので、メールをやりとりする際に失礼のない対応を取れるかどうかも大切となります。

その際に気をつけなければならないのがメールの件名です。

まずは、メールの内容をコンパクトにまとめることが大切です。そして、そのコンパクトにまとめた内容を人目で分かるようにするのがタイトルです。

たとえば、
「エントリーシートについて(●●大学 名前)」

「インターンシップのお礼(●●大学 名前)」

のように、中身についてと自分の所属と名前を書いておくといいでしょう。

企業側にはたくさんの学生からのメールが届くことになります。また、それ以外のメールなども膨大な量が届きますので、ぱっとみて用件が分かるというメールであることが大切です。

このため、企業に用件がありメールをする場合には、必ず件名を入れるように心がけるようにしましょう。

こちらを空白にしてしまうと、用件が分からなくなってしまい、相手の手を煩わせてしまうことになります。

メールの件名ですが、「新卒採用の件」でも良いですし、「日時変更のお願い」など、ぱっとみて内容が分かるものにしておきましょう。

 

返信メールの場合

また、返信メールなどの場合には、内容のトピックなどを入れるとよりわかりやすくなります。メールでは件名といいますが、この件名で何に関するメールかがわかるようにしてください。

相手の仕事によっては、一日に非常に多くのメールを処理する可能性があります。そんな時、件名で、どういったことかが分からないと読み飛ばされたり、時には読んでもらえなかったりすることすらありえます。

件名はしっかりと考えましょう。

関連相談

最後に

いかがでしたでしょうか?

就職活動においてのメール対応では、気をつけるべきことがたくさんあります。

普段スマホや携帯メールしか使っていない人は、特にマナーに気をつける必要があります。

スマホや携帯でしかメールをしていない人は、名前も書かずにメールを送ってくる人もいます。まったく悪気はないのでしょうが、就職活動で良い印象は与えられないでしょう。

せっかく、完璧な就職活動のための面接対策などをしていても、メール一つでぼろが出てしまうことだってありえます。

たかがメール、されどメールです。

ぜひ、参考にしてみてはいかがでしょうか。

本記事の初回公開日は2017年11月20日です。

この記事に関連する転職相談

上司へ社内メールを送る時の宛名についてのマナーを教えてください

社内メールのビジネスマナーについて質問です。 これから、上司と一緒に仕事していく事になり、頻繁にメールのやり取りをしながら仕事を進めていかなくてはいけません。 そこで質問なのですが、課長や部長へメールを送る時は、宛名はどのように設定...

転職面接のお礼メールを送りたいのですが担当してくれた方の名前を思い出せず困っています

先日、面接をしていただいた企業へ、お礼メールをしたいと思っているのですが、担当してくれた方の名前を忘れてしまいました。 もし、名前が不明な場合は、「ご担当者様へ」と宛名を書くのがマナー的に正しいのでしょうか? それとも、名前を書かない...

今週末上司と飲みに行くのですが、飲みのマナーはありますか?

新卒です。今週末、直属の上司と飲みに行くことを誘われました。 正直、二人での飲み会なので生きたくないのですが、了承しました。 上司ということもあるので、飲みに行くときに気をつけておくべきマナー等があれば聞きたいのですが、どういったこ...

内定を辞退したい場合、電話で会社にどのように伝えるのが良いのでしょうか?

他の行きたかった会社に内定をいただいたので、他の会社で内定をいただいたとこを辞退したいと思っています。 ただ、辞退したい先の企業の人事の方などに、なんて伝えれば良いのか分かりません。 面接の時も好印象で、かなり親身に話していただいた...

転職面接の際にメモを取りながら面接に臨むのはマナー違反でしょうか?

これから転職面接を控えています。 転職面接の際にメモを取りながら、面接に臨のはマナー違反でしょうか? 面接官から見てメモを取りながら面接に挑むのは、あまり悪印象を与えず、むしろポイントが高いのではないかと、勝手ながら思っています。 ...

ビジネスメールで直接ファイルを開けるパスワードを入れるのはマナー違反なのですか?

ビジネスメールのマナーについてお聞きしたく質問しました。 先日、社外へメールを送信した際に、共有ファイル(結構大切なファイル)があったため送信しました。 その際に、パスワードも一緒に添付して送信したところ、社外の方に「そのままファイ...

以前落ちた会社に再び応募するのはマナー違反でしょうか?

以前面接で落ちた会社が別職種で求人を出しているのですが、職種は違えど再応募はやはりマナー違反に当たりますか? 落ちた時の職種は外勤営業で、今募集している職種は内勤営業になります。

ビジネスシーンでメールが取引先から返信が来た時のお礼の文言って何が適切なのでしょうか?

社会人1年目です。 最近、取引先の方とのメールのやりとりが増えて、言葉遣いなどに日々気を使っているのですが、相手から返信が来た時のお礼の文言が複数パターンあることに気づきました。 例) ・ご連絡ありがとうございます。 ・メールありがと...

面接後にお礼のメール等を送ると印象は変わるものでしょうか?

先程、中途採用の面接をしてきました。 はじめての転職活動で、面接も初めてなのですがお礼のメールを送るべきか否かで悩んでいます。 一般的に面接後にお礼メールは送るべきだと思うのですが、やはり印象は変わりますか?

転職面接のお礼メールを送りたいのですが担当してくれた方の名前を思い出せず困っています

先日、面接をしていただいた企業へ、お礼メールをしたいと思っているのですが、担当してくれた方の名前を忘れてしまいました。 もし、名前が不明な場合は、「ご担当者様へ」と宛名を書くのがマナー的に正しいのでしょうか? それとも、名前を書かない...

この記事に関連する記事

【入社承諾書の添え状の書き方】例文と作る時のマナーをご紹介

入社承諾書の添え状を書く際のマナーについて知っている就活生はとても少ないです。この記事では入社承諾書のサイズや添え状...

二次面接の辞退の仕方|マナーを守ってメールや電話での断り方

二次面接を辞退するときにはマナーがあるのをご存知でしょうか?。二次面接を辞退したらどうなるのかという、問題についても...

【マナー】インターン生が気をつけることをご紹介!

今回はインターンに参加する際のマナーについて解説いたします。インターンに参加する際の、挨拶の気をつけることや、服装な...

異動の挨拶がわからない!例文を使って詳しく解説しています

異動する際の挨拶にはいくつかのポイントがありますが、ご存知ですか?メールにもスピーチにもかなり重要なポイントがあるの...

入社承諾書には書き方がある!ポイントをまとめてみました

入社承諾書とはどのようなものなのでしょうか?日付や住所の書き方に付いて詳しく書いていきます。さらに入社承諾書を返送す...

今後のキャリアや転職をお考えの方に対して、
職種や業界に詳しい方、キャリア相談の得意な方がアドバイスをくれます。

相談を投稿する場合は会員登録(無料)が必要となります。
会員登録する 無料
JobQ運営局
株式会社ライボJobQ運営局の公式アカウントです。

 関連キーワード

この記事が気に入ったらいいね!しよう

無料ユーザー登録
無料で相談を投稿する
カテゴリ
メニュー