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【就活メール】お礼の書き方から返信の方法までご紹介

就活の際にメールは重要です。企業へのメールの返信やお礼など、相手の印象を良くするためには役に立つツールです。また件名の記載方法だったり考えてしまうのは時間ロスになってしまいます。企業説明会などに参加する際にもメールが必要です。就職活動を円滑に進めるためにはメールスキルは重要です。今回は就活メールの記載方法などをご紹介します。是非、参考にしてみてはいかがでしょうか?

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就職活動ではメール対応は大切

就職活動でのメール対応は重要です。

上手なメールを書かなければと気負いすぎる必要はありませんが、最低限守らなければならないルールは知っておくべきです。

しかし、就職活動を行う学生たちの中には、意外とメールの対応を知らない人が多いです。

就職活動に直接関係するエントリーシートの書き方や志望動機の内容などは良く研究していても、メールの書き方や句送り方を知らない人は多いのです。

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就職活動のメール対応で気をつけるべきこと

就職活動のメール対応で気をつけることは、たくさんあります。

それぞれ見ていきましょう。
 

メールの冒頭

メールの冒頭では、誰に対するメールかをしっかりと書きましょう。

メールを送る相手にもよりますが、就職活動などでメールを送る場合は、個人のメールアドレスではなく、会社や部署全体のメールアドレスかもしれません。

その場合は、相手の会社名、所属部署、名前に様をつけて冒頭に記してください。

明らかに個人宛てのメールアドレスのときは、会社名など入りませんが、冒頭に人事部 ●●様と書いていても問題は有りません。

 

自己紹介

メールの件名でも、自分の所属と名前は書いていますが、メール本文でも、必ず自分がどこの誰かを最初に書くべきです。

「●●大学の●●です。先日は●●でお世話になりました。…」などと続けてください。

また、メールの最後には、必ず署名をつけましょう。メールの機能で署名機能がありますので、それを設定しておけば、自動で全てのメールに署名がつきます。

署名には所属や名前、電話番号、メールアドレスを書いておくといいでしょう。

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メールで質問する時の文面

就活をする上で、企業側に質問をしておきたい…という方も多いのではないでしょうか。

そういったときは、まずはメールで質問をしてみるようにしましょう。しかし、メールでの質問の際にはいくつかコツがあります。

まず、企業のメールには、毎日膨大な量が届いていることがほとんどです。このため、必ず件名を書くようにしましょう。

件名はとても完結にすることが必要ですし、シンプルに内容が分かりやすくすることが大切となります。また、誰宛のメールなのかということも明確にして、きちんと名前なども名乗るようにしましょう。質問の内容なども完結にするということもとても大切となります。

さらに「大変お忙しいと思いますが、ご連絡いただけると幸いです」「ご多忙の中恐れ入ります」など、相手を思いやる言葉などを挿入することがとても大切となります。

さらに、自分の連絡先なども明記することが大切です。メールアドレスと電話番号を記載しましょう。

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企業側に返信する際のメール

就活面接連絡のメール返信の際にも気をつけなければならないことがいくつかあります。

就活の面接をしていると、メールで面接日程が届くこともありますし、それに返信して日程を調整するといったことが必要となります。

大切なのがこちらの面接での対応となっています。対応の仕方が良くなければ、印象が悪くなってしまいますので、メール一通でも気をつけるポイントを抑えておく必要があります。

この際には、まずはメールをしてもらったことに対するお礼の言葉などを述べましょう。

また参加できる日時があれば、その候補を何日か指定することが必要となります。最後に、相手の手間を気遣い、お願いの言葉などを入れておくことがとても大切となります。

参加をすることが出来ない場合には、できるだけ候補の日を多く挙げて、調整をお願いするようにしましょう。

また、面接の日程に参加できない場合や日程を変更する場合には、その理由などを述べるようにしましょう。

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メールの件名はどのように設定する?

就活をしていると、メールでやりとりをする企業が多いといえるでしょう。

以前と比較すると、メールでやりとりをする割合が増えていますので、メールをやりとりする際に失礼のない対応を取れるかどうかも大切となります。

その際に気をつけなければならないのがメールの件名です。

まずは、メールの内容をコンパクトにまとめることが大切です。そして、そのコンパクトにまとめた内容を人目で分かるようにするのがタイトルです。

たとえば、
「エントリーシートについて(●●大学 名前)」

「インターンシップのお礼(●●大学 名前)」

のように、中身についてと自分の所属と名前を書いておくといいでしょう。

企業側にはたくさんの学生からのメールが届くことになります。また、それ以外のメールなども膨大な量が届きますので、ぱっとみて用件が分かるというメールであることが大切です。

このため、企業に用件がありメールをする場合には、必ず件名を入れるように心がけるようにしましょう。

こちらを空白にしてしまうと、用件が分からなくなってしまい、相手の手を煩わせてしまうことになります。

メールの件名ですが、「新卒採用の件」でも良いですし、「日時変更のお願い」など、ぱっとみて内容が分かるものにしておきましょう。

また、返信メールなどの場合には、内容のトピックなどを入れるとよりわかりやすくなります。メールでは件名といいますが、この件名で何に関するメールかがわかるようにしてください。

相手の仕事によっては、一日に非常に多くのメールを処理する可能性があります。

そんな時、件名で、どういったことかが分からないと読み飛ばされたり、時には読んでもらえなかったりすることすらありえます。

件名はしっかりと考えましょう。

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最後に

いかがでしたでしょうか?

就職活動においてのメール対応では、気をつけるべきことがたくさんあります。

普段スマホや携帯メールしか使っていない人は、特にマナーに気をつける必要があります。

スマホや携帯でしかメールをしていない人は、名前も書かずにメールを送ってくる人もいます。まったく悪気はないのでしょうが、就職活動で良い印象は与えられないでしょう。

せっかく、完璧な就職活動のための面接対策などをしていても、メール一つでぼろが出てしまうことだってありえます。

たかがメール、されどメールです。

ぜひ、参考にしてみてはいかがでしょうか。

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本記事の初回公開日は2017年11月20日です。

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