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【例文あり】転職面接の辞退のメールを送る時の7つのポイントとマナー

【例文あり】転職面接の辞退のメールを送る時の7つのポイントとマナー

転職面接の辞退やキャンセルの意志を伝えるメールはどのように書けばいいのでしょうか。またそもそも面接の辞退をメールで済ませて良いのでしょうか。今回は転職面接の辞退やキャンセルについてのマナーや注意点についてご紹介します。
 

面接の辞退の連絡はメールと電話で行う

転職面接の辞退の連絡はメール、あるいは電話で行っても良いですが、気になる方はメールに加えて電話でフォローを入れると良いでしょう。

辞退の旨を伝えにくい気持ちはわかりますが、無断での辞退は企業側に対して失礼な行為であるため避けるように心がけてください。

面接の辞退のメールにおける5つの注意点

面接の辞退をメールで伝える場合に、気をつけていただきたいことは以下の5つです。

  1. 早い段階で営業時間内に連絡を入れる
  2. 件名に「面接辞退の連絡」と「名前」を入れる
  3. シンプルでわかりやすい文にする
  4. 理由は「一身上の都合」と詳細に書かない
  5. メールや電話での連絡になったことを謝罪する

また、メールの書き方や理由の伝え方にもコツがありますので、参考にしてください。
 

前提:本当に辞退すべきか検討後、連絡する

面接の辞退のメールを送る前に「本当に辞退をすべきか」をよく検討しましょう。

面接を辞退するということは「その企業に入社できるチャンスを自ら手放す」ことです。

「辞退しても後悔をしない」と意志を固めた上で次で解説する5つのポイントに着目して辞退の連絡を入れましょう。
 

1.早い段階で営業時間内に連絡を入れる

基本的に面接の辞退は、「辞退する」とわかり次第すぐに採用担当者に連絡をするようにしましょう。

また、面接当日の連絡は避けるようにし、可能であれば前日までに相手企業の営業時間内に連絡してください。
 

2.件名に「面接辞退の連絡」と「名前」を入れる

メールの件名には一目でみてわかるように「面接辞退の連絡」と書き、「名前」を添えましょう。

【重要】などの言葉を件名の初めにつけると、他のメールに埋もずに目立つため推奨します。

とはいえ、目立たせるために派手な記号を使用することは避けてください。
 

3.シンプルでわかりやすい文にする

メールの本文は、シンプルにしましょう。

長文は避けるようにし、辞退と謝罪の旨を伝えることができれば問題ありません。

自分の複雑な気持ちをつらつらと書き連ねることだけはやめるようにしてください。
 

4.理由は「一身上の都合」と詳細に書かない

メールの本文をシンプルにするためにも辞退をする際の理由は「一身上の理由」などの曖昧な理由で構いません。

また、面接自体の場面では何よりも相手を不快にさせないことが重要なので、あなたのありのままの気持ちを伝える必要はありません。
 

5.メールや電話での連絡になったことを謝罪する

面接の辞退は相手企業に迷惑をかけてしまうことになるため、本来であれば直接会って謝罪すべき内容です。

にも関わらず、メールや電話で連絡をしてしまっていることに対し謝罪の気持ちを伝えましょう。

面接の辞退のメールの例文2パターン

面接辞退のメールの例文を2パターンご紹介します。

あなたの状況に併せて参考にしてください。
 

  1. 事前に面接を辞退することがわかった場合
    -日程の再調整を希望する場合
    -日程の再調整を希望しない場合
  2. 当日に面接を辞退することがわかった場合
    -日程の再調整を希望する場合
    -日程の再調整を希望しない場合


1.事前に面接を辞退することがわかった場合

面接の辞退といっても、2通りの辞退があります。

「調整してもらった日時の面接を辞退したい場合」と「面接そのものを辞退する場合」の2つです。

どちらも事前にわかった状況としてメールの例文をご紹介しましょう。

<日程の再調整を希望する場合>

お世話になっております。

○月○日より面接を予定させていただいております○○(フルネーム)と申します。

実は、○月○日の面接の件なのですが、急にクライアント対応のため遠方に出向くことになってしまい、貴社へお伺いすることが難しい状況です。

つきましては、大変恐縮ですが、可能であれば面接の日時を変更していただけないでしょうか。

こちらは、

○月○日(○曜日)○時~○時
○月○日(○曜日)○時~○時
○月○日(○曜日)○時~○時

でしたら空いておりますが、貴社はいかがでしょうか。

ご検討を何卒よろしくお願い致します。


<日程の再調整を希望しない場合>

お世話になっております。

○月○日より面接を予定させていただいております○○(フルネーム)と申します。

面接の日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

○月○日の面接なのですが、一身上の都合により選考を辞退させていただきたいと考えております。

貴重なお時間を割いていただき、お手数もおかけ致しましたのに、このような形になってしまい大変申し訳ございません。

また、本来であれば直接お詫びにお伺いすべきところをメールでの連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げております。


2.当日に面接を辞退することがわかった場合

当日に面接を辞退しようとする際も、2通りのパターンがあります。

「日時変更をしてもらえれば面接を受けたいというケース」と「選考そのものを辞退したいと当日に決まったケース」の2パターンです。

それぞれの例文をご紹介していきましょう。

<日程の再調整を希望する場合>

お世話になっております。

本日○月○日○時より面接を予定させていただいております○○(フルネーム)と申します。

実は、急にクライアント対応のため遠方に出向くことになってしまい、本日貴社へお伺いすることが難しい状況です。

当日になり、メールの連絡で誠に申し訳ございません。

ただ、貴社への志望意欲は大変高いままであり、誠に勝手ではございますが、再度、面接の日程を調整させていただくことは可能でしょうか。

こちらは

○月○日(○曜日)○時~○時
○月○日(○曜日)○時~○時
○月○日(○曜日)○時~○時

でしたら空いております。

ご迷惑とお手数をおかけいたしますが、ご検討を何卒よろしくお願い致します。


<日程の再調整を希望しない場合>

お世話になっております。

本日○月○日○時より面接を予定させていただいております○○(フルネーム)と申します。

当日のご連絡になり大変申し訳ございませんが、一身上の都合により選考を辞退させて頂きたいと考えております。

お時間を調整していただいたのにも関わらずこのような形になり、申し訳ございません。

ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

面接の辞退のメールを電話でフォローする

面接の辞退の意志を伝える場合、メールでもお構いませんが気になるようであればメールを送った後に、電話でフォローすると良いでしょう。

電話でのフォローは以下です。

<電話でのフォロー例>

お世話になっております。

○月○日に面接をお願いしております○○(フルネーム)と申します。

誠に申し訳ございませんが、諸事情により選考を辞退させていただきたく考えております。

メールもお送りいたしましたが、ご覧いただけましたでしょうか。

お手数をかけし、貴重なお時間も割いていただきましたのに、大変申し訳ございません。

ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

転職活動におけるメールのマナー5選

転職活動をするうえでメールは欠かせないツールとなっています。

だからこそメールの段階から選考は始まっていると考え、しっかりとマナーを意識しなければなりません。

メールについて気をつけていただきたいことを5つご紹介しましょう。

  1. 転職用のアドレスを使う
  2. パソコンから送信する
  3. 宛名は正しいものを記載する
  4. 間違った敬語は使わない
  5. 署名欄は忘れずに記載する  
     

1.転職用のアドレスを使う

前職に在職中の場合、勤務先で与えられているアドレスで転職活動をすることは控えましょう。

業務目的以外での使用は一般的にマナー違反とされています。

必ず転職用アドレスを作るか、日頃使用していないアドレスを使うようにしてください。

また、重要なメールが埋もれないためにも区別をした方が良いといえます。
 

2.パソコンから送信する

採用担当者とのやりとりは、以下の問題が考えられることから全てパソコンから送信するようにしましょう。

  • スマートフォンではうまく改行できているように見えても、パソコンで見れば文章の位置が崩れている
  • スマホの設定によっては自動的に署名が入ってしまう場合もあり、送ったメールとは異なる内容になる

そのため、メールの送信は相手と同じ環境であるパソコンから送る方がベターです。
 

3.宛名は正しいものを記載する

メールの宛名は正しく記載するようにしましょう。

特に「会社名」の株式会社などを(株)と略してしまう人がいますので、気をつけてください。

続いて、「部署名」「役職」「担当者氏名」を書いていきましょう。

もし担当者氏名が分からない場合は「採用ご担当者様」宛と記載すれば問題ありません。
 

4.間違った敬語は使わない

メールでは正しい敬語を使うようにしましょう。
 

例)
×「明日、貴社へ行きます」→ ◯「明日、貴社へ伺います」

×「メールを見ました」  → ◯「メールを拝見しました」


どんなに丁寧に文章を書いていても、敬語間違いはマナーが身についていないと判断され、マイナス評価になる可能性があります。

メールは見える形で残るので、送信前には念入りに確認するようにしてください。
 

5.署名欄は忘れずに記載する

署名欄の記載は忘れないようにしましょう。

「名前」の他、書類のやりとりがあるかもしれないので「住所」そして「電話番号」「アドレス」は最低でも記載しておきましょう。

ただし、現職の社名や連絡先は不要です。

面接辞退のメールマナーのまとめ

面接の辞退やキャンセルのメールの送り方やマナーを中心に解説をしました。

例文も載せましたので、面接の辞退やキャンセルをしなければいけない際の参考にしてください。

また、転職活動のマナーもしっかり頭に入れておきましょう。
 

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