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【インターンシップのキャンセル】伝える際の注意点など確認しておこう

インターンシップに参加することで、企業や業界の研修に役立ったり志望動機が明確になったりします。しかしインターンシップの参加をキャンセルしなければならない状況になった場合、どのようにキャンセルをすればいいのでしょうか。インターンシップをキャンセルする際にはどのようなことに注意すればいいのでしょうか。今回はインターンシップのキャンセルについて解説します。

インターンシップとは

まず基礎知識として、インターンシップとは何か、インターンシップに参加するメリットや参加する際のマナーについてご紹介します。
 

インターンシップとは

インターンシップとは、就職する前に企業の中で実際の業務を体験する事や、そこで働く人たちの話を聞く事ができる制度のことです。

業界や企業、仕事内容によってインターンシップの期間や体験できる内容は異なります。就職活動において業界や企業の研究ができる貴重な機会になるため、インターンシップを活用する学生は増えています。


インターンシップに参加する意味

インターンシップに参加するメリットはいくつかありますが、代表的な2つについてご紹介します。
 

  1. 企業や業界の研究に役立つ

    就職活動を行う上では、どのような業界や企業を選ぶべきか悩むと思います。企業は自社や業務内容を学生に伝える機会としてインターンシップを実施しています。インターンシップに参加して実際の現場を体験するのは企業や業界を理解する上で大いに役立つでしょう。
     
  2. 志望動機が明確になる

    インターンシップに参加する事で会社説明会や資料等ではわからない実際の仕事内容や職場の雰囲気を感じる事ができます。それにより本当に自分がやりたい仕事なのかを、より明確に判断できるでしょう。就職活動において志望動機を伝える場合にも、現場を体験した事でより具体的で説得力のある話ができるでしょう。


インターンシップでのマナーとは

インターンシップに参加する際には次の2つについて気をつけましょう。
 

  1. 企業に対して感謝の気持ちを持つこと

    企業は学生を受入れるために業務や従業員の調整をするなど時間とコストをかけて準備しています。インターンシップは企業の協力によって成り立っていると言えるでしょう。まずは企業に対して感謝の気持ちを忘れないようにしましょう。
     
  2. 大学の代表として参加しているという自覚を持つこと

    企業はインターンシップに参加した学生の態度や行動を見て、その大学全体の印象を判断します。もし悪い印象を持たれてしまったら大学だけでなく、同期や後輩にも多大な迷惑をかけてしまいます。大学の代表として緊張感を持って参加しましょう。

インターンシップのキャンセルは選考に影響するのか

次に、インターンシップをキャンセルしたらどのような影響があるのか考えてみましょう。


インターンのキャンセルは選考に影響する場合もある

インターンシップは職業体験の機会であり本来は選考には関係の無い取り組みですが、キャンセルした場合は選考に影響する場合もあるでしょう。

企業や人事担当者の立場で考える選考に影響する理由としては次の3つが考えられます。
 

  1. キャンセルはマナーに反する。
  2. 当社で働きたいという意欲が少ないと感じる
  3. 例え体調不良で休む場合でも自己管理ができていないと感じる


このようにキャンセルは採用担当者に対して基本的に良い印象を与えないという事を頭に置いて慎重に判断しましょう。

インターンシップのキャンセルでの注意点

次に、インターンシップをキャンセルする場合の注意点として3つご紹介します。
 

  1. ドタキャンやバックレは絶対にしない

    インターンシップに限らず当日のドタキャンやバックレは厳禁です。これは社会人としても失格ですが就職活動を行う学生としても失格です。そのような行為を行う学生を採用する企業はない事を理解しておきましょう。また、自分自身だけでなく大学の印象も悪くなる事を忘れないようにしましょう。
     
  2. キャンセルする理由をはっきり伝える

    やむを得ずキャンセルする場合は理由をはっきりと伝えましょう。曖昧な理由や言葉足らずの説明では企業からの信頼を失う可能性があります。欠席の理由は様々ですが、伝え方ひとつで相手の印象は変わります。相手に誠実な姿勢が伝われば例えキャンセルしてもマイナスにはならないでしょう。
     
  3. キャンセルが決まったらすぐに連絡する

    インターンシップへのキャンセルが決まったら企業へはできるだけ早く連絡しましょう。企業は受け入れ人数に合わせて事前準備をしている場合もありますし、キャンセルの連絡が早ければ代わりの参加者を募る事もできるでしょう。できるだけ企業に迷惑をかけないように行動する事は企業に対する礼儀とも言えるでしょう。

インターンシップのキャンセルは電話?メール?

次に、実際にインターンシップをキャンセルする場合の方法について3つご紹介します。
 

キャンセルの連絡は電話が一般的

インターンシップをキャンセルする場合はメールでの連絡が指定されている場合を除き、まずは電話で連絡しましょう。

早く伝えたほうが企業への迷惑を最小限に抑えられますし、メールだけでの連絡はあまり相手に良い印象を与えないでしょう。

電話をかけて不在の場合は伝言やメッセージを残し、改めてかけ直すかメールでお詫びすると良いでしょう。


メールだとキャンセル連絡の記録が残る

メールでの連絡を指定されている場合や、なかなか電話が繋がらない場合は、メールで連絡しましょう。

メールでの連絡はキャンセルの記録が残る事がメリットです。

また、メールに参加予定の日時を記載する事で担当者の対応もスムーズにできます。

ただしメールは内容と同時に文章力やビジネスマナーも残りますので、慎重に作成しましょう。


メールと電話を活用してキャンセル連絡をしよう

キャンセルの伝え方としては、企業からの指定が無ければ、まず早く伝えるために電話が良いでしょう。

その上でキャンセルの記録が残るメールを送りましょう。

電話が繋がらない場合は「お電話しましたがご不在でしたので、メールで失礼します。」と電話をかけた事を伝えると良いでしょう。

キャンセルの連絡はそれぞれのメリットを理解した上で電話とメールを活用しましょう。

まとめ

就職活動でインターンシップを積極に活用する場合、キャンセルするケースも出てくるでしょう。

キャンセルの伝え方にもマナーや礼儀があり、採用担当者が受ける印象も変わります。

インターンシップに限らず、社会に出ると欠席やキャンセルの連絡が必要になる場面も増えるでしょう。

社会人としてのマナーを身につけるためにも、キャンセルの仕方についてしっかりと身につけておきましょう。

本記事の初回公開日は2020年01月28日です。

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