リマインドの意味とは？リマインドメールの書き方・例文、送り方もまとめ

リマインド（remind）って何？言葉の意味とは

「リマインド（remind）」とは、語源が英語で、意味は「思い出させる・気づかせる・再認識」といった意味がある単語です。

ビジネスの場合、少し先にある会議に予定通り参加できるのか確認するための行動や、提出期限の迫っていることなどに対して問題なく提出できそうかなど、再確認するために使用されます。

期限当日になっても回答がない場合、対象の人に電話やメールで催促をするときにも「リマインド」という言葉を使用します。

リマインドメールとは？リマインドをする意味は何？

リマインドメールとは、先にある予定を再度、確認するために相手に送るメールのことです。

会議の出欠や、すでに取得していたアポイント先への日程の確認、返信が遅い人へ確認、納期が近くなっているが提出がない者への連絡などに使用されます。

つまり、相手へ再度確認をすることで、思い出してもらうことが目的です。

事前に連絡をしていても、約束したこと自体を忘れてしまう人もいます。

リマインドメールを送ることで、「来週だと思っていた」、「時間を勘違いしていた」というようなトラブルを未然に回避できるのです。

メールでリマインド｜主に社外の方向け。相手が気づかないこともあるので注意

メールでのリマインドは社内でも活用できますが、主に社外に対して活用することが多いです。

しかしメールの場合、相手の会社用パソコンや携帯電話で通知がない可能性もあるので、気づかない可能性もあります。

前日の夜や当日の朝などの予定時間ギリギリのリマインドは注意が必要です。

電話で連絡｜メールやチャットで解決できない場合、リマインドコールも有効

電話でリマインドを行うことを、リマインドコールといいます。

主にメールやチャットで解決できないような「契約の継続確認」、「商品案内」などで活用されるので、取引先よりも顧客へ活用することが多いです。

リマインドコールは、顧客と信頼関係を築くための有効なテレマーケティング手法です。

セミナーや講演会などのイベントに、参加申し込みのあった人に事前にリマインドコールを行うことで当日キャンセルが減り、会社への損失を防ぎます。

対面で直接リマインド｜同じオフィスで同じチーム内なら、口頭で伝えるのもあり

同じ社内、オフィス内にいる相手が対象であれば、口頭で直接リマインドすることもできます。

物事の催促や、確認できているか再度相手に直接伺うことができるので、タイムロスを防ぎ、直接伝えることで相手も迅速に対応してくれるのです。

しかしあくまで催促をしていることになるので、言い方に気をつけないと、相手にキツイ印象を与えかねません。

柔らかい言葉で、相手を気遣うように伝えることで、相手側も快く引き受けてくれるでしょう。

リマインダーで通知｜自分宛に使うならiPhoneなどスマホ・Googleカレンダーの機能が便利

自分で日程やタスクを確認するために、自分宛にリマインダーを設定できます。

iPhoneなどのスマホにあるリマインダー機能やGoogleカレンダーの機能を活用し、予定の管理だけでなく、優先順位を付けたり、実行頻度が少ないが毎月ある作業などをあらかじめ設定できるのです。

Googleカレンダーやアプリによっては設定したタスクが完了するまで毎日表示されるのでうっかり防止にも役立ちます。

SNSでリマインド｜FacebookのメッセンジャーやLINEなど

FacebookメッセンジャーやLINEなどのSNSを活用したリマインドを行うこともできます。

最近の若い人たちの連絡手段はメールや電話よりも、さらに気軽に連絡を取り合えるSNSを使用していることが非常に多いです。

ただし、友人間であれば問題はありませんが、企業によっては個人情報漏洩やコンプライアンスなどの問題が発生する可能性があります。

SNSでのメッセンジャー機能は簡単に社外の人に転送できてしまうので、ビジネスで使用する場合はLINEWorksなどの専用アプリを使用しましょう。

ビジネスツールでリマインド｜チャットワーク、Slackなどが有名

チャットワークやSlackなどのビジネスツールでリマインドすることも可能です。

ビジネスチャットツールはセキュリティもしっかりしているので、情報漏洩などのリスクも回避できます。

リマインダー機能が設定されており、自分のタスクだけでなく、ツールによっては業務で発生したタスクを割り振ることもできるのです。

業務効率化に優れているビジネスツールを使用することで、管理者の負荷もカバーできるので、非常におすすめなツールです。

ビジネス用チャットツールはいくつか種類があるので、自社で使いやすいものを選ぶと良いでしょう。

打ち合わせ・商談の前｜相手方が予定を忘れないようにリマインド

リマインドメールを送るのは、3日前から前日の早い時間までが良いタイミングです。

特にオンラインで対面する場合は、直接対面でない分、予定を忘れやすくなりがちです。

送られてきたリマインドメールを見ることで、相手も打ち合わせや商談の予定を思い出すきっかけになり、あなたを親切な人と思うので信頼関係を築きやすくなります。

直前すぎるリマインドはあまり良くありません。

万が一相手が予定を忘れてしまっている場合に、キャンセルになってしまったり、そもそもメールを確認することなく約束の時間になってしまったりする可能性があるからです。

取引先から期日までに連絡がないとき｜確認の意味合いでリマインド

取引先から期日までに連絡がない場合は柔らかい文面を意識してメールを送り、納品物の状況がどの程度なのか、本日が期日だが大丈夫なのか確認するような内容にしましょう。

あまりキツイ印象を与えてしまう文面だと、相手側から急遽キャンセルがきたり、もはや返信すら来なかったりする場合もあります。

相手が後ろめたい気持ちになることで、業務に支障をきたす状態になってしまうので、今日中に連絡が欲しい旨をしっかりと早めの時間のうちに伝えましょう。

期限が近いタスクが予定より遅れているとき｜期日までに間に合うかリマインド

タスクが予定よりも遅れており、期限が間近になってきているときには、最低でも期日から3日前にはリマインドメールを送りましょう。

ひとつが期日までに間に合わないだけで、こちらに大変な労力がかかってきます。

しかし、期日の3日、4日前に送ることで、現在の状況を再確認でき、万が一間に合わないとなってしまっても対処可能です。

社内行事・イベントの少し前｜参加者が多いので、見落としている人に向けてリマインド

社内行事やセミナーなどのイベントでは、参加者が多いために一部の人がメールを見落とし、連絡が遅れてしまうこともあります。

一部連絡がない人には、再度、社内行事やイベントの少し前にはリマインドを送信しましょう。

期日の3日前、前日の早い時間がタイミングです。

リマインドの文面には、催促したことに対してのお詫びや気遣いを感じられる言葉を添えることで、相手側が感じる手間や心の負担を少しでも減らせます。

予定や参加者の変更があったとき｜最新の内容を周知するためにリマインド

会議の予定や参加者の変更があったときには、他の参加者が混乱しないよう、最新の情報を都度リマインドしましょう。

全員が共通の情報を把握しておくことにより、情報の行き違いからの混乱を防げます。

変更した情報を都度リマインドすることで、予定関係者たちはあなたのことを仕事が的確・迅速な人だと思ってくれる一面もあるので、上司からの好感度も上がる可能性があります。

ただ、あまりに頻繁だと、リマインドが多すぎて嫌気が差す人もいるので、2〜3点まとめて送るようにしましょう。

特別注意すべき点があったとき｜気をつけるべき点を周知するためにリマインド

注意すべき点や気をつけるべき点などの注意喚起を送る場合は、数日前・直前と2、3回に分けると良いでしょう。

特別注意すべき点とは、必ず守って欲しいルールということです。

内容を見落としている人がいる可能性もありますし、絶対守って欲しいという気持ちもあるので、しつこくない程度に送ることが大切です。

2回目以降送る場合は「度々申し訳ありませんが」「繰り返しではありますが」などの言葉でワンクッション置いてから内容を記載しましょう。

書き方｜件名や本題を基本にしつつ、宛先や期限もまとめる

リマインドメールの書き方として、まず件名には「リマインド」と記載することは避けましょう。

直接的表現になるので、不快に感じる人もいます。

「〇〇についてのご確認」などにするのが良いです。

リマインドメールには「何に（を）・誰が（誰に）・どこで・いつまで・なぜ・どのような」という5W1Hで書くとわかりやすく、伝わりやすい内容になります。

簡潔に長すぎない文面で送ることで、目を通してくれる数も増えるでしょう。

【送るときに使える】リマインドメールの例文一覧

実際に現場で使えるリマインドメールの例文を3つ紹介します。

それぞれ、利用する場面が異なりますので、注意して利用しましょう。

例文1. ミーティングの前に社外の人に送る場合

平素より大変お世話になっております。

株式会社〇〇の××です。

お約束しておりましたミーティングにつきまして、日時が近づいてまいりましたので改めてご連絡させていただきます。

日時：

場所：

内容：

当日は私××が御社へお伺いいたします。

お忙しいところ、大変恐縮でございますが、よろしくお願い申し上げます。

例文2. 社内行事前に社員に全体周知する場合

みなさま、お疲れ様です。

〇〇課の××です。

イベントに参加・不参加の旨を確認させていただくために、まだご連絡をいただいていない方へ向けて再度送信しています。

以下の内容にお答え頂くようお願いいたします。

参加・不参加

日時：

場所：

内容：

参加費用：

恐れ入りますが、来週●日の月曜日、朝10時までにご返信いただけると大変助かります。

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

例文3. 上長宛にお願いしたタスクの進捗を確認する場合

お疲れ様です。〇〇です。

先日、□□の件について進捗の状況はいかがでしょうか。

遅れが生じている場合は、微力ながら私もお手伝いさせていただきます。

ご多忙中で大変恐縮ですが、現在のご状況をご教示いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

「リマインドさせていただきます」など丁寧な言葉遣いをする

リマインドメールは催促メールよりも気遣いが重要になります。

そのため、リマインドメールの件名や冒頭で「リマインドさせていただきます。」と一言記載するのが良いでしょう。

相手を急かしているような文面では、印象を悪くしてしまう可能性があるため丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

直前に送らず、前日や数時間前などに送る

リマインドメールの目的は、期日を守るように促す目的があります。

そのため、期限の直前に送っても担当者が気づかないことや忘れていて対応が間に合わない場合があります。

リマインドメールを送る時は、作業量に合わせて前日や数時間前に送るのが良いでしょう。

重要度が高い連絡の場合は、「緊急」や「急ぎ」である旨を伝える

期限の短い案件や緊急・急ぎで対応が必要な場合は、リマインドメールの件名に【緊急】【至急】などと記載すると良いでしょう。

【緊急】などと記載すると、相手も注意してメールを拾ってくれる可能性が高くなるため効果的になります。

相手が確認すべきこと、やるべきことがわかるように伝える

リマインドメールでは、作業内容を明確に記載する必要があります。

例えば、いつまでにどのような作業をどれだけしてくださいのように記載することで、相手に明確に伝えることができます。

また箇条書きで記載することやチェックリスト形式で記載すると、相手も後どのくらい作業量が残っているのか把握できます。

「念のため確認」のように、もしものためのケアという意味合いで送る

相手が忘れずに作業を完了している可能性があるため、リマインドメールが相手にとって不快に感じる可能性があります。

相手に不快を与えないためにも丁寧な言葉遣いと、念のため確認する旨を記載するのが良いでしょう。

リマインドメールには「リマインドありがとう」と返信すればいい？

リマインドメールでは、相手が親切に送ってくれているため必ず返信をしましょう。

また相手も心配になって送ってきているので、リマインドメールを確認したらすぐに返信します。

返信の際は、「丁寧にありがとうございます。」といったお礼の文章から始めると良い印象を与えることができます。

「リマインドして」と言われたら、どの手段で送るべき？

リマインドする方法は、メール以外にも口頭や付箋、電話などを利用する方法があります。

しかしリマインドする時は、記録に残るような媒体で通知するのが良いでしょう。

リマインドしてと言われた場合は、メールで送るのが一般的になります。

リマインドを日本語で言い換えるとどうなる？

リマインドを日本で言い換えると、催促や注意喚起、思い出させるという意味になります。

しかしリマインドという言葉を利用するときは、コミュニケーションを円滑に進めるために行うことが多いため、ポジティブな印象を与えることが重要です。

リマインドの語源・由来・英語表記とは？

リマインドを英語表記するとremaindと記載します。

「リマインド（remind）」とは、「思い出させる・気づかせる・再認識」といった意味があります。

リマインドの使い方とは？「リマインドする」や「リマインドです」を使った例文は？

リマインドの使い方として「リマインドする」や「リマインドです」を使った例文を紹介します。

• クライアントにリマインドするために、現在何が不足しているのか確認してください。
• リマインドです。8月21日に会社の懇親会をします。

「リマインド」と「催促」「アラート」の意味の違いとは？

リマインドは、相手に敬意を払って確認をする意味になります。

催促ではリマインドよりもネガティブな印象として、緊急対応や至急対応してほしい場合、連絡が来ない場合などに利用します。

アラートは、自動で知らせてくれる機能になります。

リマインドの意味とは何かと、リマインドメールについて解説しました。

リマインドする方法には、下記のようにメール以外で送る手段もあります。

• メールでリマインド｜主に社外の方向け。相手が気づかないこともあるので注意
• 電話で連絡｜メールやチャットで解決できない場合、リマインドコールも有効
• 対面で直接リマインド｜同じオフィスで同じチーム内なら、口頭で伝えるのもあり
• リマインダーで通知｜自分宛に使うならiPhoneなどスマホ・Googleカレンダーの機能が便利
• SNSでリマインド｜FacebookのメッセンジャーやLINEなど
• ビジネスツールでリマインド｜チャットワーク、Slackなどが有名

リマインドメールを送るタイミングや書き方に注意しつつ、リマインドをしてみてください。