仕事の進め方がわからない理由とは？上手くいくポイントを8つ紹介

仕事の目的を把握する

仕事の進め方が上手くいくポイント1つ目は、仕事の目的を把握することです。

仕事の進め方が上手い人は、自分が受け持つ仕事の目的を明確にし、取り掛かる前に確認しています。

目的を理解する重要さは、どの仕事でも通ずるものでしょう。

このように目的を把握しておくと、仕事の途中で進め方に迷うことが少なくなります。

誰の課題を解決する仕事なのか、何が目的なのか、仕事を始める前に確認しておきましょう。

 

仕事の目標と期日を決める

仕事の進め方で重要なポイントは、目標と期日の設定です。

仕事を効率よく進めるためには、目標設定が大切です。仕事は最終的な期日から逆算して、週ごとや1日ごとの目標を立てましょう。

毎日の目標を達成することで、最終的な目標達成につながります。

たとえば、今週中に資料を作成すると目標を立てたら、「今日はリサーチを終わらせる」「明日は骨組みを完成させる」など、1日ごとに振り分けましょう。

 

 仕事の全体像を把握する

仕事の進め方の基本は、自分がする作業の全体像を把握することです。

仕事に手をつけてから「あれもやらないと」「これの準備もいる…」となってしまうと、本当に重要な作業が後回しになってしまいます。

• 何の為にこの仕事をやるのか
• 自分の仕事はプロジェクトのどの部分を任されているのか
• 事前にどんな準備が必要なのか

あらかじめ全体像を把握してから仕事を進めると、トラブルが起きる前に対策ができたり、何かあってもすぐに対処できたりします。

 

仕事の手順の優先順位を決める

仕事の進め方で大切なポイントは、仕事の手順の優先順位を決めることです。

具体的なタスクをPCや紙などにすべて書き出し、仕事の内容を洗い出しましょう。

リストアップするときは、以下の項目に分けておきましょう。

• 緊急性の高いもの
• 重要度の高いもの
• 後回しでも良いもの

それぞれ分けて書き出すことで、重要で緊急性のある仕事を先にできるようになり、後回しでいい作業に時間を取られるリスクが減ります。

 

仕事の進める計画は余裕を持って立てる

仕事をスムーズに進めるためには、余裕を持った計画が大切です。

なぜなら仕事は、予定通りに進むとは限らないからです。

突然他の仕事を頼まれたり、何かトラブルが起きることもあるでしょう。

「計画が倒れてしまうのは良くあること」と考え、予定通りに進まなくても対応できる準備をしておく必要があります。

そのため、仕事にかかる時間を予想して早めの計画を組むように心がけましょう。

 

進捗管理を丁寧にする

仕事の進め方で重要なポイントは、進捗管理を丁寧にすることです。

進捗管理を行っていないと、ゴールに対して今どの位置にいるのか、プロジェクトのタスクがどの程度進んでいるのかがわからなくなっていまいます。

進捗管理を丁寧にすると、さまざまなメリットが得られます。

• 目標の達成意識が上がる
• 課題や問題点が早期発見できる
• スケジュールやタスクの優先度が明確になる

仕事をする際は、進捗管理を怠らないようにしましょう。

 

チームのメンバーとコミュニケーションを取る

仕事を上手く進めるためには、チームメンバーとのコミュニケーションを取ることが大切です。

メンバーや上司との「報・連・相」はしっかりと行いましょう。

お互いの考えを伝え合うと、認識の齟齬が生じることを防げます。

また、チーム内でコミュニケーションが取れていると、人間関係が良好になります。

そうすると困ったことがあったときに気軽に質問や相談ができるのです。

仕事の進め方に悩んだときは、積極的にコミュニケーションを取るようにしましょう。

 

1人に負担がかからないよう適切にタスク配分する

仕事の進め方で重要なポイントは、適切にタスクを分配することです。

チームで行うプロジェクトの場合、1人のできる人に仕事が偏りすぎているとスムーズに仕事が進みません。

タスクを可視化しチームメンバー全員で共有できるようにすると、誰がどのタスクを担っているのか、どこで仕事が滞っているのかが把握できます。

メンバー感のタスクを均一化できるようにタスクを分配してもらいましょう。