アジェンダの意味とは？ビジネスシーンでの使い方、レジュメ・議題との違い

アジェンダの意味とは

アジェンダは概念が不確かで場面によってニュアンスが異なります。

基本的には日程・予定・議題の日程という風に扱われます。

海外企業のサラリーマンたちがビジネスの場面で使って広まった言葉で、特にIT企業に勤めている人たちはよく聞く言葉かもしれません。

ビジネスシーンでよく使われる「アジェンダ」の意味とは

アジェンダという言葉は、仕事の場で最も使われています。

議事日程・協議の項目・会議の議題といったスケジュールのことを言います。

例えばミーティングがスタートした時に「こちらが本日のアジェンダです。」と説明したり、資料で配ったりして使っています。

会議・ミーティングにおける「アジェンダ」の意味とは

会議やミーティングの時にも頻繁に使用されています。

例として、上司から「今日のアジェンダの共有をお願いします。」と言われたら、今日の議事日程の共有をお願いされていると読み取れます。

ニュアンスを覚えておくと、チームメンバーとのやり取りがしやすいです。

アジェンダの目的は？3つの役割まとめ

アジェンダに、一体どんな役割を担っているかを紹介します。

3つの意図があって使用されているので、言葉の意味や定義と一緒に理解しましょう。

1. 事前に情報を共有する

事前に会議の情報を理解すると順調に進みます。

話し合いを円滑に進行させる役割があるため、参加者宛に送る際は、なるべく明確な情報を伝達することで効率化が図れるでしょう。

2. 進行の流れを目次にまとめる

台本の代わりとしても役立ちます。

予め目次にまとめることで会議中はアジェンダを確認しながら「次は3番の議題に移ります。」といった流れで進められます。

また、順番だけではなくテーマごとに時間を設ければ時間配分としての役割もできます。

3. 議事録を上手に取る

リストアップされた項目を活用すれば、記入漏れのミスも減らすことが可能です。

そのまま流れに沿って書くだけなので、慣れていない新卒の方も簡単に議事録が書けます。

さらに、次回までにやらなければならない事も書くと次も作成しやすくなります。

アジェンダの由来・英語表記とは？語源は何語？

ラテン語の”agenda”が起源と言われており、元々ラテン語の「行動する」を表す”agere”がラテン語文法特有の動形容詞（動詞から派生した形容詞）”agendus”に変化して出来た言葉です。

動形容詞は「〜なすべき」という意味を持つので、”agenda”は「実行すべき物事」といった意味です。

【使い方を解説】アジェンダを使った例文まとめ

オフィス内でよく聞く言葉ですが、実際はどのように使用されてるのか、例文と一緒にまとめてみました。

「本日のアジェンダは」という意味で使う場合

単純に「今日の協議事項は〜」を表します。以下の言い回しは使えるので覚えておくと良いです。

• 本日のアジェンダは先ほどメールにてお送り致しました。
• 事前に本日のアジェンダをまとめてください。

「提案書のアジェンダ」という意味で使う場合

提案書とは仕事趣旨の方向性や策、アイデアをまとめた資料を指し、「提案書のアジェンダ」とは提案書の目次のことを言います。

この場合、以下のような書き方ができます。

• 提案書にアジェンダを分かりやすくまとめてください。
• 会議前に提案書のアジェンダの見直しをお願い致します。

「アジェンダ」と「レジュメ」の意味の違いとは

レジュメとは、プレゼン内容を文章で要約した資料です。

詳しい内容をアウトプットするイメージです。

扱う時のシチュエーションも異なり、アジェンダはミーティングの時に限られた人が使うのに対して、レジュメは独りの人が大人数の前で発表時に使用します。

「アジェンダ」と「議案・議事・議題」の意味の違いとは

よく勘違いされがちですが意味が少々異なるので注意が必要です。

それぞれの意味の違いを比較してみましょう。

議案は決定すべき案件のこと、議事は相談する事柄のこと、議題は話すべき特定のトピックのことを言います。

アジェンダに議案や議題が含まれていると考えられます。

「アジェンダ」と「サマリー」の意味の違いとは

サマリーとは、内容を要約した文章、レポートのことを言います。

レジュメと少し似ていますが、サマリーの場合は大人数で発表する資料として扱うのではなく、論文といった長文のデータをイメージすれば分かりやすいでしょう。

アジェンダの基本的な項目とは

一般的には、概要・目的・開催日・時間・場所・参加者・議題・添付資料・備考欄またはメモの記載が必要です。

いつ、どこで、だれが、何を話すのか、何を決めるのか、が分かれば基本的に問題ありません。

後で振り返っても理解できるようなものを作りましょう。

アジェンダの具体的な作成例とは

概要：○○のシステム開発について

目的：開発の進捗確認と認識合わせ

開催日：2022年8月1日(月)

時間：10時～12時

場所：Aルーム

メンバー：○○(部長)、○○(チームリーダー)、○○(SE)、○○(SE)、○○(議事)

議題：

①現在各チームの進捗状況の確認　10時～10時半

②問題点、問題の改善策　10時半～11時

③今後の課題に関して　11時～11時半

④質疑応答　11時半～12時

添付資料：メールの添付資料、参考資料

備考：

出席者たちのポジションも書いておくのもおすすめです。またメモができるような備考欄もあるとなお良いです。

効率的に会議を進めるために明確な目的を必ず記載する

会議のゴールは必ずアジェンダに記載します。

例えば「A社のシステム開発の進捗状況確認」「社内プロジェクトの方向性を決定」「○○企画の問題点を改善」という書き方をすれば伝わります。

会議時間が延びないように議題と共に時間配分も記載する

時間配分を含めることも作る上で大事なポイントです。

各テーマに時間配分を設定すると、時間内で決めないといけない案件が順調に議論できます。

アジェンダには、時間も確認して書きましょう。

参加者になるべく早く通知できるように前もって準備する

参加者に早めに通知すれば、参加者側も余裕をもって準備ができます。

特に、お客様相手のミーティングにはきちんと前もって情報（アジェンダ）を差し上げると良い印象にも繋がります。

誰が見ても分かるようにシンプルに作成する

基本的に多くの人が目を通すので、アジェンダは分かりやすくシンプルに書くのがおすすめです。

作成時は文章ではなく箇条書きにするのが最適です。

箇条書きでリスト化することで読みやすくなります。

課題解消の質疑応答の項目を設ける

より良い協議を行うには発表者ばかりが発言しても意味はありません。

参加メンバー全員が話し意見をすり合わせることが重要なので、質疑応答の時間も設けることも視野に入れておくと良いでしょう。

質疑応答の時間は問題点や疑問点の解消になるので質疑応答の時間を含めてアジェンダを組むといいです。

会議の目的がはっきりとするので、参加者が共通のゴールに進める

アジェンダを作成する際には、何のための会議か明確になると話が進みやすくなったり、物事がスピーディーに決まったり、といった効果があるのが最大のメリットです。

あらかじめ中身の認識を合わせることで、参加者たちの目的が明白になり、議論のクオリティが高まります。

相談事項に事前に目を通せるので、相手方に準備の時間ができる

アジェンダを決めると、前もってまとめられた相談事項に目を通せるので、準備がしやすくなるというメリットもあります。

事前にトピックを理解すると、それまで何を準備すれば良いのか、何を完了させるべきかが分かり、実りあるミーティングが可能です。

相手にも趣旨が分かると、相手方も万全な状態で会議に臨めます。

無駄な時間を減らして、時間内にミーティングを終わらせられる

アジェンダで議題がリスト化されると、無駄な時間を減らすこともメリットのひとつです。

議題をきっちり決めないと、ついつい話が脱線してしまい、結局何が決まったのか、次まで何をやればいいのか、が有耶無耶になってしまいます。

ミーティングを時間内に終わらせ、後のモヤモヤを減らすことで、その後の業務がしやすくなります。

事前に決めたトピックに肉付けするだけで、簡単に議事録が作成できる

会議前にリストアップされたアジェンダに、内容を記載すれば簡単に議事録になります。

そのまま項目の順番通りに肉付けするだけなので、記録を取るのが苦手な人でもきれいにできます。

さらに、終了後にわざわざきれいにまとめる必要がなく、相手側に素早く配布可能です。

アジェンダを共有するのはいつがベスト？

打ち合わせ前にシェアするのがベストです。

参加者に議題の認識を合わせる必要があります。

当日にアジェンダを送るのは、有効的な使い方とは言えません。

最低でも会議の1日前までには作成し送れるように心掛けましょう。

アジェンダを別の日本語に言い換えると？

日本語で言うと日程、協議事項、予定表などに言い換えられます。

ひとつの言葉で言い表す言葉ではなく、このように複数の言葉で表すことが可能です。

アジェンダを上手に活用する方法とは？

会議を円滑に進めるためなので、ゴールを見失わないように目的や内容、各項目の時間配分を過不足なく記載することが重要です。

送る際は情報の書き忘れがないか、必ずチェックしてください。

アジェンダは議事録・目次などの意味で、作成する目的として次のようなものがあります。

• 1. 事前に情報を共有する
• 2. 進行の流れを目次にまとめる
• 3. 議事録を上手に取る

アジェンダの書き方のコツを押さえつつ、上手なアジェンダを作成してみてください。