【内定式のメール】返信時のマナーを出欠席のパターン別にご紹介

内定式に関する連絡が企業から届いた場合、どのような対応をしたら良いのでしょうか。

ここではメールで注意すべきマナーについて解説していきます。

誤字脱字の内容にする

メールの送信前に誤字や脱字がないかのチェックは必須です。

一度書いてから必ず見直すようにしましょう。

時間に余裕があるときは少し時間をあけてから再び見直すと誤字脱字を発見しやすくなるのでおすすめです。

メールはテキスト形式にする

メールを作成するときは書式設定から「HTML」や「リッチテキスト」ではなく、「テキスト形式」にしましょう。

テキスト形式にしていない場合、記号が文字化けしてしまい、相手から読めないといった可能性もあります。

書式の設定は社会人とメールをやりとりするうえでマナーでもあるので、確認しておきましょう。

ここからは内定式の連絡に返信する際のポイントについて解説していきます。

相手に失礼のないようにポイントを抑えて返信メールを送りましょう。

件名を工夫する

内定式の連絡メールは企業側から複数の内定者へ送られています。

企業側には多くの内定者からの連絡が届くため、件名を見ただけで出席や欠席、名前がわかると親切だと思われるでしょう。

また返信の際に件名につく「Re:」は消さずにそのまま残しておくことも大切です。

返信メールは早く送る

返信メールはなるべく早く送りましょう。

内定式の準備もあるため、企業側からするとなるべく早く出欠を知りたいはずです。

返信の期日が記載されていることがあるかもしれませんが、出欠の判断が出来たタイミングで返信してしまって問題ありません。

もし出欠の判断が付かない場合でも、返事をいつまで待ってもらえるのか必ず確認するようにしましょう。

内定式の案内の返信メールのポイント【パターン別】

では、出席や欠席、出欠未定に関してパターンごとにポイントを解説していきます。

出席の場合、出席する旨をはっきりと明記しましょう。質問や確認事項があれば、返信メールに含めてしまって大丈夫です。

もし出欠以外の質問項目が内定式の連絡メールに記載されていた場合も忘れずに回答しましょう。

欠席の場合も出席の時と同様にはっきりと明記しましょう。そして必ず理由も一緒に述べることが大切です。

もし内定式で提出する予定の書類などがある場合は郵送など別の対応が必要になりますので、確認しておくと良いでしょう。

そしてもし出欠の判断が付かない場合は素直にその旨を伝えましょう。

いつまでに確定できそうかを伝えたうえで企業側の判断に従います。

自ら企業にメールを送るときには返信の時以上に注意しましょう。

それは自らメールを送るということは企業に何かしらのアクションを要求することになるからです。

失礼にならないようにメールのマナーをしっかり確認しておきましょう。

質問はまとめて1度のメールで送る

一つ目のポイントは質問はまとめて一つのメールで送るということです。

一つのメールを簡潔にまとめるという話を聞いたことがあり、短くするために質問毎にメールを送った方が良いと考える人もいるかもしれません。

それは絶対に辞めましょう。

企業側からするとメールのやり取りの回数は少なくした方が効率が良いです。

そのため複数の質問がある場合は一つのメールにまとめて質問を記載するのが一般的に良いとされています。

内定先企業名を正式名称で記す

当たり前だと感じるかもしれませんが、内定先の企業名は正確に記しましょう。

特に「株式会社〇〇」や「〇〇株式会社」のように株式会社の位置や難しい漢字が使われている場合は間違えてないか確認が大切です。

また担当者の名前を書く際も役職や名前を間違えてしまっては失礼にあたります。

一度メールを書き終えたらしっかり読み返して確認する癖をつけましょう。

署名を記載する

企業にメールを送る場合は誰がメールを送ったのかわかるように本文の最後に署名を記載することが社会人のマナーです。

署名には名前だけでなく、電話番号やメールアドレス、大学名、住所も一緒に記載します。

メールの署名は設定で登録できるので、しておくと便利でしょう。

内定式のメールに気づけなかった、何かしらの事情で返信が遅くなってしまったということもあります。

またそもそも返信が遅いと判断される基準はなんだろうと思いますよね。

そこでここからは返信メールが遅くなってしまった時の対処法や注意点を解説してきますので、参考にしてみてください。

24時間以内にメールを返信できなければ遅い

メールの返信が遅いと判断されるのは24時間が基準であるようです。

インターネットが発達した現在、スマホでメールの確認はどこでもできます。

回答がめんどうだから後でいいやとやりがちですが、気づいたら24時間以上経っていたとなりかねません。

そのためメールは確認したらすぐに返信をするということを意識づけましょう。

メールの返信が遅れた場合の対処方

そしてメールの返信が遅れた場合の対処法ですが、素直に謝罪をしましょう。

言い訳などせずに本文の最初に「返信が遅くなり、大変申し訳ございません。」と付け加えます。

もし日程調整など予定が不確定であり回答がハッキリできない場合は、その旨をハッキリ伝えておくことが大切です。

回答保留のメールも24時間以内に送れば問題ありませんので、素直に対応することが大切です。

メールの返信が遅れた場合の注意点

もしメールの返信が遅れてしまった場合、まずは素直に謝罪しましょう。

言い訳を書いてしまうと、普段から言い訳する人なのかなと思われてしまいます。

そしてどれだけ遅くなろうともメールの返信は必ずしましょう。

送れたからと言って勝手にもうだめだと諦めてはいけません。企業はもしかしたら待っていてくれているかもしれませんので、礼儀として必ず返信はしましょう。

一般的に内定式は10月1日に行われることが多いです。

しかしあくまで一般的であり、企業によっては内定式を行わない場合や時期が遅いこともあります。

内定式があるのは聞いているが、出欠の確認などの連絡が1週間前になっても来ないのであれば一度確認のメールを送った方が良いでしょう。

この記事では内定式のメールへの返信の注意点やポイントについて解説してきました。

内定式だけでなく、企業とメールでのやり取りをする際は誤字や脱字はもちろん、署名の記載や返信の速度など社会人としてのマナーを守ることが大切です。

万が一メールの返信が遅くなってしまったとしても、必ずメールは返しましょう。

この記事がメールの返信に役立てれば幸いです。