【転職内定のメール返信】例文やチェックしたいポイントをご紹介

転職時の内定通知がきた時のメール返信では、守るべきマナーがあります。

また、メールの返信もビジネスマナーの一つです。

ここでは、メールの返信で重要なマナーを紹介します。

メール本文の構成

まず、メール本文の構成について紹介します。

メール本文の構成は、「宛先→挨拶→本文→締め→署名」が一般的です。

メール文の構成詳細
①件名
用件・内容が一目でわかるようにする。
②送信先
会社名・部署名・役職名は省略せずに記入。
③挨拶
ビジネス文書のような挨拶は不要だが、「いつもお世話になっております」など簡単な挨拶をいれる。
④自己紹介
所属・名前を内容の前に記入。
⑤内容
結論から記入することを意識する。
⑥署名
メール末尾に氏名・所属・連絡先を署名として記入。

この構成に沿って、メールの文章を作成していきましょう。
 

なるべく24時間以内に返信

メールの返信は早いに越したことはありません。

対応できるならば、受け取ったらすぐに返信すると好印象でしょう。

返信が遅くなってしまう場合でも、出来るだけ24時間以内に返信してください。

なお、日程調整など、すぐに返信できない内容であれば、「◯日までには返信いたします」という返信で問題ありません。

必ず一度連絡をいれることをおすすめします。

返信する時間は9時から22時

理想的なメールを送る時間帯は「午前9時から午後10時まで」の間です。

なぜなら、あまりに極端な深夜・早朝に送信してしまうと、「夜更かしが原因で遅刻をする人かもしれない」などと邪推される可能性があるからです。

もちろん、どうしてもこの時間に送れない場合は止むを得ませんが、出来るだけ避けるのが無難でしょう。

件名を変える必要はない

企業からのメールに返信する際は、件名の変更は不要です。

そのまま返信ボタンを押し、「Re：〇〇」と返信します。

失礼にあたるのではと心配する人もいるかもしれませんが、企業の採用担当者からすると、件名を変えられてしまう方が迷惑になることがあるのです。

件名が「Re:面接の案内」になっていれば、面接の返信だということが一目でわかります。

他の迷惑メールと区別したり、件名で検索できたりと、管理しやすくなるのです。
 

【例外】変えるべき件名や件名の設定方法

返信ボタンを押して返信するだけで問題ありませんが、ひと手間かけるのであれば懸命に自分の名前を付けくわえましょう。

「Re：面接のご案内／〇〇〇〇」と、件名の後ろに自分の名前を追加するのです。

また、メールのラリーが続き、「Re：Re：Re：Re：」とReが増えるケースは、「Re：面接のご案内」と、Re:をひとつにまとめるのもOKです。

このとき過去の受信メールの本文を消すのはやめましょう。すぐにやり取りを把握するためにも、過去の本文は残しておいた方がわかりやすくなります。

署名をする

本文の最後にはビジネスマナーとして、自分の情報を記した「署名」を忘れずに入れましょう。

署名に入れる内容と順番は、以下の通りです。

• 名前
• 郵便番号＆住所
• 電話番号
• メールアドレス 

関連記事
▶︎【転職に役立つメールの例文】入社時期に関する交渉の文面とポイントご紹介

▶︎【最終面接の返信メール】好印象を与える返信を例文を用いて解説