【就活生必見】就活でのメールのマナー｜質問がある際の対応からお礼メールまで

就職活動の際にメールで質問するときにはマナーがあります。

相手に失礼がないように就職活動の際には気を付けておきたいものです。

ここではそのようなマナーについて、6つ見ていきましょう。
 

メールの件名はシンプルに

メールの件名はメールで聞きたい、もしくは伝えたい内容がわかることが大切です。

担当者は毎日たくさんのメールをやりとりしています。

件名で、読むべきメールかどうかが判断されますので、シンプルで伝わりやすい件名にする必要があるのです。

これは後ほど詳しく説明いたします。
 

同等に宛名、最後に署名。例文でチェックしよう

就職活動で送るメールには。宛名と署名が必ず必要になります。

宛名とは、相手企業の企業名とその担当者の氏名、役職を書き出しに入力したものです。

具体的に例文で示すと、宛名とは

○○株式会社
○○事業部
○○様

といったものです。

そして署名とは、あなたの情報を相手に伝えるものです。

メールの締めに入力するものです。あなたの所属大学と、氏名や連絡先を入力します。

例文にすると

〇〇大学○○学部○○学科
氏名
住所
メールアドレス
電話番号（携帯）
電話番号（自宅）

署名は一度設定しておくと、次回からは自動で出せるようになりますのでやり方も見ておくのもスムーズに就職活動を進めていくためには有効な手段です。
 

改行を入れて読みやすくする

昨今ではSNSの普及で、短い文章も長い文章もやりとりしやすくはなりましたが、長い文章で質問をする際は、適度に改行を入れ、圧迫感のない、読む人が読みやすくなるように書きましょう。

相手に読みやすいように配慮していることがわかり、誠実さをアピールするポイントにもなるかもしれません。
 

用件は箇条書きなどでポイントごとにまとめる

就活生の中には文章中に質問の内容などを書き入れる方もいらっしゃいますが、その場合、どこからが質問なのかが分かりづらく、また、その質問を見つけるまでにも時間がかかっていしまいます。

質問等は箇条書きにしてまとめると、読む人もどこからが質問で、何個あるのか、どのくらいの長さなのかが一目で分かるので、マナーとして覚えておくと良いでしょう。

この箇条書きについては後ほど詳しく説明いたします。
 

就活の質問メールはパソコンから

就活の質問メールはパソコンから送りましょう。

スマートフォンから送ったメールはパソコンで見ると文字が詰まってしまって読みずらくなってしまう場合もあります。

そして、履歴書など大きいデータを送るということも出てくる可能性がありますので、できるだけパソコンのメールを使うようにしましょう。
 

返信はできるだけ早く返す

当たり前ですが、受信したメールをすぐに返すことは、社会人の基本的なマナーです。

就活中において、企業の方は多忙の中で、就活生の日程や質問の回答、面接の準備や説明会の資料作りなどをしています。

そう言った中で、頂いた返信に対しての返答はできるだけ早くして然るべきです。返信の遅れはそのまま社員の方の業務に支障をきたす場合もありますので、企業からのメールはこまめにチェックするようにしましょう。

お礼メールの書き方は後ほど詳しく説明いたします。

内定後のメールのやりとりの返信内容をどうしたらいいか迷っています

内定後のやりとりについて。現在、内定先の方と社員証に使う写真のやり取りで返信に困っております。

私から写真を添付しメールをしたところ、確認しましたので社員証の作成を進めていきます。とのメールが届きました。

ビジネスメールについても知識が全くなく、この様なメールでも返信に悩んでしまいます。どうかお力添えをお願いいたします

そんなに考えすぎなくて大丈夫だと思います。ご連絡ありがとうございます。

よろしくお願いいたします。程度のシンプルなもので問題ないと思いますよ。宛名とかの体裁はネットに転がってる文例を参考にしてください。

話が逸れますが、たまーに、すごく美しい日本語を使う人に出会います。堅すぎず、…続きを見る