就活 面接 メール 書き方 送り方

【就活のメール返信はどこまで?】気をつけるべき点を詳しくご紹介

就活中の面接メールについて詳しく解説していきます。面接に関するメールの送り方や書き方についてご紹介していきますので、これから就活を始める方も今まさに就活をしている方もぜひご覧ください。面接のメールがこない場合についても解説していきますので、必見の内容です。

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就活中にメールのやり取りがあるケースとは?

就活中に応募先企業の採用担当者とメールでやり取りをすることがあります。まずはどんなときにメールでやり取りすることになるのか知っておきましょう。
 

メールの返信がどこまでかわからない人は多い

就活の際のメールをどこまで返信すればいいのかわからない学生は非常に多いと言えます。企業に返信をしなかったことで、失礼だと思われるのは非常にもったいないことであると言えるでしょう。

ビジネスシーンで失礼がないように気をつけるためにも、いつまで返信をするべきなのかをしっかりと把握しておきましょう。

メールは基本すべて返す

就活の際、企業から来たメールは基本すべて返すようにしましょう。返信すべきか迷った場合は、返信をしておくべきだと言えるでしょう。

ただし、キリがいいところでメールが終わっている場合は返信をする必要がありません。キリがいいのか判断するためには、「了解しました」や「また何かあったらよろしくお願いします」などが文末で終わっているか見ることでしょう。

相手が何も答えを求めていなかったらそのメールは返信不要と言えます。気を使いすぎて余計なメールを送りすぎないように気をつけましょう。

また企業からメールが送られてきた場合、すぐに返信するのも1つのマナーです。仕事ができる人だと思われるためにも、メールが来たらすぐに返信するようにしましょう。

忙しくてメールの返信が遅れてしまう場合でも、最低1日以内には返信するようにしましょう。
 

1.面接日を調整するとき

就活中のメールのやり取りで多いのが面接日の調整です。

面接日をいつにするのか、都合がよい日を連絡したり、日程を変更してもらう相談はメールですることが多いです。

面接の当日に体調不良で休むときは電話で連絡をしますが、緊急でない日程調整はメールで行います。
 

2.質問があるとき

面接についてや就職活動全般で何か質問があるときも、緊急でなければメールでやり取りをします。

たとえば、面接の当日に会社が入っているビルのどこに行けば受付してもらえるのか分からなくなった場合の質問などです。
 

3.お礼のメールを送るとき

面接の後などには採用担当者にお礼メールを送ることになります。

このお礼メールのやり取りをスムーズにできるかどうかによっても印象が変わりますのでマナーを守ったメールを送る必要があります。

【これで大丈夫】面接に関するメールの送り方


就活の面接に関してメールのやり取りをするときの送り方を解説します。
 

受信後24時間以内に返信する

まずもらったメールを返信するときですが、就活で届いたメールに返信する必要かまあるときは24時間以内に返信するようにしましょう。

たとえば昼の13時ごろに届いたら、基本はできるだけ当日の夜までに返信したいところです。

24時間以内なので翌朝になっても大丈夫ですが、24時間以上経過して翌日の15時ごろなどに送ると遅すぎて印象が悪くなります。
 

内容はシンプルかつ必要最小限に

送る内容はまわりくどくせず、シンプルかつ必要最小限にするように心がけましょう。

受け取った相手が長いメールを時間をかけて読まなくてよいように、必要な内容だけを盛り込むようにします。

文面が短いメールを送っても失礼にはなりませんので、必要最小限を心がけましょう。
 

引用も忘れずに

相手からのメールに返信するときは、相手のメールが本文に自動的に引用されます。この引用はそのまま送るのがマナーですので、削除しないように注意しましょう。

社会人は色々な人に色々な用件のメールを送りますので、自分が送った内容を全て覚えておくのは難しいです。引用を残しておくことで、相手が前のメールで何を送ったのか一目瞭然になります。

もし引用を消すと、相手が前に何と送ったのか確認したくなった場合は送信済ボックスの中からメールを探し出さなくてはならなくなります。

そういった不便をかけないために引用はそのまま送るようにしましょう。

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【フォーマット】面接に関するメールの書き方


面接についてのメールは具体的にどのやうな書けばよいか解説します。
 

1.「件名」と「宛先」「挨拶」を書く

メールの最初に書く項目は、件名と宛先、挨拶です。件名はシンプルに「●●について」で問題ありません。

宛先を書くときは、株式会社を㈱などと略さないようにし、株式会社が先に来るのか後にくるのかも確認して間違いがないうにしましょう。その後に、部署名と担当者を記載します。

挨拶の部分は、シンプルに「お世話になっております。」から初めるのがよいでしょう。その後に、誰がメールを送っているかわかるように自分の名前を名乗ります。
 

2.わかりやすく「内容」を書く

続けて、内容についてはわかりやすさを重視して、シンプルに要領よく書きましょう。

文章を詰めて書くのではなく、適度に改行をして読みやすくなるように意識することが大切です。

また、文面は敬語の使い方を間違えないように注意しながら、目上の人に向けて書くようにしてください。
 

3.「締め」「署名」を書いて完成

メールの内容を書き終えたら締めの一文を入れて、その後に自分の署名を入れます。

締めの文章は、「お忙しいところかと存じますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」といった決り文句の文で問題ありません。

署名は自分の名前と連絡先、メールアドレスを盛り込むようにしましょう。

面接についてのメールがこない場合はどうする?


面接についてのメールを送ったのに返信が来ないときの対策について解説します。
 

1週間は待ってみよう

返信が来ないときもまず1週間は待ってみるようにしましょう。採用担当者も忙しい場合がありますし、色んな人を担当しています。

また、面接だけが仕事ではありませんので休日を挟むとかなり日数がかかることもあります。
 

それでも返信がなければ問い合わせてみる

返信がないときはまずは一週間待ってみて、実は返信が届いていたということがないように受信ボックスをもう一度確認しましょう。

もし一週間待っても返信がないなら、そこで問い合わせをしてみるか考えてみましょう。
 

問い合わせるときのマナー

問い合わせをするときのマナーとしては、催促という印象にならないように丁寧にメールを作成することです。

返信がなかったことについて相手を批判するようなニュアンスの文章は入れないようにしましょう。

メールの返信は一体どこまで必要なの?


採用担当者から来たメールにはどこまで返信する必要があるのか解説します。
 

基本的に自分から送ったメールで終わらせる

就活での担当者とのメールのやり取りは、基本的に自分からのメールでやり取りが終わるようにすべきです。あちらから返信メールが来たら、それに一言でもよいので返信して、それでやり取りが終わるように持っていきます。

ただし、メールの終わりに返信不要ということが記載されていたら返信しないようにしましょう。
 

会社からのメールの返信はしなくて良いケースが多い

採用担当者から届いたメールはこちらからの返信で終わらせたほうがよいですが、会社からのメールは返信しなくてよいケースが多いです。

たとえば、全体に向けた一括送信のメールは返信せずそのままでかまいません。
 

お礼メールは返信して終わらせる

お礼メールのやり取りの場合も、こちらからの返信が最後になるように持っていきましょう。

ただし、あちらが返信不要と伝えてくれている場合はそれに従うようにしてください。

ここでJobQに寄せられた就活のメールに関するQ&Aをご紹介します。
 

就活面接後のお礼メールはどのような内容が良いですか?

就活面接後のお礼メール

就活で面接をしていただいあとのお礼のメールについてです。

第一志望から内々定を頂いていて、面接していだいた会社は断る気なのですが、時間を頂いて親切に対応してくれたことをお礼したいです。

しかし、お礼メールをすると、入社意欲が高いとみられると思われますが、どうしたら、時間を頂いたお礼だけをつたえたら、いいでしょうか。

断りの文章の後にありがとうございました。

程度で問題ないと思います。

仮に受け入れたとしても…続きを見る

みなさん言う通り、軽く丁寧に断れば良いかと思いますよ。

正直、会社では過ぎ去る人の名前など、記憶に留めませんので…続きを見る

回答より、就活におけるお礼メールに対して企業の人事はそこまで気に留めていないことがわかりました。

そのため、必要最低限のマナーを踏まえたメールを送ると良いでしょう。

就活の面接メールのまとめ

今回は面接の日程などについてメールで問い合わせる場合のマナーについて紹介しました。

就職活動をしていると応募先企業の採用担当者とメールで連絡をとる機会がでてきます。

たとえば、面接の日程を調整したり、お礼メールを送ったりなどです。

メールの書き方や送り方のマナーを守らないと印象が悪くなる場合もありますので注意してください。

ぜひ今回の内容を参考にしていただき、好印象につながるメールのやり取りができるようにしてください。

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