【例文あり】企業からのメールへの返信の仕方｜就活や面接に役立つ返信メールの書き方

就活中に企業からのメールで失礼に当たる行為をしてしまうと、その後の選考のマイナス要因になってしまう可能性があります。

その事態を避けるため、ここからは就活の面接に関してメールのやり取りをするときの送り方を解説します。
 

受信後24時間以内に返信する

企業からのメールに返信するポイントの1つ目は、受信後24時間以内に返信することです。

まずもらったメールを返信するときですが、就活で届いたメールに返信する必要があるときは24時間以内に返信するようにしましょう。

たとえば昼の13時ごろに届いたら、基本はできるだけ当日の夜までに返信したいところです。

24時間以内なので翌朝になっても大丈夫ですが、24時間以上経過して翌日の15時ごろなどに送ると遅すぎて印象が悪くなります。

メールの返信方法に関してより詳しく知りたい方は、下記の記事も参考にしてみてください。
 

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▶︎【採用メールへの返信方法は】返信は２４時間以内を目途に！！

件名は変えずに返信する

企業からのメールに返信するポイントの2つ目は、件名は変えずに返信することです。

企業は日々多くの就活生とメールのやりとりをしているため、件名を変えてしまうと誰と返信していたかが分かりにくくなってしまいます。

件名をそのままにして書くことによって一目で誰のメールかを判断することができるため、件名を変えずに返信することを徹底しましょう。

メールの件名に関してより詳しく知りたい方は、下記の記事も参考にしてみてください。
 

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▶︎知っていると内定に格段に上がる就活のメールの件名について

内容はシンプルかつ必要最小限に

企業からのメールに返信するポイントの3つ目は、内容はシンプルかつ必要最小限にすることです。

送る内容はまわりくどくせず、シンプルかつ必要最小限にするように心がけましょう。

受け取った相手が長いメールを時間をかけて読まなくてよいように、必要な内容だけを盛り込むようにします。

文面が短いメールを送っても失礼にはなりませんので、必要最小限を心がけましょう。
 

引用も忘れずに

企業からのメールに返信するポイントの4つ目は、引用を忘れないことです。

相手からのメールに返信するときは、相手のメールが本文に自動的に引用されます。

この引用はそのまま送るのがマナーですので、削除しないように注意しましょう。

社会人は色々な人に色々な用件のメールを送りますので、自分が送った内容を全て覚えておくのは難しいです。

引用を残しておくことで、相手が前のメールで何を送ったのか一目瞭然になります。

もし引用を消すと、相手が前に何と送ったのか確認したくなった場合は送信済ボックスの中からメールを探し出さなくてはならなくなります。

そういった不便をかけないために引用はそのまま送るようにしましょう。
 

署名を入れる

企業からのメールに返信するポイントの5つ目は、署名を入れることです。

メールの文末には署名を記載することを忘れないようにしましょう。

以下の例文のように、署名欄には「名前」に加えて「大学・学部学科」「電話番号」「メールアドレス」を必ず記載してください。

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就活 太郎（しゅうかつ・たろう）
〇〇大学〇〇学部〇〇学科○年
電話番号：090-☓☓☓☓-☓☓☓☓
メール：shukatsu@☓☓☓☓☓☓.com
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送る前に必ず見直しをする

企業からのメールに返信するポイントの6つ目は、送る前に必ず見直しをすることです。

見直しすれば気づくけるようなミスをしたまま送ってしまった場合、「細部まで気を使えない」と判断されてしまう可能性があります。

特に敬語の間違いは社会人になる上で致命的なミスであるため、慎重に確認しておきましょう。