知っていると内定に格段に上がる就活のメールの件名について

どんな要件で送ってきたのか相手にわかるように

就活のメールは、受け取る企業側の担当者のことを常に念頭に置いてメールをすることが大切です。

なぜかと言いますと、担当者は数百人、大企業であれば数千人の学生から就活メールを受け取るわけです。

何の要件でメールを送付してきているのか、メールの件名からわかりやすいようになっていると、相手に取っては好印象になります。

内容がわかりにくいと、下手をすれば返信をもらえない場合もありますので十分注意しましょう。

誰が送ってきたか明記しよう

会社の担当者もさまざまな要件のメールを不特定の人から受領します。

メールの送信者が誰かすぐわかるように、メールの件名に自分の名前を記載しましょう。

また、メール本文のどこかにも、自分の情報を記載しておきましょう。

名前および大学、学部、学年、住所、電話番号、携帯電話番号は最低限記載しておきましょう。

企業側はもらったメールですぐに登録することもありますので、担当者がすぐにわかるようにしておきましょう。

ビジネスの常識を勉強しよう

以前は電話の掛け方のマナー等が大切でしたが、今はメールでのやり取りがメインになっています。

いかにメールで失礼がないように、企業と連絡を取れるかが大切になります。

これまでは学生でしたので、それほど意識をしてメールを書いていなかったかもしれませんが、就活にはある程度のビジネスの常識が必要になります。

友達にメールやSNSを書くようにはいきませんので、注意が必要です。

受け取る企業によっては、メールのマナーや書き方によって、人物を評価している場合もありますので気をつけましょう。

就活のメールはパソコンから

友人とのメールでは、気軽に携帯電話やタブレットから、さっと送る場合も多いと思いますが、就活の場合は携帯電話等からのメールはできる限り避け、パソコンから送るようにしましょう。

理由としては携帯電話ですと、誤字脱字などの打ち間違いがあったり、改行や文章形式がしっかりしていなかったりなどにより、企業側から悪い印象を与える可能性があります。

きちんとパソコンの前に座り、落ち着いた環境で就活メールを送付しましょう。

また携帯電話やタブレットですと、メールの下部分に“iPhoneから送信”のような記載が付いてくるのを気付かずに送ってしまうかもしれません。

もちろん、これは設定次第で消去はできますが、もし“iPhoneから送信”が記載されているメールを採用担当者が受け取った場合、人によっては「簡単に返信をしてきている」と悪い印象を持つ場合もあります。

そのような悪い印象を企業側に持たせないように、できる限りパソコンからメールを送付しましょう。

就活メールの返信の件名は変えない方がいい

就活メールでは、何回も企業側とやりとりをすることが想定されます。

返信するごとに内容にあった件名に変えた方がいいのではと思われるかもしれませんが、件名変更はおこなわないほうがいいでしょう。

通常のビジネスでのメールのやり取りでは、件名を変更することは滅多にありません。

逆に返信の件名を変えると、企業の人事の方が混同してしまうかもしれませんので、変えないで連絡を取りましょう。

もし、お会いする約束を変更するなど緊急性が高く、メールの件名ですぐに気づいて欲しい時のみの変更にとどめましょう。

「面接日程について」などの件名を必ず入れる

就活メールの件名は、出来るだけ簡潔にかつ受け取る相手がすぐに内容を想定できる件名をつけることに心がけましょう。

特に面接日程に関わることは、企業の方に読み落されてしまったら大変です。件名に「面接日程について」と入れて、一目でわかるようにしましょう。

もし具体的な日程を希望したり打診したい場合は、「［○○月○○日○○時］面接日程について」など、件名に候補日時を入れるとより一層担当者は簡単に理解でき、スムーズなやり取りをすることができるでしょう。

返信するときの件名はそのままで

返信するときは、先程も触れましたとおり、件名の変更はしないでそのままにしましょう。

会社によっては、ウェブメールをメインに使っていて、各人のメールをスレッドで確認できるように設定していることもあるかもしれません。

件名を変えたりするとそのスレッドがうまくリンクしなくなり、今までのやりとりを振り返るのに、企業側が大変な作業になることもあります。

常に企業の担当者のことを念頭に置いてメールのやり取りを進めるようにしましょう。

件名はシンプルに

就活での応募メールの件名は、出来るだけシンプルに、相手に伝えたいことを分かりやすく記載しましょう。

例えば、面接に初めて参加しようと考えている企業にメールする場合、

「(初参加)○○日面談希望の〇〇です」

など誰でもわかるような件名を記載すると、メールを受け取る企業の担当者は好印象を持ちます。

また、日程変更をお願いしたい場合などは

「［日程変更願い］○○月○○日面談予定の○○です」

のように件名を読んだだけで、担当者は次に何をすればいいのかすぐにわかるような簡潔な件名を記載しましょう。

挨拶表現は必要ない

ビジネスに関する手紙の書き方マニュアルには、よく基本として挨拶表現を入れることが好ましいと書いてあるかと思いますが、メールに関しては、挨拶表現を記載する必要はありません。

逆にメールに挨拶表現を入れると、本題にたどり着くまでに時間がかかり、言いたいことがぼやける可能性がありますので、挨拶表現はやめましょう。

メールは手紙と違い、早いやりとりと相手の都合のいい時間に返信ができるといる点で発展した通信手段ですので、要件のみの伝達で十分役割を果たすことができます。

「メール宛名が無駄に長い」はNG

NG：○○日○○時の面談でお会いさせていただきました○○社○○部 ○○プロジェクト 課長○○様
OK：○○社 ○○部 課長 ○○様

宛名に記載するのは社名、部署、肩書、名前で十分になります。

いつどこで何のために会ったなどは、宛名に書く内容ではないので省きましょう。

また名刺には部署が細かく記載されていたり、プロジェクトチーム名があったりと、名刺通り宛名を記載すると長くなってしまうので、そのあたりは全体のバランスを見て省けるものは省いていきましょう。

「メール件名が意味不明」はNG

NG：先日はありがとうございました
OK：○○日の面談御礼

件名があいまいですと、メールを受けとった相手側は、メールを開けずにそのまま放置してしまう可能性があります。

せっかく面談の御礼を書いたのに、読まれないと評価にも影響されますので、件名には、具体的にいつの何のための御礼なのか簡潔に記載するようにしましょう。

件名は、相手がメールの本文を読む前に目をとおす唯一の部分ですので、読んでもらうために、じっくり効率的な件名を考えて記載することをお勧めします。

「返信メールで件名を変える」はNG

NG：これまでの面談のやりとりの要約です

OK：re,re,○○日面談の依頼について

何度もメールのやり取りをしていると、件名も変えた方が簡潔になっていいのではないかと思うかもしれませんが、変更は不要です。

最初につけた件名は、端的に要件を記していますので、企業側の担当者もこのメールの件名でのやり取りをしていることは頭に残っています。

ここであえて件名を変えてしまうと、これまでのやり取りと別の要件なのかと担当者も混同してしまうかもしれませんので、件名変更は極力しないようにしましょう。

みなさんはLine やフェイスブックなど、ソーシャルメディアでの連絡の取り方には慣れていますが、メールでのやり取りはどのように書けばいいのか戸惑ってしまうでしょう。

特に社会人とのメールのやり取りは緊張します。

一方で、ビジネスの世界ではメールでのやり取りが主流ですので、就活の時からメールの書き方を学ぶと同時にビジネスマナーを学んでおき、幸先の良いスタートを切りましょう。皆さまのご健闘を祈っています。