【採用メールへの返信方法は】返信は２４時間以内を目途に！！

採用メールへ返信する時の件名について

採用メールへの返信に限らず、こういったビジネスシーンでは相手への気配り、気遣いが重要です。

この場では、メールを開かずとも内容を推察できるような、わかりやすい件名を書くことがそれにあたります。

企業や担当者によっては、１日に何十、何百と来るメールを１件１件開かなくてはなりません。
さらに、あまり時間が割けないときはメールの件名で中身を見たり返信をしたりする優先度を決定することもあります。

そういった相手の仕事環境に配慮し、採用メールに対する返信だと件名だけで分かってもらう必要があります。

ポイントとしては、内容を端的に表すことです。
例えば、「採用のお礼」や「内定辞退のご連絡」と件名に書けば一目で内容が分かるでしょう。

面接合格メールへの返信について

件名についてご理解いただけたところで、次に本文について説明いたします。
社会人のマナーとしては、宛名と署名を書くことが重要なポイントです。

宛名を書く際には、相手の名前だけでなく、会社名や部署、役職まで記載するようにします。

署名も同様に、自分の氏名のほかに、学生であれば大学名と学部学科、電話番号などの連絡先を忘れずに記します。

また、宛名は本文の一番最初、署名は一番最後という順番が一般的です。

転職内定の返事メールの例文について

件名　採用ありがとうございます（氏名）

株式会社～～　～～部
～～課長　

お世話になっております。
貴社より内定をいただきました～～です。

この度は内定のご通知、誠にありがとうございました。
また、先日は面接のお時間を割いていただきましたこと重ねてお礼申し上げます。
貴社に内定を頂くことができ、大変うれしく感じております。
今後ともご指導のほど、よろしくお願いいたします。

【名前】～～
【住所】～～
【電話番号】～～
【メールアドレス】～～

就活メールでの質問について

就職活動においては、メールの内容や書き方も評価事項として見られています。

先に述べたように、件名をシンプルにする、宛名と署名を忘れないは当たり前として、要件は分かりやすく簡潔にまとめ、言葉遣いも失礼のないようにしましょう。

転職面接後の質問メールについて

面接後であっても、質問メールの基本は上記と同様です。

ビジネスシーンでのメールのマナーを怠らないようにしましょう。
面接してみて新たに疑問が湧いたり、面接後に企業のことを調べ直したりするうちに直接質問したいことの２、３出てくることと思います。

勝手な思い込みで相手に迷惑をかけたり、転職後に失敗したと思ったりしないためにも気軽に問い合わせてみましょう。

企業からの質問メールへの返信の仕方とは

企業から返信があり、質問に対する答えを得られたときは採用担当者にきちんとお礼のメールを送りましょう。

採用担当者と言っても、仕事内容は人事活動だけにとどまらず、その他の業務も同時にこなしています。
そういった忙しい状況にいながら時間を割き、質問に答えてくれた訳ですから、最低限お礼を述べるのが常識であり、礼儀です。

質問メールへの返信に限ったことではありませんが、当日か遅くとも翌日中には返事を送りましょう。
また、件名は新たに書き直したりせず、そのままで返信します。

転職内定への返事メールの例文について

件名：内定辞退のご連絡（氏名）
株式会社～～　～～部　
～～課長

お世話になっております。
内定の通知を頂戴致しました～～です。

この度は内定のご通知、誠にありがとうございました。
また、先日は面接のお時間を割いていただきましたこと重ねてお礼申し上げます。

大変恐縮なのですが、貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。
お忙しい中お時間を割いていただいたにも関わらず、誠に申し訳ありません。

メールでのご連絡となりますこと、ご了承いただきたくお願い申し上げます。
貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。

【名前】～～
【住所】～～
【電話番号】～～
【メールアドレス】～～

内定保留の辞退メールについて

件名：内定辞退のご連絡（氏名）

株式会社～～　～～部
～～課長　

お世話になっております。
内定の通知を頂戴致しました～～です。

この度は内定のご通知、誠にありがとうございます。
大変申し訳ないのですが、今回御社からいただきました内定を辞退させていただきたく、
ご連絡致しました。

お忙しい中、貴重なお時間を割いていただいたにも関わらずこのようなお返事となり、
誠に申し訳ございません。

メールでのご連絡となりますこと、ご了承いただきたくお願い申し上げます。

貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。

【名前】～～
【住所】～～
【電話番号】～～
【メールアドレス】～～

内定保留の取り消しについて

内定保留のお願いをする場合、いくつか採用試験を受けたうちの優先順位の低い企業からは内定を貰えたが、第一志望の企業からは合否の通知がまだ来ていないというケースがよくあるパターンです。

こういったときは内定保留をお願いしましょう。ただし、誠意のある対応を心がけ、保留期間が長くなりすぎないように注意しましょう。

あまりにも保留しすぎたり、その企業に対する関心がないと思われたりすると内定辞退取り消しになってしまいます。

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▶︎採用の見送りで注意すべき対応方法について｜状況別でご紹介

内定先へのメール返信が遅れた場合の対処法

こういったメールでは、返事は24時間以内を目途に送るべきです。

万が一、メールに気づかなかったり、用事があったりでメールに対する返事が遅れてしまった場合、本文中に一言お詫びの文章を入れましょう。

お詫びの文章は本文の最初に入れることが重要です。丁寧なイメージを持ってもらえますし、誠意が伝わります。

また、返信が遅れた理由などを書いてしまうと言い訳に聞こえてしまうかもしれません。
簡潔に謝罪の部分のみを書きましょう。

就活メールの返信を忘れた場合の対処法

就活メールというと、企業への質問メールから会社説明会に関する内容、インターンシップ関連のものなど、多岐に渡ります。

これらも同様に、返事が遅れてしまったらシンプルに謝罪のメールを送りましょう。

内容としては内定などに関するものより重要度は低いかもしれません。
しかし、メールの内容に関わらず、必要以上に相手を待たせないということが大事です。

バイトへのメール返信が遅れた場合の対処法

バイトの採用メールなどは企業とのやり取りよりもさらに重要度が低く感じられるかもしれません。

しかし担当者は正社員でしょうし、仕事の一環としてメールのやり取りを行っているはずです。
バイトだからと軽く考えず、企業とのやり取りのつもりで最低限のマナーのあるやり取りを心がけてください。

求人応募へのお礼メールの書き方とは

まずは求人に応募してくれたお礼を書きましょう。

次に、持参してもらう書類や今後の予定など、必要事項を伝えます。
企業によって採用試験に必要な書類は異なりますし、郵送の場合はいつまでに送ればいいのかも大事なことです。

さらに、面接などの今後の日程は最重要事項と言えます。
応募してくれた人を不安にさせないためにも、漏れがないよう何度も確認してからメールを送りましょう。

面接の日程変更を企業側が伝える場合のメールの書き方とは

面接の日時が変更になった場合、できるだけ迅速に伝えましょう。

できれば電話の方が早く伝えられますし、文字よりも声のコミュニケーションのほうが齟齬がなくなります。
日時変更の連絡の際には、こちらの都合で日程を変更してくれたことに対するお礼を述べましょう。

面接日程確定のメール返信の書き方とは

面接の日程を決定するにあたり、相手から都合の良い候補日を何日か提示してもらったことと思います。

メール本文中では、まず候補日を教えていただいたことに対するお礼を述べます。

さらに、最終的に確定した日程をきちんと記載し、お互いに勘違いやコミュニケーションギャップのないように努めます。

いかがでしたでしょうか。

今回は就職活動の場で必ず必要になるメールのやりとりについて解説いたしました。
例文付きですので、参考になったかと思います。