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面接は何分前に会場に到着?遅刻・辞退するときの対処方法まで

面接は何分前に会場に到着?遅刻・辞退するときの対処方法まで

面接には就職活動の新卒面接や転職活動の中途面接、アルバイトやパートの採用面接等の仕事に関する面接だけでなく、幼稚園や高校・大学・専門学校受験の面接試験など様々なものがあります。その採用面接において「何分前に到着し、何分前に受付を開始すれば良いのか」「面接は何分前に着くのがベストなのか」迷っていませんか。この記事では採用面接の受付時刻の目安や、採用面接で伝えるべき内容と例文について詳しくご紹介します。また、遅刻時の対処法も解説致しますのでぜひ参考にしてください。

時間管理能力は社会人スキルの重要要素

面接開始時間の何分前に到着し、面接開始時間の何分前に受付を済ませ、面接開始時間の何分前に会場入りしておくべきか。

面接に限らないことですが、到着時刻や受付時刻等時間を管理する能力は社会人スキルの大切な要素の1つです。

よって、あまりにも早く到着してしまったり、遅刻してしまったりするとその時点で面接官から社会人スキルに欠けていると見なされ面接の通過率が下がってしまいます。

また、遅刻した際の対応方法も社会人としてのスキルが顕になる場面です。

当たり前だからこそ、面接の時間管理と対応方法は外さないようにしましょう。
 

面接の受付は開始時間の10分前に済ませる

一般的に転職の面接では約束時刻の10分前には到着し、受付を済ませ会場入りしておくべきです。

あまりに早く到着してしまった場合も、企業側は面接の準備をしている可能性があるため、約束時刻の10分より前の時刻までは受付をしないよう心がけましょう。

ここで注意しておきたいのが「ビルへは約束時刻の10分以上前に到着しておくべき」です。

受付が約束時刻の10分前と聞くと、その時間に到着すれば良いと思いがちです。

しかし、ビルに到着しても以下の場合で時間がかかってしまう可能性があります。

  • ビルの入り口・受付・エレベーターの場所がわからない
  • エレベーターが混雑していて、すぐに乗ることができない
  • 受付のタッチパネルの操作方法がわからない

いかなる場合でも、スムーズに受付を済ませることができるように到着時刻は受付時刻よりも余裕を持っておきましょう。

また、中途採用面接ではなく、新卒の就職面接の場合は複数人の応募者に対し「◯時集合」としている場合があります。

その場合は、開始時間ではなく「集合時間」の10分以上前に場所に到着しておきましょう。

受付は全員が集合した後に、企業側から説明があるため説明をよく聞き対応しましょう。

面接の受付前に済ませる3つのポイント

10分前に受付をスムーズに済ませることができるよう、受付前に以下の3点を済ませておくと良いでしょう。
 

  1. 受付の場所を確認する
  2. 身だしなみを確認する
  3. お手洗いを済ませておく
     

1.受付の場所を確認する

受付
前章でも述べたように、受付の場所や受付方法はあらかじめ確認しておきましょう。

あらかじめ確認しておくことで、10分前になった際にスムーズに受付を済ますことができます。

受付方法には以下4パターンがあるため、参考に探してみてください。

■受付に人がいる場合

面接会場がビル内にある場合の多くは受付に人がいて、その人に取次を行ってもらいます。
 

■インターホン・電話のみの場合

受付に人がおらず、電話やインターホンのみの場合があります。

電話の場合は近くに置いてある内線番号を見ながら、受付あるいは面接官から直接部署宛てにつなぐよう言われていれば部署に内線をかけましょう。

また、インターホンの場合はボタンを押せばそのまま受付につながるため、取り次いでもらいましょう。
 

■タッチパネルの場合

最近できた会社だとタッチパネルを導入しているところがほとんどです。

タッチパネルの場合はタッチパネル上の案内に従って、受付を済ませましょう。
 

■受付自体がない場合

就活や転職以外のアルバイトやパートの面接だと、店舗で行う場合があります。

また、新卒や中途の採用面接の場合でも受付自体がない場合も稀に存在します。

その場合は、一度「本当に受付がないか」を確認した上で、社員等に声をかけて取り次いでもらうようお願いしましょう。

各受付方法における詳細(挨拶の仕方、伝える内容等)は次章にて説明致します。

面接前にどの受付方法でも対応できるように準備しておきましょう。
 

2.身だしなみを確認する

受付を済ませてしまうと面接予定時刻までは10分と短い時間しかないため、身だしなみは受付前に確認しておきましょう。

確認のポイントと注意点は以下の通りです。

  1. 髪型
    -乱れていないか
  2. スーツ
    -シワやヨレがないか
    -正しく着こなせているか
  3. スーツのインナー(ワイシャツ・ネクタイ)
    -シワや汚れがないか
    -ズボンからはみ出ていないか
    -ネクタイは緩んでいないか
  4. カバン
    -提出書類は出しやすい場所にしまっているか
    -カバンの中は乱れていないか

  5. -汚れていないか

身だしなみに関しては以下の記事に詳細を載せています。そちらと併せてご覧ください。

3.お手洗いを済ませておく

面接途中にお手洗いに行くことがいけないわけではないのですが、最後まで集中するためにも受付前に済ませておくと良いでしょう。

また、受付前のお手洗いで鏡を使って身だしなみを確認しておくと自分一人では見れない場所も鏡で見れるようになるためオススメです。

採用面接の受付には3パターン存在

ここでは受付での正しい行動を以下の3パターンに分けてご紹介致しますので、ぜひ参考にしてください。
 

  1. 受付に人がいる場合の伝え方と例文
  2. 受付が無人の場合の伝え方と例文
  3. 受付する場所がない場合
     

<パターン1>受付に人がいる場合の伝え方

受付に人がいる場合はまずは挨拶をした上で、以下の4点を伝え、取り次いでもらえるようお願いしましょう。

  • 訪れた理由
  • 自分の氏名
  • 面接の約束時刻
  • 担当者の部署と氏名

本日面接で伺いました、〇〇と申します。

人事部の△△様と●時に約束しておりますで、お取り次ぎいただいてよろしいでしょうか。


<パターン2>受付が無人の場合の伝え方

受付が無人の場合
受付が無人の場合は電話やインターホン、タッチパネルを利用して担当者に連絡を入れます。

■受付に連絡を入れる場合

電話やタッチパネル等で受付に連絡を入れる場合は、受付に人がいる場合同様以下の4点を伝えた上で、取り次いでもらえるようお願いしましょう。

  • 訪れた理由
  • 自分の氏名
  • 面接の約束時刻
  • 担当者の部署と氏名

本日面接で伺いました、〇〇と申します。

人事部の△△様と●時に約束しておりますで、お取り次ぎいただいてよろしいでしょうか。


■担当者に電話を入れる場合

電話やタッチパネル等で担当者に直接連絡を入れる場合は、以下の3点を伝えた上でどこで待っていれば良いか確認しましょう。

  • 訪れた理由
  • 自分の氏名
  • 面接の約束時刻

お忙しい中恐れ入ります。

本日の●時に採用面接の約束している〇〇と申します。

こちらでお待ちしていてもよろしいでしょうか。


<パターン3>受付する場所がない場合の伝え方

受付の場所がなく、電話やタッチパネル等も用意されていない場合は入り口付近で近くの人に声をかけて面接担当者の方を呼び出してもらいましょう。

伝える内容は、受付に人がいるときと同様です。

  • 訪れた理由
  • 自分の氏名
  • 面接の約束時刻
  • 担当者の部署と氏名

お忙しい中恐れ入ります。

本日採用面接伺った〇〇と申します。

△△様と●時にお約束しているのですが、お取り次ぎいただいてもよろしいでしょうか。

受付を済ませた後は、控え室等で静かに待ちましょう。

面接の遅刻は電話で連絡|例あり

原則、面接に遅刻をすることはマナー違反ですが、電車の遅延等のやむを得ない事態が起きた場合は急を要するのでなるべく早く電話で連絡するようにしましょう。

また、これは新卒の就活や中途の転職面接だけでなく、アルバイトやパート等の面接においても同じことが言えるためアルバイトやパートの面接を控えている方は参考にしてください。

電話での対処方法は、「面接担当者に連絡する場合」と「会社に連絡をする場合」の2パターンあります。
 

面接担当者に連絡する場合

面接担当者に伝える内容としては、以下の5点です。

  • 自分の氏名
  • 面接の約束時刻
  • 遅れる理由
  • 到着する時間
  • 謝罪の旨

本日●時より採用面接の約束をしている〇〇と申します。

現在、〇〇線で遅延が発生してしまい、面接の開始時間である●時に遅れてしまいます。

到着時刻は●時頃になってしまいそうです。

お待たせしてしまい大変申し訳ございません。


会社に連絡をする場合

会社に連絡をする場合はまずは、面接の担当者に取り次いでもらってから、遅刻する旨を伝えましょう。

※アルバイトやパート等の面接はこちらに該当する可能性が高く、店舗への連絡になると思いますが、担当者個人の連絡先がわかっている場合は先の「面接担当者に連絡する場合」を参考にしてください。

会社(あるいは店舗)に伝える内容と流れは担当者に直接連絡を入れる場合と同様以下の5点です。

  • 自分の氏名
  • 面接の約束時刻
  • 遅れる理由
  • 到着する時間
  • 謝罪の旨

お世話になっております。本日●時に面接の約束をしている〇〇と申します。

人事部の△△様はいらっしゃいますか?

〜〜担当者に取り次いでもらう〜〜

本日●時より採用面接の約束をしている〇〇と申します。

現在、〇〇線で遅延が発生してしまい、面接の開始時間である●時に遅れてしまいます。

到着時刻は●時頃になってしまいそうなのですが、面接をしていただくことは可能でしょうか?

〜〜面接が可能であれば〜〜

ありがとうございます。

できるだけ早く伺います。

お待たせしてしまい、大変申し訳ございません。

面接辞退はメールか電話で連絡|例あり

大幅な電車遅延や、体調不良等やむを得ない理由で面接に向かうことができなくなった場合は面接の辞退になります。

面接の辞退の連絡はメールでも電話でも構いません。

ここでは、それぞれ一例ずつご紹介します。

【メール】

件名:面接辞退のご連絡(氏名)

株式会社〇〇 〇〇様

お世話になっております。

私本日〇時より採用面接の約束をしておりました〇〇と申します。

本日の面接ですが、一身上の都合により辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。

お忙しい中貴重なお時間をいただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。

身勝手なお願いで恐縮ですが、何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

本来であれば直接お詫びすべきところではございますが、メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。

最後になりましたが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

===========
署名欄
===========


面接を辞退する際のメールマナーについては以下の記事から詳細をご覧いただけます。

【電話】

お世話になっております。

私〇〇と申しますが、〇月〇日に予定されております採用面接について連絡いたしました。

お忙しいところ恐れ入りますが、採用担当の〇〇さまはいらっしゃいますでしょうか?

〜〜担当者に取り次いでもらう〜〜

お世話になっております。

私〇月〇日の〇〇時から面接の予定をしております〇〇と申します。

〇〇日の面接の件ですが、一身上の都合により選考を辞退させていただきたく思っております。

貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。

身勝手なお願いであり大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

面接を辞退する際は、詳細な理由は述べず「一身上の都合」と述べて構いません。

また、当日のキャンセルであり企業側に多大な迷惑をかけているためお詫びの気持ちは必ず伝えましょう。

面接の到着時刻と受付のまとめ

今回は面接の到着や受付を何分前に行えばいいのかについてご紹介致しました。

冒頭でも述べたように時間管理は社会人スキルの大切な1つの要素であるため、この記事を参考に遅刻をしないようにしましょう。

その他、面接に関するメールマナー等は以下の記事からご覧いただけます。併せて参考にしてみてください。

▶︎ 面接の質問例・マナー対策総集編 理想的な回答・NGパターンの全て

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