年末調整にマイナンバーは必要？法律との関連や記入を省略できる条件をご紹介！

年末調整に必要な書類を記入する場合にマイナンバーカードに記載されている、個人番号を記入する欄があります。

基本的には記入するように会社側からお願いをされるので、ほとんどの方がマイナンバーカードに記載されている個人番号を記入していると思います。

ですが中には、特別な事情があり「個人番号を記入したくない」という方もいるかもしれません。

この章では、マイナンバーカードの必要性について紹介します。

年末調整にマイナンバーのコピーは必要？

年末調整の必要書類にマイナンバーカードに記載されている個人番号を記入する欄があるので、通常はコピーは必要ありません。

しかし、個人番号が間違っている等の指摘があった場合は、確認作業やコピーの提出をお願いする会社もあるので、会社から要請があった場合は、相談をしてコピーの提出をするか否かを決定して下さい。

年末調整でマイナンバーを拒否された場合の対処法

現在の法律では、個人情報保護法の関係で、マイナンバーカードや記載されている個人番号を会社が強制的に要求することはできません。

また、就業規則にマイナンバーカードの提示を求められたら提出する旨が記載されている場合もありますが、場合によっては「労務関係法令違反」になる場合もあるので、無理にマイナンバーカードの提示を求めるわけにはいかないのが実情です。

仮に従業員からマイナンバーカードの提示を拒否された場合でも、通常通り行政手続きは行えます。

万が一、市役所などがマイナンバーが記載されていないことを理由に、手続きを拒否した場合は、マイナンバーを記載されていない経路をしっかりと説明して指示を仰ぎましょう。

年末調整時に、記載が必要になる個人番号ですが、年末調整時に一定の条件を満たすことで、個人番号を省略することが可能です。

この章では「年末調整時に記載する書類に個人番号を省略できる条件」について紹介します。

極論ですが要は、会社次第で個人番号の記入を省略できるということになります。

マイナンバーを省略できる要件とは？

個人番号を省略できる条件ですが、給与支払者が扶養控除等申告書に記載される、

・従業員本人
・控除の対象である配偶者
・控除の対象である扶養親族

上記を記載した帳簿を備えている場合は、個人番号を省略することが可能です。

年末調整のマイナンバーは毎年記入しなくていいの？

基本的には、個人番号を記入するかしないかは、会社によって異なります。

前述した通り、会社が一定の条件を満たしていれば、個人番号を記入する必要はないので、会社の指示にしたがった方が良いです。

年末調整でマイナンバーを拒否できる？

冒頭でも紹介しましたが、マイナンバーカードを提示を強制する法律はないので、拒否することができます。

マイナンバー欄を空欄にして提出している場合があるのも現状です。

しかし、特別な事情がない限りは、会社の指示に従い、個人番号を記入する必要がある場合は記入した方が、予期せぬトラブルで、時間を使ってしまうような言はありません。

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▶︎【年末調整でマイナンバー】記入って必要なの？拒否できるの？

「マイナンバーを省略できる要件とは？」で前述しましたが、会社が一定の条件を満たしている帳簿を作成している場合は、個人番号を省略できます。

しかし、これによって

・個人情報の流失・紛失リスクの軽減
・特定個人情報としての保管リスクを減らすため

上記のような理由で、会社側は帳簿を作成して個人番号を記入しないようにしている会社が多いです。

扶養控除申告書はマイナンバーの記入不要？

平成28年1月以降に作成された、扶養控除等申告書については、従業員本人・控除対象配偶者・控除対象扶養親族等の個人番号を記載する必要があります。

マイナンバーと通知カードの違い

マイナンバーカードと通知カードは、どちらも個人番号が記載してあるので、意味合い的には違いはありません。

しかし、マイナンバーカードは顔写真付きのカードなので、身分証明書としても使えるので、免許証を持っていない方でも身分証明書として、様々な場面で使用することができます。

年末調整で個人番号を記入したいけど通知カードやマイナンバーカード紛失してしまい、個人番号がわからないという方もいるかもしれません。

しかし、市役所などで再発行ができるので、慌てずに必要な手続きを行えば問題なく個人番号がわかります。

マイナンバーを紛失した際の対処法と発行手続き

マイナンバーカードを紛失した場合は、住民票がある市役所に必要書類を持参して手続きを行うと再発行を行てくれます。

ですが、再発行を行う前に悪用されるのを防ぐためにいくつか行うことがあります。

1.個人番号コールセンターに紛失したことを伝える
2.警察署に遺失届を出す
3.遺失届の受取番号を控える
4.市役所で再発行手続きを行う

必要な場所へ連絡を行った後に以下の書類を用意して市役所で再発行の手続きを行います。

・受理番号(警察署で遺失届を提出時に発行される)
・通知カード紛失届（窓口で記入）
・通知カード再交付申請書（窓口で記入)
・身分証明書

上記4つです。

マイナンバーは支払調書には不要？

支払調書は、不動産関連など一部の支払調書にはマイナンバーは必須になっています。

しかし、現状では必須と必須ではないもの両方があるので、都度確認を行う必要があります。

またマイナンバーは、これから法律が整備されていくので、マイナンバーに関する法律は頻繁に変更されています。

そのため、現状では必須でないものが多いということになります。

法人番号とは、法人会社や法人団体に割り振られている番号です。

そのため、年末調整でも会社側が記入すべき欄なので、従業員の方は記入する必要はありません。

年末調整等に必要な書類には、法人番号は必須になっているので、記載されているはずです。

法人番号とは？法人番号の調べ方

法人番号は公開可能な番号のため、国税庁の法人番号サイトで、誰でも調べることができます。

これによって、新規営業先リストの作成など業務に活かせるメリットも考えられるため、使い方次第で、効率良く営業先リストなどを作成できます。

年末調整における法人番号の書き方

法人番号は支払調書、源泉徴収票、社会保険関係書類など、様々な場面で使用されることになります。

また、法人番号を記入する欄があるので、該当の欄に13行の法人番号を記入すれば良いです。

法人番号は12桁または13桁どっち？

法人番号は13行の法人番号が付与されています。

年末調整以外にも、今後は、領収書や請求書などにも、記載をする場合も考えられるので、これにより今後、様々な場面で使用されるようになります。

今回の要点まとめると

・個人番号は強制的に提示を求められない
・行政機関の手続き時など個人番号提示を拒否することは出来るがおすすめはできない
・会社側が一定の条件を満たすことで、個人番号の記入を省略できる。

上記3つです。

マイナンバーは、特定個人情報とよばれるもので、通常の個人情報と違った取り扱いを行う必要があり、会社側としても慎重な扱いを求められるので、手間となることが多いです。

今後、どのように法改正が行われるのか注目されています。