【会社説明会のメールの書き方】返信が遅れた場合の対処法などご紹介

就職活動を行っていると、会社説明会の案内や企業の採用担当者様とeメールによる情報交換や情報提供が多くなります。

社会人経験がない就職活動中の学生さんは、いつも家族や友人とのメールとは勝手が異なります。社会人のビジネスマナーがあります。

企業から会社説明会の案内や申込書が送付されたとき、どのように返信メールまたは申込みメールをすれば良いのでしょうか？どのように返信メールをすれば相手先様に失礼がないかビジネスメールマナーを理解しておく必要があります。

これから相手先様に失礼がないようにビジネスメールマナーを詳しく紹介します。

メールの構成を理解しよう

ビジネスメールマナーを紹介します。まずはビジネスメールの基本的な構成を紹介します。会社説明会の案内や申込書、面接の連絡やお礼にビジネスメールを使用します。ビジネスメールの基本的な構成はパターンがありますので、パターンを覚えておきましょう。

ビジネスメールは｢宛先｣｢件名｣｢宛名｣｢本文｣｢署名｣の5つの項目でパターン化されています。｢宛先｣は相手先様のメールアドレスです。｢件名｣は要件で、会社説明会の案内や面接日程の連絡などです。

｢宛名｣は相手先様のときは、東京商事　人事部　新橋様になり、自分宛てのときは○△大学　東京翔太様になります。｢本文｣は要件を具体的に記載します。｢署名｣は名刺と同じイメージとしてください。この5つに項目はコピペが可能ですのでパターンを覚えておけば、再利用できます。

テンプレートを利用すると便利

企業から会社説明会の案内が送付されたときのお礼メール、会社説明会の申込書を送付するときのメールのひな形・テンプレートはインターネットWeb上に用意されています。

業界や業種別のテンプレートがありますので、利用しましょう。

テンプレートにある｢件名｣｢宛先｣｢本文｣｢署名｣に間違いなく、活用することで相手先様に失礼がなく、好印象でビジネスメールを送信できます。自分自身で勝手にビジネスメールを作成して送受信することは厳禁です。ビジネスメールマナーは厳守です。

企業から会社説明会の案内メールは送付されて、その会社説明会に参加するときに申し込むメールの注意するポイントを紹介します。第1に誤字脱字は厳禁です。

第2に就活用メアドを使用しましょう。第3に要件は簡潔にします。これから上記の3つのポイントを詳しく紹介します。

誤字脱字に注意する

ビジネスメールでは誤字脱字が無いように送信ボタンを押す前に必ず再確認する習慣を身に付けましょう。

ビジネスメールは音声電話と異なり、書いた文章を読み返すことができます。ビジネスメールを書いたら、文章の先頭から文末まで読み返して文章の抜け･漏れが･タイプミス･漢字変換ミスが無いかを確認する習慣を身に付けましょう。確認後に送信ボタンを押します。

特に急いいないときは下書き保存をしておきます。書いてから間をおいてから読み返すと、入力ミスなどのイージーミスを発見できます。また、声を出して読み返すことも試してみてください。送信ボタンを押す前に内容確認する習慣を身に付けましょう。

就活用のメールアドレスを利用する

就職活動中のメールアドレスは個人のプライベート用のアドレスと使い分けをしましょう。

個人のプライベート用アドレスでは趣味や動物･ペットの名前などを用いて設定するときがありますが、ビジネスメールでは好まれません。

就職活動用のメールアドレスを利用することをおすすめします。
 

おすすめのメールアドレスは次の通りです。

第1に名前を利用します。例：shouta-toukyou@xxx-mail.com
第2に名前＋番号(誕生日など)を使用します。例：toukyou-0402@x-mail.com
第3に大学のメアドを使用します。例：xsbm987654@aaabbbccc-univ.ac.jp

件名や内容は常にわかりやすくする

件名や本文は簡潔･明瞭にしましょう。例えば｢会社説明会参加申し込み○△大学･東京翔太｣のように要件が一目で分かるタイトルを付けましょう。学校名と名前を忘れずに入れておくことが大切です。

企業の採用担当者は多くの会社説明会の参加者からメールを受信します。

学校名と名前を入れておくとタイトル（件名）で参加者の確認が可能になります。学校名と名前が記載されていないときは、メール本文を開いて確認することになります。受信者は1,000通のメールを処理することもあります。相手先様への気遣いをすることもポイントになります。

また、企業の採用担当者様から送られたメールを返信するとタイトル（件名）に「Re:」表記がされます。Re:タイトル（件名）のまま送信すると、相手先様が把握しやすくなりますので、タイトル（件名）を無意味に修正することはお勧めできません。

企業から会社説明会の案内メールをいただいたときは、迅速な返信をします。就職活動期間中の企業採用担当者様は超多忙になるようです。

その中で就職活動中の学生さんの会社説明会の出欠･採用面接の日程調整をしています。

企業の採用担当者様が調整業務を円滑にすすめるためには、就職活動中の学生さんの迅速なメール返信が必要になります。企業の採用担当者様からいただいたメール返信は遅くとも24時間以内にしましょう。

必ずお礼の返信メールをするべき

企業から会社説明会の案内をいただいたときのマナーを紹介します。企業の採用担当者様からいただいたメールには、必ずお礼のメールをお返しします。

ビジネスメールマナーはいただいたメールには返信することが礼儀になります。

習慣になれば難しいことではありません。自分自身で勝手でお礼メールをお返ししないと、相手先様はメールが届いた･内容を確認したか分かりませんので、返信メールをすることで内容確認できたとされます。お礼メールをお返ししないと印象が悪くなるようです。

また、企業の採用担当者様からいただいたメールなので、いい加減に返信せずに正確メール内容を確認してから効果的なイメージを与えるメールをお返ししましょう。

返信には自分の署名を含める

返信メールには文末に自分の署名を入れましょう。いい加減にメールを返信するときに最も忘れる項目が｢署名｣です。私生活でのメールでは｢署名｣は文字数が増えるために使用しないことが多くあります。

ビジネスメールマナーは返信メールには｢署名｣として学校名･名前･住所･携帯電話番号･就職活動用のメールアドレスが記載されている｢署名｣を文末に入れましょう。

メールソフトウェアには｢署名｣を自動的に入れる機能設定ができますので、活用しましょう。

電子メールは郵便物が電子化･デジタル化しているものです。郵便物には差し出し人住所･名前を必ず記載します。電子メールも同様に差し出し人のメールアドレスと名前を忘れずに記載する習慣を身に付けましょう。

参加できない場合も返信する

企業の採用担当者様からいただいたメールですので、｢会社説明会案内メール｣のお礼と｢不参加｣の意思を簡潔に記載して返信しましょう。

不参加の理由などをダラダラと記載する必要はありません。案内のお礼と不参加の意思が伝われば十分なのです。

就職活動中の学生さんが会社説明会の案内をいただいて、出欠の返信が遅れとときお詫びだけで良いでしょう。なぜ返信メールが遅れた理由を記載しても見てくれません。

かえって言い訳がましいと印象を与えます。遅れること自体に大きな問題があるようです。

基本は24時間以内に返信するべき

ビジネスメールマナーの基本は24時間以内にメール返信をします。なぜ24時間以内に返信しないとマナー違反になることはビジネスチャンスを逃すことに繋がります。

この案件に対応するビジネスパートナーを求めているときに、音信不通であればチャンスを逃してしまうケースがあります。

就職活動中の学生さんに｢会社説明会にキャンセルがでたので、出席可能になりました｣とチャンスのメールかも知れません。返信を24時間以内にお返ししないと、競合ライバルに横取りされる可能があり得ます。

返信が遅れた場合はお詫びのメールをするべき

会社説明会の案内の返信が遅れたときには、必ずお詫びメールをお送りします。ビジネスメールマナーです。言い訳をせずに簡潔にお詫びをしましょう。

例文を紹介します。

①返信が遅くなり大変申し訳ございません。
②返信が遅くなりましたこと、深くお詫び申し上げます。
③返信が遅くなりまして大変申し訳ありません。
④返答が遅くなり、大変失礼いたしました。

以上のように簡潔に書きましょう。

会社説明会の案内の文書がeメールに移行して10年程度です。10年前は郵便物でした。案内をいただけば、お礼状を書きます。

返信にはビジネス文書のひな形を使いお送りします。返信に遅延があれば、お詫び手紙を書いて送りました。手紙からeメールに形式が変わっただけでマナーは変わりません。

頂戴したら返礼することを覚えておきましょう。