【社会保険とマイナンバーの関係】健康保険等被扶養者届の書き方などご紹介

会社に勤めている方は、会社にマイナンバーを提出していると思います。

なぜマイナンバーを提出するのかというと、国が社会保険などを管理する際にマイナンバーを利用しており、会社が個人の社会保険を管理しているため、会社にマイナンバーを提出しなくてはなりません。

しかし、従業員本人のマイナンバーの提出だけでなく、扶養家族のマイナンバーも提出しなくてはならないのか、疑問なところです。

勤務先に扶養家族のマイナンバーも提出するのか、確認してみましょう。

勤務先に扶養家族のマイナンバーを提出する理由は？

勤務先に扶養家族のマイナンバーを提出しなくてはならない理由は会社が、

• 税金
• 社会保障（社会保険）

を把握するためです。

これは会社というよりも、会社から税務署など、国の公的機関にきちんと把握してもらうためにマイナンバーを提出してもらいます。

よって、扶養家族がいる場合も、従業員の税金と社会保険のことを把握してもらうために、マイナンバーを提出してもらわなければなりません。

勤務先にマイナンバーはいつまで保管されるの？

マイナンバーが記載された書類には保存期間が決められており、その保存期間が過ぎた場合には速やかに適正な方法で処分しなければなりません。

従業員が退職した場合も、すぐにマイナンバーが記載された書類を処分していいわけではありません。

その書類の保存期間が満了するまでは、処分せずに保存しておきます。

適正な処分方法は、溶解、裁断など、マイナンバーが記載された書類を復元不可能にする方法です。

溶かされてしまっては、読み取ることなど困難です。

また、一定期間のみの従業員は、マイナンバーの取得が必要となったときに取得し、雇用期間が満了したら処分されます。

保存期間一例

• 健康保険・厚生年金資格取得確認通知書・・・保存期間2年
• 休業給付請求書（労災保険関係）・・・保存期間3年
• 健康診断個人票・・・保存期間5年
• 扶養控除申告書（国税関係）・・・保存期間7年

マイナンバーの提出理由や使用方法は分かりましたが、勤務先にマイナンバーを提出したくない、という方もいると思います。

副業がばれてしまう、公的機関からのマイナンバー流出が心配、提出するのがめんどうくさい、など理由はさまざまあると思いますが、勤務先にマイナンバーの提出を拒否できるものなのでしょうか。

勤務先へのマイナンバー提出が義務なのか、権利なのか、はっきりさせましょう。

勤務先へのマイナンバー提出は義務

勤務先へのマイナンバーの提出は義務です。

マイナンバーの提出を拒否しようとすればできる場合もありますが、勤務先で提出が決められている以上それは会社のルールであるので、会社の事務がスムーズにいかなくなるなど、迷惑をかけることになるかもしれません。

しかも、マイナンバーを提出しなかったことにより社会保険等の手続きが送れる場合もあります。

めんどうくさい、という理由で提出しないのはやめておいたほうがいいです。

また、マイナンバーを勤務先に提出すると副業がばれると思われがちですが、副業をすると社会保険料に影響があり、それは給料に関わることなので、マイナンバーを提出したからばれるわけではありません。

勤務先へのマイナンバー提出を拒否した場合の罰則は？

勤務先へマイナンバー提出を拒否したからといって、罰則があるわけではありません。

しかし、会社に迷惑がかかるかもしれませんし、社会保険の手続きが送れる可能性もあります。

勤務先へのマイナンバー提出は義務であるので、拒否するのは好ましくありません。

マイナンバーの流出を恐れているのなら、そのことを正直に勤務先に話し、しっかりと勤務先の安全対策を聞いてから提出を考えても、いいかもしれません。

マイナンバーの使用は社会保険等の手続き？

マイナンバーの使用目的は、勤務先が税金や社会保険の手続きに必要な書類を作成するためです。

税金や社会保険の書類ということは、国の公的機関、ハローワークなどに提出される書類なので、税金や社会保険の手続き以外にはマイナンバーは使用されません。

もしそれ以外の目的で勤務先マイナンバーを使用した場合は、厳しい罰則が下されます。

勤務先にマイナンバーを提出すると、税金や社会保険での手続きに使用されることが分かりました。

もし勤務先がマイナンバーを使用目的以外で利用した場合、どのような罰則があるのでしょうか。

また、ニュースでもよく話題になる、個人情報やマイナンバーの流出事件ですが、マイナンバーの安全管理はどのようになされているのかも気になります。

大切な情報が載っているマイナンバーのことを、この機会によく理解しておきましょう。

マイナンバーの目的外利用の禁止

マイナンバーは法律上、個人情報保護法よりも重い罰則が科せられる番号法の規定に則ります。

ですので、マイナンバーを管理する者がマイナンバーを目的外利用した場合、懲役刑や罰金刑に科せられます。

勤務先はマイナンバーを管理する者を選定しますが、多くの者を選ぶことはせず、一部の管理者だけに管理させます。

マイナンバーは個人情報になるので、多くの者の目に触れないようにすることと、情報の漏洩を防ぐためです。

また、従業員がマイナンバーを提出しやすくするためと、マイナンバーの漏洩防止策として、マイナンバーの利用目的を従業員に示します。

本人確認を徹底すること

マイナンバーは、個人番号のみで顔写真がついていない通知カードや住民票と、個人番号と顔写真がついている個人番号カードで確認できます。

顔写真がついている場合、マイナンバーを提出する本人であると確認できますが、通知カードや住民票だけだと本人確認が不十分です。

生年月日で歳相応に見えたら、本人だと思いこんでしまい、なりすましなどに騙される危険があります。

マイナンバーを提出してもらう場合には、そのマイナンバーが本人のものであるかを徹底して確認しなければなりません。

マイナンバーの安全管理

マイナンバーはとても重要な個人情報の1つです。

会社は、従業員からマイナンバーを提出してもらうにあたり、きちんと安全に管理しなければなりません。

そのために、会社にはマイナンバーの管理に関し義務があります。

• マイナンバーの利用目的を提示
• マイナンバー取扱者の教育、指導を徹底する
• マイナンバー取得時の徹底した本人確認

従業員がマイナンバーの流出を恐れず、安心して提出してもらえるような職場環境を構築しなければなりません。

マイナンバーは、扶養家族の場合も勤務先に提出しなければなりませんが、生まれたばかりの子どもはマイナンバーを持っていません。

マイナンバーが分かったら提出すればいいのですが、それでは、いつ生まれた子どものマイナンバーは分かるのでしょうか。

マイナンバーが分かったらどのようにマイナンバーを提出すればいいのかも合わせて、確認してみましょう。

最短でいつ生まれた子どものマイナンバーは分かる？

生まれた子どものマイナンバーができるまでの流れは以下の通りです。

1. 出生届を提出する
2. 住民票が作成される
3. 約1ヶ月で通知カードが送られてくる

通知カードはマイナンバーが記載されているカードです。

通知カードは、簡易書留で世帯主宛に郵送されます。

住民票の作成によりマイナンバーは作成されるので、出生届を提出すれば、あとはマイナンバーができるのを待つだけです。

通知カードが郵送される時期は各自治体により多少の違いがありますので、いつ頃届くのか出生届の提出時に確認してみるといいでしょう。

健康保険等被扶養者（異動）届の書き方は？

生まれた子どものマイナンバーが分かったら、子どもを扶養家族に登録するため健康保険等被扶養者（異動）届を勤務先に提出します。

そのために必要な添付書類は

・世帯主と同居親族全員

の記載がある住民票です。

しかし、被保険者と生まれた子どものマイナンバーを届けに記載し、かつ届けに記載されている続柄が相違ないことを会社が届けに記載していれば、住民票も不要となります。

また、住民票を添付する場合、有効な住民票は発行後90日以内のものです。

健康保険等被扶養者（異動）届の書き方は、以下を参照してください。

健康保険等被扶養者（異動）

いかがでしたでしょうか。

マイナンバーは国が定めたものであり、国が管理するためにも勤務先へはマイナンバーの提出義務があります。

マイナンバーは少し難しいように感じますが、使用目的は税金と社会保険を管理するためのものです。

勤務先が安全管理に厳重な注意を払っているはずなので、義務であることを意識し提出には素直に応じたほうがいいでしょう。

生まれたばかりの子どもの場合、マイナンバーがないからといって焦らず、出生届を提出して通知カードが来るのを待ちましょう。

もし手続きの仕方で分からないことがあれば、役所に相談してみてもいいかもしれません。

最後まで読んでいただきありがとうございます。

関連記事
▶︎【社会保険とは？】国民年金との違いなど詳しくご紹介します