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業務の管理のコツや上手に行う方法はありますか?

業務の管理方法について質問させてください。

新入社員です。緊急事態宣言があったこともあり、業務を始めて2か月ほど経ちました。私は昨年より新たに始まった業務に配属されましたが、私の部署は社員より時給制のパートさんが多く、担当の社員は私のみでした。実務は2ヶ月ほどで慣れてきたものの、先輩方からは社員として業務の管理をしていくよう言われております。

ここ最近は予想されていた業務量を超え始め、他グループがほぼ定時上がりの中、私のグループはパートさんにまで残業をさせてしまっていることもあります。私は業務の管理をする責任上、早く効率的に業務を整えることができたらと考えているのですが、まだ業務内容の全体像が掴めず毎日の実務を覚えている最中、管理業務にまで手が回せていない状況です。

他会社の友人などはまだ研修や勉強がメインのため、こちらで質問させていただきました。同じような経験をされた方、またご助言などございましたらご教示いただきたいです。よろしくお願いします。

仕事内容仕事のコツ

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ベストアンサー
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参考までにお応え致します。 まずは新卒社員なのに...

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参考までにお応え致します。 まずは新卒社員なのに貴重な経験をされていると思います。そして、非常に大事な点に気付かれたと思います。 本題について、業務改善や効率化を行うには2つの観点があります。 1.自分およびパートも含めた自グループの全てのタスクを理解すること。かつ誰がどの業務を行なっているかを把握すること。 2.重要度×緊急度で基本的なタスクをマッピングし、業務の取捨選択を行うこと。 この二つができると、誰が何をやっていて、かつその仕事の重要度と緊急性の高低が分かるので、整理ができます。 特に重要度×緊急度を整理出来ると、 確かに大事な仕事だけど今やることではないよね、とか そもそも重要じゃない仕事てやる必要あるんだっけ?となるので、やらないことを決めることにもなります。 という形でやるのですが、一年目でこれを回せたら相当なものです。 頑張って下さい。

小さな会社を経営しております。プログラマーです。 ...

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小さな会社を経営しております。プログラマーです。 どういうお仕事かにもよりますけど、会社は競争を煽るところがありますが、管理というのを真面目に考えたときには、隣のチーム、先輩のチームに比べて多少遅いとか早いとかは、そんなに気にする必要はないかと思います。 システム開発なんかだと、それぞれの人が専門家ですのでわかるのはざっくりとした作業内容くらいで、実際何が大変なのかとかは全然わからないというのが普通です。それでも管理する人は全体をコントロールしないといけないわけですが、実際のところそんなに実務に詳しい必要もなかったりします。知ってたら知ってたで良いことではありますけど。 それで、初心者の管理者さんがやるべき仕事といったら、顧客などの要求を断る・ブレーキを踏むのが最初にできることだと思います。チームが応えられ、事故を起こさず、突発的なトラブルに対応し、それなりに仕事として満足感のある品質を維持しようと思ったら、最初のところで依頼を断って稼働率を下げる必要があります。 自動車の運転で考えて、動いてる車に飛び乗り、運転の仕方がわからないとしたら・・最初のアドバイスは「いいからブレーキ踏め」です。そしてハンドルを握りコントロールを取り戻してから慎重にアクセルは踏むのです。 経営・商売で考えたときに、社内のチームのバラつきで多少作業効率の良いチームと悪いチームがあってもそんなに大問題ではなくて、トラブルや事故を起こして止まってしまうのが問題なのでして、あまり細かい効率にこだわっても仕方がないです。最初の予測と実績がなるべく一致するように安定した結果を出すチームはそれこそ経営の管理としては助かります。 あとは、チームのメンバーにそれなりの頻度で面談などをしたり、お茶やお菓子を出して雑談などをしてチームの状態をメンテナンスして、コキ使う気はなくて信頼してるという姿勢を示したほうがいいです。管理者が作業をしてると、ずっと監視下にある状態なので緊張しますから、放っておいて動くようにしたいと伝えたらいいと思います。トラブルへの対処と、仕事量の調整だけでいいのです。
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仕事内容を見える化しましょう。具体的にはWBSとかあり...

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仕事内容を見える化しましょう。具体的にはWBSとかあります。平たく言うと進捗管理ですね。 これのメリットは、 ・計画と実施内容の乖離がわかること ・個人毎の生産性が見えるようになること ・想定外のタスクが増えた際に、人員を増やすか、残業を増やすか、期限を延ばすか数字や視覚的に上長へ相談できること ・仕事が早い人を見つけ、コツをチーム内で共有してもらい、チーム全体の生産性を上げれたらより良い ご参考になれば。
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業務管理のコツはタスクの優先度合いを判断できるかどうか...

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業務管理のコツはタスクの優先度合いを判断できるかどうかです。 優先度の高いものから業務をこなし、低いものは後回しに行うのが重要です。 新卒なのでここの優先順位の付け方って難しいと思いますので、申し訳ないですが時間が解決します。
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貴重なご意見ありがとうございます。管理者として、実務と...

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貴重なご意見ありがとうございます。管理者として、実務とはまた別の視点からグループ全体を見る経験を積んで行こうと思います。
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管理は、タスクとリソースを見える化すれば後は調整する作...

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管理は、タスクとリソースを見える化すれば後は調整する作業なので、まずはタスクの整理とリソースの活かし方を考えるところからです。それができたらスタートライン。マネジメントの業務が始まります。まだ2ヶ月でスタートラインにも立っていないでしょうから、そこから始めてください。 2ヶ月で管理しろと言うのは無茶振りですが、無茶振りは成長するチャンスですよ。頑張ってください。
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