採用通知 返信 メール

採用通知の返信例文7選|メール・電話や郵送の仕方まで徹底解説

就職活動や転職活動において、面接が終われば採用通知や内定通知が送られてくることでしょう。しかし、この通知を受け取ったからと言って、就職活動や転職活動が終わるわけではありません。誠実に通知に対して対応をし、しっかりと入社までの段取りを担当者と確認しましょう。それでは、採用通知に対する返信方法や気をつけるべきことについて解説していきます。

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採用メールに対する返信のマナー

就職活動や転職活動を進めるに当たって、もはやメールや電話といった手段は必要不可欠なものになりました。しかし、普段メールや電話をビジネスの場で使わない方にとっては、「どのように返信をしたら良いのかわからない」という悩みも多いのではないでしょうか?

まずは、採用通知のメールに対する返信の方法やマナーについて見ていきましょう。
 

メールによる通知はそのまま返信でOK

採用の通知がメールで送られてきた場合、基本的にはそのメールに対してそのまま返信すれば良いでしょう。返信すれば件名に自動的に「Re:」とつくため、企業側の担当者も内容について理解することができます。

一般的には、最終面接から3日〜1週間前後で、メールか電話にて採用の通知が来ます。アルバイトなどの面接であれば、ほとんどメールで行われることが多いです。面接の際に、いつまでに採用通知が送られてくるのかを確認しておくのも一つの方法です。
 

内定を受け取るかどうかをはっきりと返信する

採用通知がメールで送られてきても、必ずしもそれに対して承諾しないといけない訳ではありません。何らかの事情で、内定を辞退しなければならないことも十分考えられます。

しかし、企業の担当者としては、相手がどう考えているのかを知りたいものです。そのため、採用通知がメールで送られてきた場合、承諾・保留・辞退のどれかをしっかりと伝えることが大切です。

もし他の企業の選考と被ってしまい、保留を選択するのであれば、「一週間後までに連絡させてください」などと、期限を決めて返信するようにしましょう。

また、賃金や休暇日数などの雇用条件について面接時に確認していなければ、内定を承諾する前に確認しておくことが大切です。入社後に「こんなはずではなかった」とならないよう、しっかりと確認しておきましょう。
 

返信は出来るだけ早い方がよい

採用通知が送られてきた場合、返信が早いに越したことはありません。入社のための手続きや入社前の課題、初日出勤日の調整など、様々な仕事をしなければならないからです。

メールが送られてきてから24時間以内には返信するようにしましょう。もしそのまま放置してしまうと、辞退したと見做されることも十分に考えられます。

出来るだけ早く返信することがマナーです。
 

返信が遅れたときのマナー

もしメールを確認するのを忘れてしまい、返信が遅れてしまったのであれば、気づいたらすぐに返信をするようにしましょう。

その際、謝罪の言葉を最初に述べる必要があります。
具体的には

  • 返信が遅くなってしまい、誠に申し訳ございません。
  • 返信が遅れてしまったこと、深くお詫び申し上げます。

などの文章が考えられます。

なお、返信が遅れてしまったことに関する理由はわざわざ述べる必要はありません。

電話による採用通知の対応方法


会社によっては、メールではなく電話によって採用通知を伝えてくる場合も考えられます。電話はじっくりと考えながら文章を考えることができないため、多くの人が緊張することでしょう。
 

電話で気をつけること

電話は相手の声から表情を推測しやすいことから、感情が伝わってしまいます。これはメリットにもデメリットにもなり得るので、電話では以下のような点に気をつけましょう。

  • 声は明るくはっきりと
    電話では声だけが相手の感情を読み取る手段です。そのため、出来るだけはっきりとした声で電話をするように心がけましょう。

    ポイントとしては、姿勢をしっかりと正して応答することです。姿勢を正せば明るくはっきりとした声を出しやすくなります。
     
  • 丁寧な言葉遣いで
    電話においても、言葉遣いは重要です。

    電話はビジネスツールであるため、担当者に「この人は言葉遣いの悪い人だ」という印象を与えないように、言葉遣いには注意しましょう。
     
  • 受け答えは簡潔に
    一つの質問に対してダラダラと返事をするのはNGです。特に電話では相手の顔をみることができないため、受け答えはシンプルにするように気をつけましょう。

電話での受け答えの例文

それでは、電話での受け答えをシミュレーションしましょう。

会社: 〇〇株式会社採用担当の〇〇です。先日は面接にお越しくださいまして、ありがとうございました。選考の結果、□□様は内定となりました。つきましては、ぜひ今後のスケジュールについて確認させていただければと思います。

内定者: ご連絡ありがとうございます。ぜひ、御社に入社したいと考えております。引き続き宜しくお願い致します。

面接後の電話であるため、入社に対する思いなどは十分に伝わっていると考えられます。

簡潔にわかりやすく、そして相手に対する感謝の気持ちを忘れないようにしましょう。

結果は連絡すると言われて1週間連絡が来なかった場合不採用ですか?

先日面接に行き、結果はまた電話連絡しますと言われてから、1週間以上経っても連絡がありません。

結果は1週間くらいといわれましたが、連絡がないということは、不採用と考えていた方がいいでしょうか

そこは企業によるとしか言えませんが、一概にはそうでもないようですよ。

例えばなぜ一週間遅れているかということですが、企業でも採用のために稟議を通す必要があり、稟議を見なければならない役員などが出張などで稟議が通っていない場合(このパターンは少ないかもしれませんが)

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採用通知メールの返信例文6選|正社員

ポイント

採用通知メールへの返信例文|内定承諾

採用通知メールへの返信例文|内定辞退

採用通知メールへの返信例文|内定保留

採用通知メールへの返信例文|内定保留後の辞退

採用通知メールへの返信例文|転職時の内定承諾

採用通知メールの返信|電話での内定承諾

こちらでは、就職(転職)活動での、採用通知メールに対する返信のポイントと例文をご紹介します。

ぜひご覧ください。
 

採用通知メールへの返信例文|内定承諾

では実際に、内定を承諾するメールの例文を紹介します。

件名:採用内定のお礼【〇〇大学 木下一】

株式会社JobQ 
人事部採用担当 宮下様

お世話になっております。
先日、面接をしていただきました◯◯大学の木下一と申します。

この度は採用内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
謹んで、内定を承諾させて頂きたく存じます。

一日も早く貴社に貢献できるよう、日々精進する所存でございます。
ご指導ご鞭撻のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

まずは採用通知へのお礼と共に、ご挨拶を申し上げます。
————
【署名】

内定の連絡に返事をする際の、メールの基本的な流れは次のとおりです。

  • 氏名を伝える
  • 内定へのお礼を述べる
  • 要件を記載する
  • 結びの一文で締める

氏名の前には、「先日、面接をしていただきました◯◯」と一文追加しましょう。

次に内定をもらったことへのお礼の言葉を書きます。要件を書いたら、締めの言葉で文を結んでください。

以上で、内定の承諾メールの返信は完了です。
 

採用通知メールへの返信例文|内定辞退

件名:内定辞退のご連絡【〇〇大学 木下一】

株式会社JobQ 
人事部採用担当 宮下様

お世話になっております。
先日、最終面接をしていただきました◯◯大学の木下一と申します。

この度は採用内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
先日はお忙しい中お時間を戴き失礼致しました。
誠に勝手ではございますが、今回の内定通知をいただいて考えた結果、貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。

貴重なお時間を割いて選考をしていただいたにも関わらず、内定を辞退させていただくのは心苦しい限りですが何卒ご容赦ください。

就職活動を通して、大変お世話になりましたことを心より感謝しております。
末筆ながら、貴社のご発展をお祈り申し上げます。
————
【署名】

挨拶から始まり、辞退届の全体の構成に添った基本的な文章です。

挨拶の言葉から始まり採用試験のお礼、辞退する言葉と辞退することに対してのお詫びの言葉、最後にまとめの言葉というのが基本の文脈になります。

さらに自分の言葉や、よりお世話になった企業の場合は、お詫びの文章を変えるのも良いでしょう。

自分なりに工夫して独自性のある文章を作成することは、辞退でもプラスの印象を残すことができます。
 

採用通知メールへの返信例文|内定保留

件名:内定保留のご相談【〇〇大学 木下一】

株式会社JobQ 
人事部採用担当 宮下様

お世話になっております。
先日、最終面接をしていただきました◯◯大学の木下一と申します。

この度は採用内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変身勝手なお願いで恐縮なのですが、報告を兼ねて両親と相談をさせていただきたくご連絡をいたしました。

両親に安心してもらい、理解を得た上で御社での勤務をしたいと考えております。

内定をいただいたにも関わらず大変恐縮なのですが、
来週〇月〇日まで、お時間をいただくことは可能でしょうか。
私事で大変ご迷惑をおかけいたしますが、ご理解いただけますよう
何卒お願い申し上げます。
————
【署名】

承諾・辞退メールと基本的には同じ内容ですが、理由や具体的な日時を伝える必要があります。

内定保留してもらえるのは、企業の厚意だということを忘れてはいけません。

 

採用通知メールへの返信例文|内定保留後の辞退

件名:内定辞退のご連絡【〇〇大学 宮田一】

株式会社JobQ
人事部採用課 渡部様

お世話になります。〇月〇日に採用内定のご連絡をいただきました、〇〇大学の宮田一です。

内定の回答につきまして、猶予期間を設けていただき誠にありがとうございました。
熟考した結果、大変申し上げにくいのですが、
貴社からの内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

渡部様には、選考にお時間を割いていただいたにもかかわらず、
このような形となってしまい申し訳ございません。

渡部様をはじめ、採用ご担当の皆様には心より感謝しております。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
————
【署名】

内定を保留した結果、辞退する事になった場合は、「内定保留に対するお礼の気持ちと辞退の意志」・「お詫びの気持ち」の気持ちをしっかり明記しましょう。
辞退の理由は「検討の結果」でOKです。もし、企業の方から深堀された場合は、答えれる範囲で答えましょう。
 

採用通知メールへの返信例文|転職時の内定承諾

ここでは、転職面接時の内定通知のメールに対しての返信をご紹介します。

件名:内定承諾のご連絡【株式会社〇〇 沖田一】
株式会社 〇〇
人事部 人事課長 〇〇様

大変お世話になっております。
本日、貴社より内定のご連絡を頂きました株式会社〇〇の沖田一でございます。

この度の採用のお知らせに接し、心より感謝の程申し上げます。
本当にありがとうございました。

入社までの期間にもっと自分を鍛え磨き、 貴社の社員としてふさわしい人間となれるよう努力いたします。
今後ともご指導のほどよろしくお願い申し上げます。

取り急ぎ、採用のお礼を申し上げます。

————
【署名】

 

採用通知メールの返信|電話での内定承諾

こちらでは、採用通知に対して電話で内定承諾を行う場合の例文をご紹介します。

 

・採用担当者:
お電話、ありがとうございます。株式会社JobQでございます。

・内定者:
いつもお世話になっております。わたくし、内定者の宮田一と申します。
人事部の渡辺様はいらっしゃいますでしょうか。

・採用担当者:
お電話変わりました。渡辺です。

・内定者:
お世話になっております。〇〇大学の宮田です。
先日は内定のご連絡を頂き、ありがとうございます。
御社から内定を頂けた事、心から嬉しく思います。
前向きに入社を考えておりますが、1点お願いがあり、ご連絡させて頂きました。

・採用担当者:
どのようなご用件でしょうか?

・内定者:
正式なお返事の前に入社後の働き方を確認したいと考えておりますので、
労働条件を書面でいただくことはできますでしょうか。

・採用担当者:
承知いたしました。書類を準備して、お送りいたします。

・内定者:
よろしくお願いします。
お送りいただいた書類の内容を確認して、あらためてご連絡をいたします。

・採用担当者:
かしこまりました。

・内定者:
お忙しいところお時間をいただき、ありがとうございました。それでは、失礼いたします。

・採用担当者:
失礼いたします。

アルバイト採用通知メールの返信方法


アルバイトの面接が終わった後、採用されるかどうかの連絡がくるかと思います。もし採用されたのであれば、どういった文章で返信をすれば良いのでしょうか?

初めてアルバイトの面接を受けた方や、メールでの連絡に慣れている方でも、一度確認をしてみることをオススメします。例文を用いて解説していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

アルバイトの採用のメール返信について

採用通知がメールで送られてきたのであれば、そのままそのメールに対して返信をすれば良いです。その際、「Re:」という文言は残しておくように注意しましょう。

また先述の通り、返信は出来るだけ早くすることが好ましいです。

返信メールを送る時間帯は、企業の営業時間内に届くようにしましょう。営業時間外に返信すると、担当者がメールを確認するタイミングを逃すことになってしまいます。
 

アルバイト採用のメールの文例

〇〇様

先日はお忙しい中面接をして頂きありがとうございました。

採用ありがとうございます。これからよろしくお願いします。
今後の予定はどのようにすれば良いでしょうか?
お時間ある時に返信よろしくお願いします。

□□

〇〇様

先日はご多忙な中、面接をしていただきありがとうございました。
また、採用とのご連絡をくださり、ありがとうございます。ぜひよろしくお願いしたいと思います。

初回出勤日についてですが、面接時の通り○月○日の○時からでよろしいでしょうか?
また、持ち物等についてもご連絡いただけると幸いです。
よろしくお願いします。

□□

採用メールが来ない時はどうすれば良い?

担当者と面接した日に、採用の合否は何日以内に連絡するという話があることが多いです。また、求人募集要項においても、何日以内に連絡するというメッセージが書かれていることが一般的です。

そのため、基本的にはその期限の日までは連絡する必要はありません。期日の最終日に連絡してくる会社もあります。

もし仮に合否連絡の期日を過ぎても連絡がなかったり、応募してから一週間を過ぎても連絡がなかったりしたら、素直に問い合わせてみると良いでしょう。

郵送で採用通知を受け取った場合


就職先・転職先から「内定通知書」や「採用通知書」を郵送などで受け取った場合、どのように対応をしたら良いのでしょうか?

それでは、郵送の場合についてみていきましょう。
 

同封の書類を記入して返送する

「内定通知書」や「採用通知書」が郵送で送られてきた場合、一緒に「内定承諾書」や「採用承諾書」などが同封されていることが多いです。それを記入し、メールで返信したり封筒に入れて返送したりすることがあります。

基本的には封筒が一緒に入っていることが多いため、その封筒に入れて返送をすれば良いでしょう。

もし封筒が入っていない場合には、自分で封筒を用意して送付する必要があります。その際、用紙サイズに合わせた封筒を用意するようにしましょう。

書類を折らずにクリアファイルに入れ、用紙サイズに合わせた封筒で返送すると、なお良いです。
 

宛先に注意

返信用封筒が同梱されている場合、その宛先は社名・部署宛になっています。そのため、「宛」「行」を二重線で消して「御中」に書き換えることを忘れないようにしましょう。

また、特定の人の名前に宛先がなっている場合は、「宛」を消して「様」に変更します。同封された封筒の敬称を改めることは、郵便を取り扱う際のマナーです。

さらに、封筒の表の隅や裏に、自分の名前と住所を記入することを忘れないようにしましょう。そうしなければ、宛先不明の場合に帰ってきませんし、何より相手に不親切です。
 

内定承諾書の三つ折りの仕方について

内定承諾書を、返信用封筒が同封されていないからと言って、内定承諾書を三つ折りにして一般的な長形3号サイズで返送することは避けましょう。

同じ大きさの封筒を用意するのがベターな選択です。

採用通知の返信期限は?


採用メールを受け取ったときの返信は24時間以内にしましょう。

早い返信メールに悪印象を抱く担当者はいません。採用の「承諾」「辞退」「保留」の意思決定をしていないときでも「ご連絡ありがとうございます。◯日まで返信いたします」等、取り急ぎ返信は重要です。

内定通知書の返信について

採用内定通知書は

採用内定通知書を添付されたメールを受け取ったときの返信は、意思決定がされていなくとも24時間以内にしましょう。返信メールを送らなければ、「内定辞退」とみなされるケースがあるので、注意して返信しましょう。

とはいえ、焦って何も考えずに返信をすることは避けるべきです。特に複数の就職先・転職先に応募しているときは、以下の点について再確認をしましょう。

  • 勤務条件
  • 賃金
  • 待遇
  • 労働条件

採用後の連絡について

内定通知書や採用通知書を受け取ったときは、お礼状やお礼のメールを必ず送るルールはありません。

但し、書類受領の報告をする内容であれば必ず受領報告をしましょう。最近は就職先・転職先に好印象を与えるために、書類受領メールを送るケースが増えています。

就職・転職の際は好印象を持って貰うことが重要なのです。

まとめ

内定通知・採用通知をメールで受け取ったときは、24時間以内に返信をしましょう。

また郵送で受け取ったときは承諾書を返送するようになりますが、提出期限の厳守と宛先の敬称の書き換えを忘れずに行いましょう。

最後までご覧いただき、ありがとうございました。

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