アジェンダの意味とは何か【ビジネスや会議のシーンで使える！】

会議の場面で多用される「アジェンダ」。

直前になって「アジェンダ」を用意しておくように指示されたら、自信をもってすぐに作業に取りかかれますか？

今回は、「アジェンダ」の意味とその重要性、作成方法をまとめてご紹介します。
 

語源は英語の「agenda」から

「アジェンダ」は英語の「agenda」からきています。

Weblio英和辞典によると、「agenda」は、協議事項・議事日程・予定表という意味をもっています。
 

ビジネスシーンでの「アジェンダ」の意味

ビジネスシーンでは、英語が本来もつ「議事日程」や「予定表」に加えて、「行動計画・スケジュール」という意味でも使われます。

また、会議などでは、「会議での議題や目的などの会議全体に関する詳細をまとめたもの」を総じて「アジェンダ」と表現することもあります。

その中でも「議題」だけのことを指して「アジェンダ」という言い方もできます。
 

「アジェンダ」の上手な使い方とは

「アジェンダ」には「スケジュール」「会議概要」「議題」という大きく分けて3つの意味があります。

それぞれの使い方として、

• 「スケジュール」
  今回のプロジェクトでは、先週合意したアジェンダが採択された
  →この場合は、「スケジュール・計画」というニュアンスで使われています。
   
• 「会議概要」
  来週の会議のアジェンダをまとめて参加者に共有する
  →この場合は、会議日程・参加者・議題をまとめたものを指します。
   
• 「議題」
  今日のアジェンダは、今回の移転の予算についてです。
  →この場合は、「議題」が「移転予算」ということを表していることがわかります。

「アジェンダ」と混同して使われることが多いのが「レジュメ」や「目次」です。

それぞれの明確な意味を確認することで、誤用を避けるようにしましょう。
 

「レジュメ」の意味とは

「レジュメ」には、大きく2つ意味があり、混同しやすいのは「要約」という意味です。参考までに、「レジュメ」には「履歴書」という意味もあります。

「レジュメ」は、講演や論文の「要約」を表していて、すでに確定した内容についてまとめたものです。

一方で、「アジェンダ」は「これから決める内容、これからの予定」を意味するので全く異なることがわかります。
 

「目次」の意味とは

「目次」は「目録・題目の順序、書物などの内容の見出し書き」を意味します。

「題目の順序」という点で、「アジェンダ」のもつ「議事日程・会議スケジュール」と同じような意味といえます。

「アジェンダ」と「目次」は同じ意味をそれぞれ含んだ表現という理解がよいでしょう。
 

アジェンダと関連語を上手に使い分けるには

「議事日程・スケジュール」という意味での「アジェンダ」と「目次」はほぼ同じ意味で、

「すでに決定したものの要約」が「レジュメ」

「これから決める会議の概要」が「アジェンダ」と意味の重なりと異なる部分を分けて考えると、誤用なく使い分けることができます。

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▶︎【アジェンダとレジュメ】意味の違いや使い方の比較をご紹介

ビジネスシーンでの「アジェンダ」がもつそれぞれの意味での使い方を例文を通して、確認していきましょう。
 

「議題」という意味で使う場合の例文とは

例えば、事前にアジェンダを共有しておいたほうが、スムーズに打ち合わせが進む。

この場合は、事前に打ち合わせの「議題」を共有しておいたほうがスムーズだという意味になります。
 

「会議の進行表」という意味で使う場合の例文とは

例えば、今日は、事前にお配りしたアジェンダをもとに会議を進めていきます。

この場合は、「会議の進行予定」という意味で「アジェンダ」が使われています。「進行予定表をもとに会議を進める」ということがわかります。
 

「行動計画」という意味で使う場合の例文とは

例えば、今後の自分のアジェンダを立てるために、チームの先輩の意見を聞こうと思う。

この場合は、会議関連のことではなく「行動計画」としての「アジェンダ」を意味しています。「アジェンダを立てる」という表現から「計画を立てる」という意味にリンクすれば、その意味は理解やすくなります。
 

アジェンダの必要性とは

会議や打ち合わせの場面で「アジェンダ」は実際どのような機能を果たすのでしょうか。「アジェンダ」を活用するためにも、その必要性を理解することが大切です。
 

アジェンダのメリットとは

「アジェンダ」を作成する最大のメリットは、「何を目的とし、何が課題なのか」という会議の概要や議題が端的に共有することができることにあります。

またタイムマネジメントという観点でも、どのようなスケジュールで会議が進むのかを事前に知ることで無駄が省けて効率よく進めることが可能になります。
 

アジェンダの活用のポイントとは

「アジェンダ」を最大限に活用するためには、次のポイントに留意しましょう。
 

• 箇条書き
  箇条書きにすることで、ポイントを端的に資格情報として理解できます。
   
• 重要なポイントだけ強調
  議題の中心になることや、説明する中でも重要ポイントはハイライトするなど、目立つようにすると、会議中もその後もポイントを漏らすことがありません。
   
• 議題が変わるたびに、アジェンダを提示する
  アジェンダの項目が多い場合は特に、最初だけではなく、定期的にアジェンダに戻り、内容を再提示することで、確実にポイントを伝えることができます。
   

アジェンダは特にプレゼンでの活用がおすすめ

アジェンダの作成は、プレゼンテーションの準備にも活用ができます。

伝えたいことを箇条書きにすることが、まさにアジェンダを作成することに値します。

それぞれのスライドで伝えたいポイントをまずは挙げていき、そこに肉付けするという作業を続けると、プレゼントして整ったストーリー性をもつものが完成します。

ここでは、アジェンダの書き方とサンプルをご紹介します。

是非実際に実践することで、書き方をマスターしてください。
 

アジェンダの書き方とは

「アジェンダ」は効率的に会議を進めることを目的に作成します。

つまり、会議の流れだけでなく、誰が・どこで・いつ・どのような内容について話し合うのかを明確に書くことがポイントです。
 

アジェンダのサンプル（使用例）とは

アジェンダのサンプルとして、下記を確認しましょう。

＜必要項目＞

• 会議名
• 日時
• 場所
• 参加者
• 会議の目的
• 時間スケジュール

＜サンプル(使用例)＞

• 会議名：第2回〇〇プロジェクト進捗会議
• 日時：2019年10月30日　13:00～14:30
• 場所：A会議室
• 参加者：A, B, C, D（敬称略）

会議の目的　前回からの進捗確認・スケジュール再考

会議を円滑に進めるために重要になるアジェンダ。

端的にまとめる技術を身につけることで、自身の業務処理スキルを向上することも見込めます。

必要事項をまとめるた「アジェンダ」を、「自己行動計画」としても活用することをおすすめします。