【年金手帳は会社に】提出しないとなの？管理方法についてご紹介

今、あなたの年金手帳はどこにあるでしょうか。

特に会社に勤務している方は、入社の時に提出したような…というような記憶で止まっているというようなこともあるかもしれません。

年金手帳は、老後の重要な収入源である年金を受給するために必ず必要になる重要なものです。

今回は、年金手帳の会社での取り扱いに焦点を絞り、会社への提出や保管、退職時の注意点などについて、まとめてご紹介していきます。

まずは、年金手帳の会社への提出について確認してみましょう。

提出しなくてはいけない決まりはない

どの企業でも、入社手続き時に年金手帳を持参するように指示があります。

これは、決して法令などで会社への提出が義務付けられているものではなく、入社手続きの都合上、年金手帳に記載されている情報が必要となるから持参すること、ならびに提出することが求められているのです。

なぜ提出させる会社が多いのか？

会社の多くは年金手帳を「提出」するように説明しているようです。

これは、会社は入社した従業員の厚生年金加入手続きを行う必要があり、その手続きに年金手帳に記載されている「基礎年金番号」を確認する必要があるから、提出が求められています。

会社によって、その場で書類などに「基礎年金番号」を転記し、返却する場合と、提出後会社で保管する場合もあります。

ここでは、年金手帳を会社で保管することと法的に定められている管理方法について確認しておきましょう。

法律上は個人保管

年金手帳は、身分証明書にもなりうる個人情報が記載された重要な書類ということもあり、原則として個人で保管することが法律上の定めです。

つまり、会社で必要な情報を確認した後に、会社で保管しなければならないという義務はなく、またその手帳を任意で保管したとしても、本人の合意があれば違法でもありません。

会社に保管してもらった方が安心という人もいる

年金手帳は使用する頻度が少ないことから、会社で確実に保管してもらった方が安心という人も多くいるのが実情です。

また、会社側としても、退職時にも手続きで必要となるにも関わらず在職中に個人管理していて紛失したというケースもあり、その際は原則として会社が再発行手続きをする必要があることからも、入社から退職時まで一貫して会社で管理する方が合理的とも考えられます。

ここでは、会社側の年金手帳の取り扱いについて確認しておきましょう。

年金手帳の中で最も重要なのは年金基礎番号

会社が年金手帳の提出を求め、退職時まで保管を続けるケースが多い理由は、「年金基礎番号」が厚生年金の手続きに必要ということは既にご説明した通りです。

厚生年金への加入は、将来の年金受給に大きく関わる重要な手続きで、その会社に在籍中に住所変更や氏名変更などが合った場合は、すべての手続きを会社が代行する必要があります。

年金番号の他に雇用保険番号も必要になる

年金手帳に関わる情報でもうひとつ重要なのが、「雇用保険番号」です。

これは、転職する際や失業保険の手続きをする際に必要になるもので、会社を退職するとその会社から「雇用保険被保険者証」と年金手帳の返却があります。

この「雇用保険被保険者証」に「雇用保険番号」が記載されています。

転職して、新しい会社に入社する際は、年金手帳と併せて、この「雇用保険被保険者証」が必ず必要になるので、退職時にもらったら紛失しないように年金手帳とまとめて保管するようにしましょう。

ここでは、退職時の年金手帳の取り扱いについて確認しておきましょう。

預けているのならば返してもらわなくてはいけない

先述の通り、多くの会社で入社時に年金手帳の提出が求められ、そのまま会社で保管するというケースがほとんどです。

会社で年金手帳を保管している場合は、退職時に必ず返却してもらう必要があります。

長期間在籍した場合だと、入社時に年金手帳を提出したままなのか、返却されているのかを記憶していないということもあるかもしれませんが、どちらにせよ、退職が決定したら、年金手帳が会社保管になっているかを人事担当者に確認することをおすすめします。

万一、自己保管で紛失している場合は、再発行の手続きを速やかに取る必要があるので、早めに確認しておきましょう。

年金手帳は、退職後の転職や失業保険の手続き、その後の年金受給に至るまで、あらゆる重要な場面で提出が必要になるものなので、必ず返却してもらうことを留意しておく必要があります。

忘れないためにも手元にあった方が良いという人もいる

通常であれば、退職日まで会社で保管され、会社側の必要手続きが完了した上で返却してもらうことでも全く問題はありません。

一方で、急な事情での退職の場合や、会社の保管体制に不安がある場合などや、また身分証明書にもなる個人書類だからこそ、自分の手元に置いて自己責任で保管しておくことを好む人もいます。

法律上では、自己管理することが求められている年金手帳なので、原則として自己責任で保管方法を決定する必要があるということをまず理解する必要があります。

会社での保管方法を確認した上で納得しているのであれば、会社保管していることを認識して退職時に確実に返却してもらうように徹底することが重要ということです。

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年金手帳は、厚生年金の手続きを行う上で会社側が必ず確認する必要がある書類のひとつです。

また在籍中は、年金手帳に関する手続きをすべて会社が代行する必要があることから、会社で保管するケースが多いということも理解できます。

決して頻繁に使用するものではありませんが、この機会に年金手帳の役割とその重要性を理解することで、自己責任でその保管といった取り扱い方法を判断し、適切な方法を選択することが可能になるでしょう。

現在在職中で、年金手帳の保管場所がわからないという方は、まず会社の人事担当者に会社保管なのかを確認し、万一自己保管で紛失していることが判明したのであれば、慌てずに早急に再発行の手続きを会社に依頼することをおすすめします。

最後に、年金に関連した質問回答も併せて見てみましょう。

退職金と年金制度のない会社にいるのですが転職した方がいいですか？

退職金について質問です。現在在籍している会社は、年金制度も退職金もありません。

このまま働き続けていたとしたら、老後の資金が全くなくなってしまいます。

自分で貯める方法を探すか、退職金や年金制度がある企業に転職を考えるか、どちらがいいでしょうか。

退職金のない会社は20%くらいあるそうです。

今の年収がそれを補うだけないなら、転職しかないでしょう。

多分、…続きを見る