内定辞退メールへの返信方法｜参考になる例文つきでご紹介

自社の採用試験で内定を出したにもかかわらず、内定を辞退されると憤りを感じるものです。

しかし、内定辞退の申し出に対して感情的になってしまい、それに対して返信をしないという対応をしてはいけません。

内定辞退メールに対する返信の重要性を知っておく必要があります。

この重要性について紹介します。
 

返信がないと、新卒・転職者の方は不安になるもの

内定辞退を連絡することは就活者にとって重要なことです。

就職活動中の人の中で優秀な人であればあるほど、いくつかの会社から内定を受けていると思われます。

内定辞退のメールに対して、内定辞退が受理されたかどうかを確認ができないと、内定辞退が伝わっていないのではと不安になります。

そうならないように、必ず返信するべきです。
 

新卒・転職者もお客さんであると考える

採用試験を行っている会社はたくさんあります。

その中で、新卒・転職者はその会社に入社したい、ほかの会社より魅力的な部分があると思って、採用試験を受けています。

つまり、その会社に対して良いイメージを持っています。

内定辞退者が今後、ほかの会社に入社することになっても、自社と顧客の関係になる可能性があります。

内定辞退者が持っている良いイメージを崩さないような対応が求められます。
 

SNSでの拡散というリスクを考える

近年では、採用試験の内容もSNS上にアップされます。

メールの返信がないなど悪い対応をしてもすぐにSNS上に拡散します。

これは会社に対して大きなダメージとなります。

悪い口コミが広がると、その会社のイメージが悪くなります。

この影響は採用活動について悪影響を及ぼし、優秀な人材を確保できなくなるなどのダメージを受けることになります。

ここからは、内定辞退メールの返信方法について紹介します。

まずは、内定辞退を受け入れるときです。

この場合のメール返信時のポイントや具体例について紹介します。
 

返信のポイントについて

内定辞退を受け入れるときのメールの書き方について注意するべきポイントは2つあります。

1つ目は、内定辞退を受け入れたということを簡潔に伝えることです。

つまり、相手にわかりやすい文章で要件を伝える必要があるということです。

2つ目は、文末に、今後の活躍を期待するといった内定辞退者の今後を応援する文章を添えることです。

内定辞退者が持っている自社の良いイメージを崩さないように付け加えておく必要があります。

この時の具体例について紹介します。
 

具体的な例文

××様


株式会社〇〇、人事部の△△と申します。


今年度の弊社の採用試験にご応募いただきありがとうございました。
内定辞退のご連絡をいただき、弊社として会議を行いました結果、
誠に残念ですが、申し出を承ることにいたしました。

最後ではありますが、××様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。


株式会社〇〇　人事部△△

これが内定辞退を受け入れるときの返信メールの例です。

先述した2つのポイントを抑えてメールを書くようにしましょう。

内定辞退を申し出は、すぐに伝えてもらう必要があります。

そのため、ほとんどの場合は電話で内定辞退を伝えてもらうことになります。

電話で対応する場合はメールの返信と異なり、急であるため冷静に対応する必要があります。

感情的な対応にならないように電話での内定辞退の返答方法について必ず事前準備をしておく必要があります。

電話で対応するときのポイントや返答例について紹介します。
 

返答のポイントについて

内定辞退の電話の連絡について、返答するときのポイントは2つあります。

1つ目は、内定辞退の理由を必ず聞くことです。

メールの場合は、内定辞退の旨と共に内定辞退の理由について書いてあることが多いです。

しかし、電話の場合、相手も緊張して電話をかけているので話し忘れる場合があります。

相手が話すのを待つのではなく、積極的に聞くようにします。

2つ目は、その電話で内定辞退の申し出を受け入れないことです。

当然ですが、内定辞退を受け入れるかどうかはあなた一人では判断できません。

その電話では具体的な返事をせず、折り返し電話をすると伝えるようにします。
 

具体的な返答例

内定辞退の連絡について具体的な返答例について紹介します。

就活者：御社の内定について辞退したいと考えておりまして、そのことについて連絡いたしました。

あなた：どうして内定を辞退しようと思ったのですか？

就活者：（理由を述べる）
※必要に応じて聞きたいことがあればあなたから積極的に質問をします。

あなた：わかりました。内定辞退について折り返しメールで連絡いたします。ご連絡いただきありがとうございました。
※必ず最後にお礼を言うようにします。

内定辞退を伝えられた時の対応方法を紹介しました。

まとめると以下の3点となります。

• 内定辞退に返信するときの心構えについて
• 内定辞退のメールに対する適切な返信方法について
• 内定辞退の電話に対する適切な返答方法について

就活者は勇気をふり絞って内定辞退の連絡をしています。

それを思いやって返信・返答することで自然と適切な対応をとることができると思います。

最後まで記事を読んでいただきありがとうございました。