メールの返信に時間がかかってしまうとき、どういった文面で送るのがいいのでしょうか？また、理由に関しては添えて送るべきなのでしょうか。実は人事から頂いたメールに対する返信が遅くすぎることが原因で、不採用通知を頂いたことがありました。また、実際に即レスで時間帯を気にせずに送った際、文章が長すぎたためなのか、返信が帰ってこなかったことが10回もありました。そのため、以後同じミスをしないためにどうすればいいのか考えたものの、答えが出てきませんでした。よって、今回お聞きしました。

まずもって、「メール返信に時間がかかりすぎてしまい、どうすればいいのか、わからなくなるため」を直された方がいいと思いますよ、遅くなる理由は何でしょうか？？？遅延する理由の文面は、相手・内容等で変わるので臨機応変に対応すべきですが、まず遅れる事を最優先で伝えたいならスピード第一です。

届いたらすぐに返信すればいいだけじゃ？

恐縮でありますが、回答いただきありがとうございます。主に上記以外で困ってることは以下の通りですね。 1]敬語に関する事柄ならびに送る時間帯を意識しすぎると返信が淀んてしまうこと。 2] 夜遅く19:00~翌朝5:00の間に送ろうとするとすると、 "ビジネスマナー違反だろ、こいつ"と思われるのではないのか、思われるのではないのか、ということ［実際、経済的事情によりアルバイトであるものの、フルタイムで勤務しております。ただ、就業規則の関係により勤務時間中(8:00~19:00）スマホなどのインターネット通信ができる端末を職場、職場の休憩室などへの持ち込みができません。そのため、どうすればいいのかわからず、途方に暮れています。］

横から失礼します。 >1]敬語に関する事柄ならびに送る時間帯を意識しすぎると返信が淀んてしまうこと。転職活動等に関するメールの例は、インターネットで検索すればいくらでも見つかります。敬語について自信がないのなら、自分で悩むのを止めて、丸コピしましょう。そして、送る時間帯はスケジュール送信を活用しましょう。どのメールサービスを利用しているか知りませんが、今時のメールサービスには必ずあります、見つけましょう。 >2]夜遅く19:00~翌朝5:00の間に送ろうとするとすると、"ビジネスマナー違反だろ、こいつ"と思われるのではないのか、思われるのではないのか、ということ 19時～21時程度は残業で残っている社員もいるので、別にマナー違反ではありません。ただ、22時～5時は会社の携帯にメールを転送している人からすると迷惑なので、控えるのは正解です。心配なら、前述の通り、スケジュール送信を活用しましょう。採用担当者からすると、メール文面よりもレスポンスの悪さの方がよほどマナー違反に見えるでしょう（就職意欲低い応募者に貴重な時間を浪費させられた）。