【例文付き】社長交代の挨拶状の送り方やマナーについて徹底解説

挨拶状を出す理由

挨拶文を出すのは、取引先や顧客などの社外の関係者に対し、自社のトップが変わったことをタイムリーにお知らせすることが一番の理由です。

新聞報道やインターネットなどで社長交代の情報が既に出回っることもありますが、改めて書面にて案内を出すことで、社外の方にも親切な案内になります。

取引先も手元に挨拶文が届くことでじっくりと確認するので、挨拶状を送ることをおすすめします。

挨拶状を書く流れ

挨拶状を書く流れですが、最初は挨拶状の案文を作成しましょう。

次に社内の関係部署および社長に内容を確認してもらい、挨拶文案を確定させましょう。

これと同時にどこの取引先と顧客に送付すべきか、送付リストを作成します。既にリストの準備があれば更新をしましょう。

送付先の住所や社長が変わっていたり、追加や削除すべき取引先もったりするので、このあたりは営業部門とよくすり合わせをする必要があります。

挨拶文とリストの準備ができたら、社外の筆耕や印刷会社に頼む場合は早めに依頼をしましょう。

筆耕は手書きのため時間がかかります。

印刷会社に依頼する場合は、会社リストの個人情報を渡すので、情報の取り扱いには注意するように伝えましょう。

出さなかった場合のメリットとデメリット

挨拶状を出さなかった場合のメリットとデメリットについておさらいします。

メリットは挨拶状を準備する手間が省けることです。特に総務部門など社内部門の負担を軽減できます。

また、社外に文章作成を依頼しているのであれば、経費を削減することができます。

デメリットは、取引先や顧客が社長交代の情報を知らないままになる可能性があることです。

取引先によっては、自分たちの情報網で素早く社長交代情報をキャッチする会社もありますが、そうでない会社もあります。

気をつける点として、取引先や顧客によっては、挨拶文が来ないことを無礼で礼儀知らずだととらえる会社が出てくる可能性があることです。

案内を出すことが当たり前だと考えている会社もあるので、この辺りは注意しましょう。

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どこまでの範囲に挨拶状を出すのか

どこまでの範囲に挨拶状を出すのか悩むところです。

基本的には取引のある関係者には、全て出すことを前提に進めることが望ましいでしょう。

社長の意向もあるので、リストが出来上がった後に社長もしくは秘書にリストを見直してもらい、追加があるかどうか確認することも重要です。

営業部門としても追加してほしい取引先があるかもしれないので、関係部署同士で連絡を密にとり、どこまでの方にに挨拶状を出すか決めるようにしましょう。

挨拶状を送る時期について

挨拶状を送る時期は、株主総会など社長交代が正式に承認された数日後、遅くとも1週間以内に、客先や取引先などに届くようにするようにしましょう。

数週間や1ヶ月も経つと、せっかく挨拶文を出しても意味がありません。

挨拶状はタイムリーに相手の手元に届くことが重要です。

新聞報道やインターネットにより、事前に社長交代報道が出てしまうこともあります。

正式な手続きが完了していないと社長交代にはならないので、マスコミ報道は気にせずに粛々と進めるようにしましょう。

切手や封筒について

切手や封筒については、ビジネスで使用しているものを利用するようにしましょう。

派手なものではなく、切手であれば郵便局で販売しているもの、封筒は白で無地のものや落ち着いたグレーや茶色のものを使用しましょう。

記念切手を利用したり、派手な封筒で送付すると、目立っていいと思うかもしれませんが、受け取る側としてはあまり好まないこともあるので避けたほうが無難です。

社長交代の挨拶状で書くこと

基本的な挨拶状は、左右に折りたたむ硬い用紙に、右から縦書きをする書式が一般的になります。

文章の構成は挨拶文の定型通りに進めましょう。前文には社長が交代する時期の季語を調べて記載するようにしましょう。

社長交代を報告する主文には、社長交代が正式に決定した日時の報告と、引き続きご愛顧いただけるように感謝と謙虚な気持ちを添えます。

末文には今後の抱負を含めた文で締めくくるようにしましょう。

最後の部分には、社長に就任した日付と差出人になるようにします。

差出人と宛名の書き方

差出人は新社長名にて出します。

肩書きは代表取締役がつくのであれば、正式な肩書きを利用しましょう。

会社名も株式会社や有限会社など会社の法人格を記載します。

宛名も差出人と同様、社長宛に送るのであれば正式な肩書きと、会社名も法人格をきちんと調べて記載するようにしましょう。

特に法人格は「株式会社(有限会社)〇〇」と会社名の前につけるか、「〇〇株式会社(有限会社)」と後につけるかは調査して作成することが重要です。

挨拶状を書く時の注意点

社長就任の挨拶文であっても常に謙虚で取引先と顧客が第一であるいう気持ちを素直に出して挨拶文を作成しましょう。

たかが挨拶文と思われるかもしれませんが、されど挨拶文です。

形式的なものを重んじる会社も多くありますので、緊張感を持って作成するようにしましょう。

前社長が退任した際の例文

ここでは社長交代の挨拶文の例文をご紹介します。まずは、前社長が退任した際の例文です。
(例文)

株式会社〇〇〇〇
代表取締役社長
〇〇〇〇様

拝啓

初夏の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

この度、〇〇月〇〇日の株主総会にて、代表取締役社長の〇〇〇〇が〇〇役となり、私儀〇〇〇〇が代表取締役社長に就任いたしました。微力ながら誠心誠意、業務に邁進する所存でございまますので、何卒変わらぬご指導おご鞭撻のほどよろしくお願いします。
略儀ながら書中をもってご挨拶とさせていただきます。

敬具

〇〇〇〇株式会社
代表取締役社長
〇〇〇〇

前社長が死去した場合の例文

次に前社長が死去した場合の例文をご紹介します。

(例文)

株式会社〇〇〇〇
代表取締役社長
〇〇〇〇様

謹啓

初冬の候、貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。
突然ではございますが、代表取締役社長の〇〇〇〇が〇〇月〇〇日に永眠し、〇〇月〇〇日の臨時株主総会にて、私儀〇〇〇〇が代表取締役社長に就任いたしました。誠心誠意、社業のため尽力をする覚悟でございますので、今後ともご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
略儀ながら書中をもってご挨拶とさせていただきます。

謹白

〇〇〇〇株式会社
代表取締役社長
〇〇〇〇

挨拶状の返信の書き方

挨拶状の返信の書き方は、定型があるのでそれを利用しタイムリーに返信するようにしましょう。

逆に返信が遅くなると、挨拶状を送った会社側も届いているか心配になってしまうので、早めの返信が望ましいです。

挨拶状の返信の例文

ここでは挨拶状の返信の例文を紹介します。

(例文)

株式会社〇〇〇〇
代表取締役社長
〇〇〇〇様

拝啓

盛夏の候、貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り誠にありがとうございます。
この度は、代表取締役社長のご就任、誠におめでとうございます。貴社の益々のご繁栄を心よりお祈り申し上げます。また、今後ともご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
まずは略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます。

敬具

〇〇〇〇株式会社
代表取締役社長
〇〇〇〇

社長交代の挨拶状手続きは煩雑ですが、一度送付リストや挨拶文定型を決めてしまえば、あとは更新するだけなのでそれほど労力はいりません。

社長交代の案内がスムーズに進むと取引先との信頼関係もより良好になるので、この記事を参考に社長交代や役員交代の挨拶文は早めに準備するようにしましょう。