【年末調整書類に押印する印鑑とは？】ルールや対処法などご紹介

年末が近づくと提出が必要になる書類のひとつが年末調整書類です。

正確な所得税額を算出するために、控除の申請を行うという目的がある書面ですが、このような書類で必ず求められるのが押印です。

この押印に使う印鑑には、書類によっては「シャチハタ不可」と但し書きされていることもありますが、年末調整書類の場合はどうでしょうか。

今回は、年末調整書類の押印に関連して、印鑑の種類や、書類の処理のされ方など、正しく押印するための知識をまとめてご紹介していきます。
 

印鑑にはどのような種類があるのか

印鑑には、次のような種類があります。

・実印
最も重要な印鑑で、居住する市区町村役所で印鑑登録を行なった印鑑のことを指します。印鑑証明書によって、本人の印鑑に相違ないことが証明されますので、公正証書の作成、契約書、不動産取引、遺産相続などの重要取引以外は、実印は使用しないほうがいいでしょう。

・認印
認印とは、居住する市町村役場に印鑑登録していない印鑑を指し、印鑑証明を必要としない一般的な書類手続きなどで使われます。三文判と呼ばれる、100円均一などでも入手できる印鑑で、これも印鑑登録していないことから認印に含まれます。この三文判を印鑑登録すれば実印として使うことも可能ですが、大量生産されているスタイルのものなのでおすすめしません。

・銀行印
銀行印とは、取引している銀行などに登録する印鑑を指し、届出印とも呼びます。銀行で預貯金口座を開設したり、預貯金からの引出し・預け入れなどの諸手続きで必要になる重要な印鑑です。

・シャチハタ
これは商品名で、正式にはインキ浸透印というもので、インクが印鑑内部に組み込まれていてゴム印部分ににじみ出るタイプの朱肉を必要としない印鑑です。
 

基本的には年末調整書類の印鑑はシャチハタを避ける

年末調整の書類はもちろん、基本的に一般的に提出が必要となる書面で押印が求められた場合は、シャチハタは避けましょう。

その理由としては、まずシャチハタのインクは年月が経つと紫外線によって消えてしまい、印影が見えなくなってしまうということが挙げられます。

またゴム部分が劣化しやすく、印影が乱れることで、「本人確認」という意図で押印されているのに、一つの印鑑で印影が異なるようなことがあっては押印そのものの意味がなくなってしまいます。

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ここでは、年末調整書類がどのような流れで処理されるのかを確認しておきましょう。
 

年末調整の手続きは所属する事業所が行う

まず年末調整の手続きを行なっているのは、所属する事業所、つまり勤務している会社ということになります。

宛先は「税務署長」と「市区町村長」となっていますが、実際は会社で保管される書類で、税務署や市区町村へ提出されることがないものです。

年末調整書類の処理そのものは、会社で行われているということが第一のポイントです。
 

提出書類に基づいて行政に申告が行われる

従業員から提出を受けた書類をもとに、会社の経理担当者は所得税の計算と納付手続きを行います。

ここで算出された所得税と源泉徴収した差額を超過している場合は従業員へ還付するとともに、法定調書会計表を税務署に、給与支払報告書を従業員の住む市区町村に提出し、申告作業が完了します。
 

年末調整書類は税申告の基になる公的書類である

このように、年末調整書類は所得税・住民税を申告するために必要な公的書類であるということがわかります。

 そして、その書類は手続き上必要ではありますが、保管しているのは会社であり、税務署や市区町村へ提出されているものではないということも併せて理解しておくといいでしょう。

ここでは、年末調整書類におけるシャチハタの使用について確認しておきましょう。
 

書類を社内処理にのみ使用する場合は問題ないことも

先述の通り、シャチハタは印鑑としては保管する必要のある書類には不向きな側面もあり、原則「シャチハタ不可」としている会社がほとんどです。

しかし、年末調整書類そのものは税務署などの行政へ提出するものではないことから、会社によってはシャチハタによる押印を認めているケースもあります。

ただ原則としては、認印の使用をおすすめします。
 

シャチハタ使用がばれると再提出の可能性もある

年末調整書類でシャチハタを利用しても問題ないとされるのは、「会社が手続きを行い、その書類が会社で保管され、かつ会社でシャチハタ可としている」場合に限ります。

例えば、個人事業主が自分で年末調整書類を税務署へ提出場合、つまり確定申告の場では、公的書類として提出するものなので、シャチハタは一切不可です。

公的書類にはシャチハタのようなゴム印は一切受理されないということを踏まえて、普段から書類には認印もしくは重要度に応じて実印を使用することを徹底しましょう。

ここでは、年末調整書類の押印で失敗してしまった場合の対処法について確認しておきましょう。
 

滲んだり薄くて不鮮明な場合は念のため訂正を

押印した際に、印影が鮮明に見えないような状態になってしまった場合は、それがわずかなものであっても、必ず訂正するようにしましょう。

薄くなったからとそこに重ねて押印するのは絶対にやめましょう。

押印の目的を理解していれば、印影が鮮明でなければ訂正ということが理解できるはずです。
 

書類の印鑑部分を訂正する方法

印鑑部分の訂正をする場合に絶対にやってはいけないのが、二重線などの訂正線だけで消すことや、修正液・修正テープで消すことです。

必ず「訂正印」を押すこと、これがルールです。

間違って押印してしまった部分に重なるように、正しく押印し、まずその印鑑を抹消し、その横など空欄部分に改めて押印するのが訂正方法です。

訂正して改めて押印する場合は、文字と重ならないように完全な空欄となっている部分を使いましょう。

年末調整書類は税申告のために必要となる公的書類です。

この公的書類に押印する際は、原則は認印を使用します。

この機会に「シャチハタ」をはじめとした、「印鑑の使い分け」について理解し、正しく使用そして管理するようにしましょう。