仕事の優先度の決め方がわからないのですが、どのように決めるべきですか?

今年の4月より新卒二年目を迎えるものなのですが、

仕事の優先度の決め方がわからないでいます。

上司からも、なんでそうやって遠回りなことをするのだと言われることがしばしばあるのですが、
仕事の優先度というのはどのように決めるのが正しいのでしょうか?

どういった業務は優先度を高く設定スべきなのかなどをご教授していただければと考えています!

よろしくお願いします

業務内容悩み

ユーザー名非公開

回答 7件   応援 3

こんにちは。
職種が分かりませんので参考になるか分かりませんが、技術系部門で15名程度の部下を持つ上司の立場からアドバイスしてみます。

まずは、担当業務タスクを洗い出すことからはじめましょう。
洗い出しが終わったら、タスクのゴールイメージを事前に関係者と合意形成しましょう。
さらに、納期と必要工数(想定される作業時間)、そのタスクの依存関係を確認します。
依存関係は、そのタスクのアウトプットを誰かが待っているのであれば、自分がボトルネックになるリスクを負いますので、優先度を上げる材料になります。

コレを踏まえて私が普段部下に仕事を任せる時には、納期の近いものからやること、
その上で困った時には以下のような優先度であたりなさい、と伝えています。
・お金が絡むタスク(社外取引先にまつわるものなど)を最優先に
・社内関係者との依存関係のあるタスクを次点に
・自分に閉じた仕事は最悪、後回し

上記は一例です。
職場環境によっては当てはまらないこともありますのでご注意ください。

また、業務時間は有限なので、必要な最小限のコストを割り当てて、効率的に動くことは言うまでもありません。
会議や資料作成、報連相など様々な日々のルーチンワークのほか、トイレ休憩やちょっとしたブレイクもあると思いますので、それらの時間を排除した時、今日自分が持てる時間はどのぐらいあるのかを朝の時点で把握しましょう。
その日のうちに片付けるべき仕事で時間が足らなければ必要な分だけ残業を行うことは非効率でも遠回りでもありません。
そこは自信を持って、上司に掛け合えば納得してもらえると思います。

若い時はいろんな悩みがあります。
でも、上司もかつて若い時には同じ苦労を通ってきたはずです。
上司の言葉は、口が悪く聞こえ、聞く立場としては気分が良くないこともあると思いますが、(そこは上司を立てて)一度仕事の進め方について(お酒の場でもいいので)お伺いしてみると良いかも知れませんね。

お役に立てれば幸いです。

ユーザー名非公開(質問者)

ご回答ありがとうございます。

どのように仕事を振り分けていくのがいいのかわからないでいたので
とても助かります。
自分の中でもこのように重要度を考え、作ってその上で上司に共有。それでokなら
その重要度で高い順に仕事を重ねていくなんて言うやり方も良さそうだなと思いました!

とても参考になりました、頑張ってみます(^_^)

小さな会社を経営しております。プログラマーです。

後にきたものを先にやりましょう。

上司は何がどこまで行ってて現在何をしてるのか見てるのが仕事です。後から頼むのは順序が狂うし効率も悪くミスも誘発します。カギカッコをつけますけど「それでもやってもらう」必要があるから頼んでいるのです。それがグズグズと後回しになると多くの人はイラっとします。

「頼む」→「終わる」を短く保ち、「90%までやってます」といった報告ベースではなく、実績ベースでのレスポンスのリズムがわかると、仕事が頼みやすくなります。依頼がたまってしまって、何をしてるかと思ったらそれかよ、そんな仕事頼んだの忘れてたぞ、なんて状態になってしまうと、自分の管理が悪いのは棚にあげて怒ったりするものです。

ユーザー名非公開(質問者)

ご回答ありがとうございます。

確かに、あとに来たものを先にやるって仕事のスピードが早く見られる気がしますし、
かなり良質な方法のように感じます。

とても参考になりました。以上、実践してみますね。ありがとうございます

はじめまして。

詳細がわからないのでなんともですが、仕事の優先度の付け方が間違っていることと、遠回り=非効率な方法を選んでいるというのはまた違った課題のように思います。

おそらく主さんは段取りが悪いのではないですかね。いちど、ごくごく簡単なもので良いので業務フロー図を描いてみるのが良いかと思います。仕事全体が見通せていないから非効率が生まれるのではないでしょうか。

さて本題の優先度ですがおよそこんな感じです。①は常に最優先ですが、②以降は業務状況と納期を考えながら動きます。

①15分以内に終わる簡単な仕事
すぐに着手してその場で解決または当日中に終わらせます。簡単なだけに細々積み上がると面倒なのと忘れたりもするので。例えばメール返信やちょっとした頼まれごとなど。

②重要なステークホルダーからおりてきた仕事
期限を確認のうえ、早めに取り掛かります。期限を予め交渉しておくのは悪いことではないので(もちろん言い方は大切ですが)、期限は厳守、なるべく前倒しでこなします。

③関わる人の数が多い仕事
上の方も書いて下さっていますが、自分だけの頑張りではスピードアップが図れず、かつ多くの人が絡むことで様々なリスクを孕んでいるため。自分の業務=ボールは爆弾玉だと思ってさっさと他の人に投げます。

④時間や労力の見積もりが分からない仕事
はじめて一緒に仕事をする相手などは思わぬ要求を後出しでどんどん投げてくる可能性がありますし、全く未経験の仕事は想像以上に時間がかかったり、誰かの協力を仰ぐ必要が出てくるかもしれないので、見通しが立つまでは優先度高です。

大事なのは必ず仕事の期限を確認する癖をつけることと、不安があれば100%で見せるのではなく、60〜80%(相手のタイプにもよります)で見せてさくっと方向性の確認と修正をしておくこと。

あとは、緊急度と重要度のマトリクスなど参考にするのがよろしいのではないでしょうか。

顧客に対するタスクが最優先。
顧客の優先度は利益額順。
社内のタスクは二の次。
社内タスクの優先度は偉い人順。

↑を見るとみなさんいろいろなルールに基づいて優先順位を決められてますね。

優先順位と言っても「仕事」とその他では決め方が異なります。
「仕事」の特徴は
・利益創出が目的
・顧客がいる(社内業務の場合は自分の顧客は業務の後工程担当)
だと思いますので、それらと「効率(主にスピード)」を勘案して

①締め切り(納期)
②利益への影響(できなかった場合の損益の大きさ)
③処理スピード(どれだけ時間がかかるか)

で考えていけば良いかと。
重要なのは①②③の順番で考えなければいけないことですね。

①締め切り近い×影響大きい×時間がかからない
②締め切り近い×影響大きい×時間がかかる
③締め切り近い×影響小さい×時間がかからない
④締め切り近い×影響小さい×時間がかかる
⑤締め切り遠い×影響大きい×時間がかからない
⑥締め切り遠い×影響大きい×時間がかかる
⑦締め切り遠い×影響小さい×時間がかからない
⑧締め切り遠い×影響小さい×時間がかかる

注意点は締め切りと作業スピードは時間の概念で、仕事(業務)の「完了」を基準に上記は考えられているので、「着手」についても並行して検討しないといけないケースがあるということです。
「締め切りは遠いんだけど、時間がかかる(かかりすぎる)ので、早めに着手しなければいけない」という場合があります。
その場合は上記に必ずしも当てはまりません。

なのでその仕事(業務)にどれくらいの時間がかかるかを把握しておくことも重要ですね。

まぁその「どれくらいの時間がかかるか」の見極めが2年目くらいだと難しいと思うのですが。

pmをやってるものです。仕事の優先度って管理職になると、理論や経験から、判断出来るようになるけど若いうちは、わからないと思います。指示する人は、みんな自分が優先と言うだろうし。
まずは、タスクをためない、ためたら、リスト化し期限をかいて、判断出来ないなら指示者に判断させるのいかがでしょうか?

ユーザー名非公開1

はじめまして。
仕事の優先度ですね。
①外部とのつながりのあるものは、資料の作成もあり、確実に早めに出すことが要求されるとおもいます。
②トラブル対応は即座に対応することです。
③自分のところで完結する仕事はあとでも慣れてくればできるはずです。
④どうしても急ぎがわからなければ、即座にきいておくことです。

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