【例文付き】社長宛のメールの書き方。マナーや注意点を詳しくご紹介

社長にメールを書くとき、失礼に当たらない書き方をマナーを交えて紹介します。

• 件名は簡潔かつ具体的に
• 本文の一番上に敬称を入れる
• 冒頭で挨拶と名前を入れる
• 要件は簡潔にまとめる
• 締めの挨拶文
• 署名設定をしておこう

件名は簡潔かつ具体的に

社長にメールをする際は、件名だけでメールの要件と内容が把握できるよう簡潔に書くことがポイントです。

例
【締切○○月○○日】契約書のご送付
【重要】○○プロジェクト資料のご送付
【返信不要】○○月○○日の交流会の詳細

社長のように、ビジネスメールのやりとりが多く忙しい人は、まず件名だけでメールの優先順位をつけます。重要な内容のメールだとしても、件名で判断できない場合は、後回しにされてしまう恐れがあるのです。

重要なメールの場合、件名の冒頭に【重要】をつけたり、締切日について記載したりなど、一目で優先順位が分かるようにするのがビジネスマナーです。

一方で緊急性の低いメールの場合は、件名に【返信不要】【先日の○○の御礼】などと入れることで、優先順位の判断材料になります。

本文の一番上に敬称を入れる

ビジネスメールの本文の一番上には、送信先の人の名前や敬称を書きます。敬称は、送信先が社内か社外かによって変わります。

まず、送信先が社内の社長であれば「○○社長」と書くだけでOKです。フルネームでなくても構いません。

社長・部長・課長など、会社の役職名にはすでに敬称の意味が含まれています。「○○社長様」など役職に追加して「様」などの敬称をつけるのはNGです。

次に、社外の社長宛の場合です。社外の社長にメールを送る際、本文の一番上には以下のような宛名を書きましょう。

○○株式会社
代表取締社長
○○ ○○様（フルネーム）

会社名は正式名称を書きましょう。「株式会社○○」「○○株式会社」のように、株式会社が社名の前につくのか後につくのかは間違えやすいポイントです。

（株）（有）など略さず、株式会社や有限会社と正確に書くようにしましょう。

社長の名前は、フルネームで書くのがマナーです。名前に誤字脱字があると、非常に失礼な印象を与えてしまうため注意しましょう。正式な会社名・社長のフルネームについては、いずれも公式サイトなどでしっかり確認してから記載する癖をつけておくと安心です。

冒頭で挨拶と名前を入れる

社長にメールを送る場合は、簡単に挨拶をしましょう。

社内の場合

例
お疲れ様です。○○部の○○です。
○○のプロジェクトではいつもお世話になっております。
今回は○○の件でご連絡させていただきました。

社内の社長宛の場合は、挨拶は「お疲れ様です」を使います。その後、部署と名前を名乗りましょう。「ご苦労様」の挨拶は、目上の人が年下や部下に対して使う挨拶用語です。社長に向けて使用する言葉ではありません。

また、社長と関わりのあるプロジェクトや業務を担当している場合、冒頭で社長との関わりについて触れておくと印象的な挨拶になります。送り主の顔を思い出してくれるかもしれません。

社外の場合

例
いつも大変お世話になっております。
○○株式会社の○○でございます。
今回は○○の件でご連絡させていただきました。

一方で、社外の社長宛の場合、「お疲れ様です」という挨拶は失礼です。「いつも大変お世話になっております」を使い、社名と名前を名乗りましょう。

「平素は格別のご高配を賜り誠に有り難うございます。」などの挨拶は少々堅苦しい印象を与えます。使用しても構いませんが、相手との関係性によって使い分けるのがよいでしょう。

会社名や氏名をメールの件名に入れるのも、スパムメールなどと差別化ができるため目に留まりやすくなるでしょう。

要件は簡潔にまとめる

名乗りと挨拶の次は、本題について書きましょう。この際も、できるだけ簡潔かつ要点を分かりやすくまとめることが重要です。

伝える内容を整理して、社長がひと目で要点を把握できるように書くようにしましょう。

読みやすいビジネスメールのコツは、結論ファーストで書くことです。用件を最初に伝え、詳細や注意点などは後から付け加えることで、読みやすいメールに仕上がります。

適切な改行や句点を打って、読みやすいレイアウトに整えることも忘れないようにしましょう。

また、箇条書きを上手く使うのもおすすめです。例えば、歓送迎会などのお知らせの際には以下のような項目を箇条書きにすると必要な情報をわかりやすく伝えられます。

• 日程
• 時間
• 場所
• （締切がある場合）締切日

特に、締め切りがある要件の場合は、日付を強調して書くようにしましょう。このように、1つの要件に対して情報をまとめて伝えたい場合、箇条書きは見やすくて非常に便利です。

締めの挨拶文

要件を伝えたら、締めの挨拶をしましょう。

例
・お忙しいところ恐れ入りますが、○日までにご返信のほどよろしくお願い致します。
・ご多忙のことと存じますが、ご確認いただけますと幸いです。
・引き続きよろしくご協力のほど、お願い申し上げます。

社長からの返事や対応が必要な場合は、「お忙しいところ恐れ入りますが」などのクッション言葉を入れて、対応してもらいたい旨を伝えましょう。あわせて締切も一緒に記載すると親切です。

署名設定をしておこう

メールの署名とは、本文の一番下に、氏名・会社名・部署・連絡先などの情報を記載をすることです。メールにおける、名刺のようなものと考えてOKです。

署名は、あらかじめメールで署名設定をしておけば、すべてのメールに自動的に署名が入るようにできます。

本文と署名の境目に、記号などを使って区切り線を入れることが一般的です。

例
───────────────────
株式会社○○
○○部○○課

助部 九太郎（ジョブ　キュウタロウ）

TEL：03-0000-0000 
FAX：03-0000-0000

Mobile：090-0000-0000
───────────────────

メールの署名を見ることで、メールの送り主が一目で分かります。緊急で電話などする必要がある場合も、電話番号・名前・部署などの上場があるため、連絡がスムーズになるメリットもあるのです。
 

社内の社長宛に送るメールの例文をご紹介します。

社長宛に業務連絡のメールを送る場合

件名：【重要】〇〇〇〇プロジェクト打合せの件

〇〇社長

お疲れ様です。
〇〇事業部の部長を務めている〇〇です。

先日は〇〇〇〇プロジェクトの会議にご出席いただき
誠に有り難うございました。
以前いただきました社長からのアドバイスとご指導により、
プロジェクトが軌道に乗り、売上も〇〇%上昇いたしました。
改めて感謝申し上げます。

さて、本題でございますが、
この度、〇〇プロジェクトの進捗及び、
次の新規プロジェクトについてご報告の場を設けたいと考えております。

つきましては、以下の日程候補うち、
1時間ほどお時間をいただきたく存じますが、スケジュールはいかがでしょうか。

▲月▲日　15時〜18時
▲月▲日　10時〜13時

ご多忙のことと存じますが、ご都合の良い日時をご返信いただけますと幸いです。
引き続き宜しくお願いいたします。

社長宛にお礼を伝える場合

先日の会食の御礼（返信不要です）

○○社長

お疲れ様です。
〇〇グループのグループリーダーを務めている
〇〇と申します。

先日は、〇〇の会食にお招きいただき有り難うございました。
〇〇社長と〇〇専務のお話と美味しいお食事で、
楽しいひと時を過ごすことができました。

当日のお話に挙がりました〇〇プロジェクトは、
社長のご指導のおかげで〇〇%の売り上げ増が見込めており、
今後も上昇予想で昨年比〇〇%の増加になる予定でございます。

引き続き我々〇〇グループ一同、誠心誠意業務に邁進する所存でございます。
変わらぬご指導とご鞭撻の程、何卒宜しくお願いいたします。

他社の社長にメールを送る際の例文について紹介します。

取引先の社長宛にメールを送る場合

株式会社〇〇
代表取締役社長
〇〇　〇〇様

いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇でございます。
日頃より、〇〇プロジェクトにご尽力をいただき誠にありがとうございます。

さて、前回の打ち合わせより1ヶ月ほどお時間が経過いたしましたが、
その後の進捗はいかがでしょうか。

現在の課題や今後の方針に関しまして、
是非ともお打ち合わせのお時間をいただけますと幸いです。

下記の候補の中で、貴社にお伺いしても差し支えない日時はございますでしょうか。
お打ち合わせは45分〜1時間ほどを予定しております。

▲月▲日　15時〜18時
▲月▲日　10時〜13時
▲月▲日　10時〜18時

なお、ご都合がつかない場合は、
併せて可能な日時の候補をご返信いただけますと大変助かります。

ご多忙の中大変申し訳ございませんが、
ご確認いただけますと幸いでございます。
何卒よろしくお願いいたします。

採用面接でお礼メールを送る場合

採用面接のお礼メールは必須ではありません。とはいえ、志願度の高い企業であれば、送る方が好印象になります。

社長は面接で多くの人に会っています。自分のことを思い出してもらえるよう、具体的に話題になった事項に簡単に触れましょう。

株式会社〇〇
代表取締役社長
〇〇様

お世話になっております。
〇日の〇時に、貴社の面接に伺いました
〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇でございます。

先日はお忙しい中、面接にお時間を割いていただき誠にありがとうございました。
社長の前でお話をすることは大変緊張しましたが、
社長の優しいお心遣いでリラックスして面接に臨むことができました。

去年のカナダのバンクーバーへの短期留学のエピソードををお話しした際、
社長もバンクーバーに行かれたご経験があると伺った時は非常に驚きました。
社長と現地の食べ物や文化についてお話することができ、
非常に嬉しく感じたことを覚えています。

今回の面接を経て、改めて貴社の元で働きたいという強い気持ちを感じました。
是非、ご検討いただけますと幸いでございます。
この度は貴重なお時間をいただきまして、誠にありがとうございました。

〇〇大学〇〇学部
〇〇〇〇

仕事ができると思ってもらうためには、どのような点に気をつけてメールをすればよいでしょうか。

ビジネスメールのマナーを押さえて、スムーズなやりとりができるように活かしましょう。

緊急のメールは件名で分かりやすく

社長などの忙しい社会人は、メールの件名で優先順位を判断する傾向があります

メールの件名に【】隅付き括弧（すみカッコ）などで要件を入れると、メールの内容や優先順位が一目でわかるためおすすめです。

【重要】【忘年会のお知らせ】【資料のご送付】などすみカッコの中に簡潔なメールの目的を書き、分かりやすさを意識しましょう。

「Re：」は消さない

メールに返信をすると、件名に自動的に「Re:」が追加されます。この際、「Re:」は消さずに返信をするのがビジネスマナーです。

「Re:」が件名についていることで、相手はやり取り中のメールであることを把握できます。同じ内容に関するやり取りの場合、「Re:」や、元々の件名を変えるのは避けましょう。

ただし、メールの要件が変わる場合は、新たに件名を変えるのが望ましいです。その際は「Re:」も削除し、新たな要件に関する件名に変えましょう。

二重敬語に注意

二重敬語とは、1つの言葉で敬意が示せる敬語を、2回使ってしまうことを指します。敬意を示す敬語でも、誤って使うことで失礼に当たるようになります。

よくある敬語の誤った例には、以下のようなものがあります。

「✖️ご覧になられてください」→「○ご覧ください」
「✖️おっしゃられる」→「○おっしゃる」

敬語は、社長宛だけでなくビジネスの場で度々必要となりますが、意外と正しく使える人はいません。正しい敬語を身につけて、周りと差をつけましょう。

社長にメールを送る機会は多くないかも知れませんが、突然機会が訪れるかもしれません。

慌てないように、当記事にて紹介したマナーや例文を参考にして、メールを送りましょう。メールのビジネスマナーがしっかりできていれば、社長にも仕事が丁寧な人だという好印象を与えることにつながります。